新奧集團創建于1989年，于1992年開始從事城市管道燃氣業務，2001年在香港聯交所掛牌上市（2688.HK）。新奧集團以創新清潔能源為使命，立志成為受人尊敬的全球清潔能源企業。新奧從燃氣業務起步，經過持續的產業擴張與戰略升級，構建了能源分銷、智能能源、太陽能源、能源化工等相關多元產業，并著力打造文化旅游產業，為人們的生活增添活力。
截至2010年底，集團擁有員工2.6萬余人，總資產超過368億元人民幣，100多家全資、控股公司和分支機構分布在國內100多座城市及亞洲、歐洲、美洲、大洋洲等地區，主要為各類客戶提供天然氣、LPG及其它清潔能源產品的分銷與能源管理業務，是目前國內覆蓋用戶規模最大的能源分銷企業之一。
一、 面臨挑戰
2008年，金融危機初顯端倪，為了有效防范和控制風險，首先要把集團的預算管理做起來。在這樣一個龐大的集團化企業中，不同的管理和業務環節都有相應的系統支持，比如商業智能控制企業資源的ERP，客戶關懷及服務系統CCS，物流系統及財務系統，GPS定位及燃氣管道管理系統、有效管理企業的OA系統等等。但這些系統都無法實現預算管理，而且還面臨著其它方面難以應對的挑戰：
★ 財務方面
雖然SAP從財務操作層面、統計分析方面提升了新奧管控能力，但審批管理，特別是預算執行管控上還比較弱，需要得到進一步支撐；
★ 采購方面
由于新奧燃氣采購的主要是大宗物資，由于國內市場特性，以及資金的合理利用，對采購的有效性、資金的預付管理、合同履約校驗，以及審批管控等方面，急需有效手段；
★ 銷售及工程方面
新奧燃氣主營業務為城市天然氣以及管道施工，由于是市政工程，往往在工程施工、驗收、核款等環節把關不嚴，一旦完工交付，則款項難以收回，嚴重時多達上十億的應收款成為老大難；
★ 流程一致性方面
由于企業部分合資公司管理流程不一致，如何兼顧個性且不失原則，保障企業經營管理的有序；
★ IT方面
- 系統如何與中高層領導對接，特別是不同類型企業；
- 業務如何與預算對接；
- 采購付款如何最優控制；
- 如何把控銷售及工程回款。
為應對需求與挑戰，經慎重選型，上馬了鼎捷軟件的協同管理解決方案。
二、 提升效率的紐帶型系統
與集團內已經運行的SAP等大型系統相比，鼎捷協同管理解決方案中的工作流系統并不處于核心的位置。
但是，當新奧開始應用工作流系統后，慢慢發現，這是一個不可或缺的紐帶型系統，它把集團內的不同應用系統、不同的業務部門、上百家分支機構連通起來，讓龐大的集團化企業更加透明、高效。
這套系統涉及到的流程有80多個，主要的有50多個，有8種公司業態，與大到ERP系統，小到財務系統都能夠集成。以2008年為例，經工作流系統處理的單據共計有21萬張，每月有近2萬張。系統一期上線人數超過1000人，后期將超過8000人使用規模。
對于高層管理者來說，每天要審批大量來自不同的地區和部門的單據，而且是不定時的。如果不依靠工作流系統集中處理，手工簽單將把他們牢牢困在辦公室里。分管集團財務的王總說：“我每個月要簽700多張單據，如果沒有工作流系統，我每天哪兒也去不了，只能待在辦公室里等著給別人簽字。”
現在，王總每天上班后都會首先登陸系統，系統自動提示待辦事項，以及需要他審批的單據；每天集中1個小時或者半個小時，就可以把前一天需要審批的事項辦完。
這套系統為新奧節省了不少資源，運營效率大大提高，而且還節省了不少辦公耗材，協同管理系統已經成為新奧集團在SAP系統之外另一個重要的員工工作平臺。
集團CIO韋總說：“我們每年都要做系統的效用分析，評估是否達到了目的，解決了問題。比如，我們要讓過去那些不清楚的，變得更加清楚；過去必須當面找到人簽字的，變成隨時可以處理，等等。類似這些目標達成了，我們就覺得是值得的。”
三、 ERP無法管到的地方，由工作流系統全程監控
對于以能源分銷和清潔能源服務方案提供為主營業務的新奧燃氣來說，ERP仍然是其核心管理系統，但是，工作流系統之所以不可或缺，其價值則體現在對過程的管理上。據韋總介紹，ERP往往是處理大的過程，注重結果，比如一個采購訂單，在ERP里只是形成一個單據或者結果，中間的很多其它過程，比如經過了哪些審批環節、誰批準的、額度是多少等等信息在ERP里是沒有的，而工作流系統恰恰就是對這個過程進行控制。
新奧集團在全國80多個城市開展業務，用個具體的例子來說，如果從新疆拉一車燃氣到浙江，這趟車的運費花了多少錢，用了多少油，過路費多少，這些在手工時代，是想管卻管不了的。畢竟那么長的路程，中間的流程難以監控，以致浪費嚴重。
“但現在我們就很清楚了，額定需要多少油和費用，實際上是多少，這些在系統里都很清楚，另外我們還有GPS定位系統，運氣車走到哪兒了，GPS都能看到，每20~30秒就采集一次數據。”王總說：“不僅監控的越來越細，而且給公司封堵了很多浪費，節省下很多成本。”
在財務內控方面，應付循環——也就是風險最大的資金流出部分已經完成。王總說：以前經常有超權限做事的情況，現在，合同都在工作流系統里面簽，只要超過了某些權限，系統就會自動警示和控制，實現了業務流程的有效管控和規范化。
在經濟危機的背景下，做好應收賬款的管理非常重要。而這，也依賴于工作流系統來實現。王總說：“我們現在對應收賬款的管理更加嚴格。原先工業用戶的氣費是每月收取一次，現在改成每半個月收一次，用氣大戶每周收取一次，相對減少應收賬款，降低風險。”
四、 項目效益與特色
★ 幫助客戶成長——知識轉移
新奧項目組從剛開始的5人到3年后成長為20人，從0開始學習到現在可獨立完成項目中80%的工作量，已經成長為一支優秀的IT團隊。
★ 降低企業財務風險——預算管控
在報銷、合同、固定資產采購申請等業務方面，與財務預算關聯，并按企業管控流程分級審批，有效管控風險。
★ 每月流程效率分析——促進企業辦公效率
每月由OA項目組分析各公司流程審批效率，分析到流程、環節，通過排名公示，促進辦公效率大為提高；從2007年10天/流程，到2008年6天/流程 ,到2009年3.8天/流程；
★ 細化管控內容，補充企業經營信息
由于ERP及其他業務系統數據，還存在不夠全面的情況，所以得在協同管理系統中填報以及業務表單中增加相應數據，通過接口發送到BW提供分析決策。
★ 新奧與鼎捷合作持續深化和加強
目前已經進入到第5期項目，雙方合作屢創多個第一：第一個實現費用報銷預算閉環管控；第一個實現采購付款全方位控制（供應商驗證、采購合同校驗、采購訂單、收貨、發票、預付款、應付款等條件）；第一個實現集團財務共享中心會計任務自動分配控制；第一個實現流程效率整體評估；第一個實現銷售收款無欠額管控……新奧已成為鼎捷協同管理解決方案最好的展示平臺。
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本文標題：新奧集團：建立提升效率的紐帶型ERP系統
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