1 概述
在ERP系統中,物料編碼本身沒有含義,但在系統內,是各種物料應用的唯一代號。不同的物料在編碼時應區別對待,例如對于半成品,可以直接以圖號作為編碼進行編號,這樣,在PDM、CAPP以及實際操作中更容易實施和理解。
2 物料編碼原則
不需使物料編碼表達較豐富的含義,只需將主要屬性通過物料編碼進行直觀的反映即可。如欲使編碼表達各層次的含義,會增加編碼的復雜性和實施的難度。很多物料的屬性是不斷發展和深化的,是無法預先定義完全的。增加編碼含義對如何分類,如何給位,造成了不確定性,如果預計不足或考慮不周,造成碼位不夠用時,就需修改編碼規則,必將使已定的物料編碼全部清除后,再按新的規則進行編碼或者再增加一個段,這對一個上線系統,數據的變動大且無必要。編碼的含義對于業務實施,沒有特殊的意義。可通過對物料各個屬性字段的設置,就可以實現業務上的需求,對于ERP系統,系統的運行均依賴于物料的各個字段屬性。編碼再有含義,全靠人腦記憶這些編碼含義是不切合實際的,所以,完全可以通過對物料的規范定義,即可方便地實施數據處理。即使想取得某些物料含義方面的數據,也應通過系統中定義的字段屬性進行抓取。過度表達物料編碼含義,將浪費系統的編碼資源,即某個物料類型可以編碼十萬個物料號的,由于過度設定編碼的各種含義,如按這種含義實施,編碼資源的利用率會大大降低。
注意物料類型的層次關系,應簡單明了地定義分類實施方法,但其含義層不應該超過三個層次,不要