三、完善基礎數據工作
基礎數據不完善，BOM結構建立困難是企業面對的第三個問題，幾乎所有的企業都面臨著類似于基礎數據不完善的問題。建立BOM數據庫系統，逐步完善基礎數據，是實施ERP的必經之路。而減少材料的該代，是維護BOM數據庫結構，減少運算的有效方法。實行條形碼、實施監控整個物流環節和實現作業追蹤，是有效改善基礎數據不全的渠道之二。
1 基礎數據不完善和BOM結構建立困難
BOM是產品制造業信息管理的重點之一，屬于企業基礎類信息，簡單的定義就是“記載產品組成所需使用物料的表格”。以一個新產品的誕生來看，首先是創意(商品企劃)與可行性研究的初期過程，接下來的過程就是初步的工程技術分析與原型產品的設計。等到原型產品比較穩定(定型)后，就會產生第一版的工程BOM(EBOM，Engineering BOM)，經過自制或外購分析、工藝準備完成之后，就會產生第一版的制造B嘶(她0M，Manufacturing BOM)，到正式量產之前，第一版的生產BOM(PBoM，Production BOM)必須要先完成，以便企業內的相關部門有所遵循，在此之后，就進入了正常的例行BOM維護階段。
采用計算機輔助企業生產管理，首先要使計算機能夠讀出企業所制造的產品構成和所有要涉及的物料，為了便于計算機識別，必須把圖紙中表達的產品結構轉化成某種數據格式，這種以數據格式來描述產品結構的文件就是物料清單，即是BOM，它是定義產品結構的技術文件，這種技術文件不僅計算機系統可以識別，而且企業大部分管理人員也能看懂，因此在企業管理過程中，具有特別重要的意義。
BOM是企業各領域信息化系統中最重要的基礎數據，其組織格式設計和合理與否直接影響到系統的處理性能，因此根據實際的使用環境，靈活地設計合理且有效的BOM是十分重要的。BOM不僅是生產管理系統中重要的輸入數據，而且是財務部門核算成本，制造部門組織生產等的重要依據，因此BOM的影響面最大，對它的準確性要求也最高。正確地使用與維護BOld是管理系統運行期間十分重要的工作。此外，BOM還是ERP與CAD，CAPP等子系統的重要接口，是系統集成的關鍵之處，因此，用計算機實現BOM管理時，應充分考慮它于其他子系統的信息交換問題。BOM信息在ERP系統中被用于MRP計算，成本計算，庫存管理。
2 措施與建議
(1)改代與BOM
原材料主要是金屬原材料，一般是通過各貨方式入庫，不能完全按照料單來后再采購，目前存在大量的改代來解決產品設計需求品種過多的問題，即材料清單下達后，實際出庫時由于倉庫無該物料，但有相近的可以通用的其他物料，于是采用該物料進行下料。由于倉庫計劃員不一定能完全確定兩種材料能否通用，因此通常應該經過工藝部門確認。由于改代現象的存在，導致實物與BOM不相符的情況大量出現，給系統運行帶來困難。
①問題：大量的改代情況，導致倉庫計劃員與工藝員工作量的增加，同時由于改代導致物料的改變，導致材料清單與實際入出庫物料不相符的情況，不利于計算機系統的自動跟蹤與監督、追朔，如出庫必須依據料單配套出庫等。
②對策：一方面從業務中避免改代的存在，在設計、工藝等業務環節提供查庫功能，優先采用倉庫已有的，可通用的物料下達材料清單；其次在倉庫環節通過材料清單生成配套單，物料需求單位可以更改配套單，即改代后的物料記入配套單，可以與材料清單進行對比，采購入庫后的各道環節，包括材料加工成品后的型料，依據配套單而不是材料清單。
(2)條形碼和作業追蹤機制
應用條碼技術實現對生產作業過程中產生的大量的實時數據的自動化快速收集，同時又與ERP計劃層保持雙向通信能力，從計劃層接收相應數據并反饋處理結果和生產指令。實現對零件制造(加工車間)、部件裝配(裝配車間)的生產過程、產品質量追溯的有效管理。條形碼應用對象：加工車間、裝配車間；條形碼應用范圍：車間作業控制系統工序完工匯報、部裝／總裝完工匯報。
現有計劃系統不能及時準確了解物料采購進度、物料下料情況。加工車間相當于一個黑箱，缺少對加工環節的控制，不能實時了解車間工序進度情況。若要了解必須通過查閱手工報告(工序流轉臺賬)，由于實時ERP前該工序流轉臺賬沒有電子化不便查詢，即使每天更新一次也存在信息滯后一天的現狀。手工消序每天占用車間主計劃員2-3個小時，屬于簡單重復勞動，最適宜用計算機系統來替代。所以實施條形碼也是實現工序銷賬的前提。
①需條碼化內容
每個單據有唯一的條碼標識：加工車間是工藝過程卡，對每道工序也有唯一標識該工序的條碼；裝配車間是工作傳票；作業人員；生產班次；質量缺陷原因；數量。
②條碼在加工車間應用
加工車間現場的每個質量檢查點設置一數據采集點；工序完工檢查時掃描對應工藝過程卡上該工序條碼自動完成工作傳票的確認及消序；對不合格品掃描輸入不合格數量、返修數量、廢品數量及質量缺陷原因。
③條碼在裝配車間應用
裝配車間現場設置一數據采集點；部裝／總裝完工檢查時掃描對應工作傳票上條碼自動完成工作傳票的確認、完工匯報；對不合格品掃描輸入不合格數量、返修數量、廢品數量及質量缺陷原因。
四、提高信息化程度
1 信息系統分散和共享性差和不能有效整合
信息系統分散，共享性差，不能有效整合是設備制造廠實施ERP前的狀態。設備制造廠計算機技術在CAD、CAM、CAPP等方面已經廣泛應用，而且也取得了比較好的應用效果。財務管理使用的是用友U8系統，包括總帳、應收帳、應付帳及報表等功能模塊，已經運用多年且效果良好。另外還有工資、人事管理等系統等。這些系統雖然在本部門使用良好，但信息分散，不能做到共享。如財務系統，它沒有與采購、銷售、庫存結合起來，所以許多財務業務還需要靠手工操作；在CAD、CAPP方面，運用了二維、三維軟件，也使用了CAPP軟件，替代了一些手工作業，但沒有PDM系統、CAD、CAM、CAPP及UlS系統無法集成，導致數據孤立，BOM難以建立等。
設備制造廠計算機管理技術在生產與經營管理方面的應用方面也顯得比較薄弱，僅在工裝產品的訂貨和生產計劃的制定、組合機零件清單的制定上有一定的應用。為了改變這種狀況，設備制造廠在1997年開始進行MRP-II軟件的選型，并與美國的SYMIX公司達成協議，希望通過他們的SyteLine軟件改變工廠生產經營管理信息系統的狀況，由于種種原因，諸如推行力度不大、有關部門抵制、產品品種多、BOM(物料清單)難以建立、軟件的本土化工作不夠、尤其是財務系統不符合中文習慣等等，導致軟件沒有實施成功。在此次ERP系統面臨具體的業務中，以沒有機床報價體系、新增件管理隨意性大、進口件管理環節繁瑣、原材料出庫物不符等一系列典型的問題急需要作為基礎問題解決，如圖6所示：
圖6 信息化改進原因、措施改進圖
2 措施與對策
(1)根據BOM形成標準價格核算體系
市場部營銷人員需要了解廠內歷史項目的外購件成本、設備總成本，作為報價時的參照，在制作投標書時需要明確到分級價格，即部件價、加工價格、裝配價格等，即組合機級的價格和部件級的價格，目前這部分信息沒有實現查詢功能，經常需要市場部營銷人員跨部門去了解，而且往往所了解數據不全或因時間久遠而失效，最為關鍵的是因為報價反映遲緩極有可能失去稍縱即逝的市場機會。
系統提供兩種核算方式：標準成本一根據BoM及原材料成本、人工成本、制造費用計算一個零件、部件、產品的計劃價格，實際成本一統計一個產品實際成本，包括材料費用，人工成本分攤、制造費用等。
由于數據的積累需要一個完整的制造周期，一般需要14個月才能獲得一個完整項目的全部數據，而且需要不斷用新的數據來進行修正才能獲得較為準確的成套報價系統，預計系統實施運行后約24個月能夠達到預期效果。
(2)新增零部件納入BOM產品結構
新增件是指在主生產計劃外，由于前期工作缺陷造成的增加的工作量。主要有設計增加、工藝增加、車間報廢或丟失，除此之外還包括部分緊急備件。新增件沒有進入系統管理，工藝部門編制工藝時給一個假令號，不能導入到現在的生產經營管理系統中，計劃部門隨時手工下達新增件加工、配套計劃；車間報廢或丟失的新增件按流程應經過制造管理部，但有時并沒有遵照執行，造成新增件泛濫，品種繁多，分類統計不全，質量改進困難，很大程度上是掩蓋了問題；
加強新增件流程的執行力度，新增件統一由制造管理部管理，下達物資準備、加工計劃；凡涉及到B咖結構變更的新增件，如設計增加、工藝增加等，在BOM中要更改其產品結構；新增件需要給新制造分令號，新增件在系統中統一管理，只是在編排生產計劃、加工、領料要區分新增件分類，即標注原因，方便統計分析。新增件分兩部分，一部分屬于設計與工藝原因造成的，按照正常流程執行；一部分由車間原因造成的，可以先按照緊急流程安排制造，但是制造管理部相關人員需要事后錄入系統，便于問題的統計分析、優化改進。
(3)設立主輔兩種計量標準
鑄件庫管理鑄件與外協鍛件的入出庫及庫存業務，設備制造廠的鑄件與外協鍛件入庫是依據重量入庫，且鑄件是實際稱重后，按實際重量入庫，而外協鍛件則是稱重后看是否超本廠工藝所訂標準，如果在范圍以內，以本廠工藝所定重量入庫。
同樣以重量方式入庫的還有油料、管件等物料，在實際領用或下料中，流體是以桶，原材料計量單位是米，還有其他計量單位，所以存在計量單位出入庫不一致，需要換算的問題。
①問題一：本廠的倉庫入庫依據是采購員所填寫的“驗收單”，由于鑄鍛件的實際重量需要倉庫保管員進行稱量，所以采購員無法像其他材料一樣，先打印驗收單，只能等倉庫實際稱重后再打驗收單，因此造成供應商憑送貨單先將實物入庫，但不入賬，等驗收單到后再入賬，這樣的話，如果有項目急用該鑄鍛件，則采用借條方式，先行實物出庫，等入庫賬做完后再進行出庫賬，從而形成了賬外物資流動的非正常現象。
對策一：首先規范業務管理，要求采購員必須在貨物到貨后2個工作日內打印驗收單，不允許賬外賬存在，沒有入庫賬時禁止出庫，但此種方式可能會對生產造成延期；其次明確責任，鑄鍛件的驗收單重量不由采購員填寫，而由保管員填寫，采用與其他物料一樣的貨到即持驗收單入庫方式，但驗收單上不打印重量，而由保管員根據稱重填寫，之后保管員依據驗收單，將重量輸入計算機，作入庫賬，重量信息可與采購部門共享。
②問題二：鑄鍛件的訂貨和入庫雖然是依據重量，但實際領用過程一般是以只、個來進行。同樣存在此問題的還用管件等材料，如管件型材的下料是以米為單位，如果只以重量來計算這樣的物料，必然在實際使用過程中造成不便。
對策二：在入庫、出庫及庫存賬中設置主計量單位和輔計量單位兩個計量標準，主計量單位作為成本核算單位，輔計量單位作為領料參照單位，如某管件，重80KG，lO米，需下料4米，則出庫主單位為“公斤”，重量稱4米實際重量，輔單位為“米”，數量為4，這樣就可以根本上解決出入庫之間的差異問題，困難是需要不斷調整庫存差異。
(4)采購系統管理結合優化采購環節
進口件目前的管理方式與國產件流程不同，主要差異在于由于進口件采購周期較長，需要海運或空運，報關等額外程序，周期是類似國產件采購周期的1.5-2倍，因此需要提前訂貨，在正式材料清單下達前即采購。其采購計劃不由物管部下達，由設計部門的進口件清單主管領導經審批后作為采購計劃，物資管理部門只接收到采購入庫和發放指令，并按照指令要求執行。
①問題一：進口件的成本平均現在占到了單個項目采購成本的60％以上，由于采購行為實施的同時，設計和工藝編制還存在修改的可能，所以實際采購回來的東西和最終確定的，往往存在差異，因此導致庫存積壓；
對策一：根據ERP原理，采購成本的影響順序為：設計占75％，工藝占20％，實施采購商務行為僅占約5％，因此可以在設計環節，提供查庫功能，讓設計人員盡可能采用倉庫中已有的零部件或在了解供貨商供貨情況的前提下進行型號改代，更有利于進行周期和成本的控制；另外從商務業務上進行改進，如，采用定點供應商，簽訂開口合同，在采購已發出的情況下，如果設計或工藝部門對零件有所改動，立即通知采購部門，及時與供應商進行協調，采購改動后的零件，減少商務活動，如尋價、談判、合同簽訂等環節帶來的周期浪費。
②問題二：目前進口件的管理純手工管理，而且由于管理方式和國產件存在一定差異，不利于統一管理。
對策一：通過系統規范管理。在采購、倉庫等環節，統一進口件與國產件的管理方式，進口件在BOM中產生提前訂貨清單后，仍進入物管部，由物管部統一查庫生成采購計劃單，通過系統下達給采購部，實際現行手工方式也存在查庫環節，由于查庫可以通過系統自動查，不需耽擱時間，加快了制造系統的周期反饋速度。進入系統統一管理后，長期可以建立數據庫，提供進口件清單差異分析功能，更加方便采購決策。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
相關文章
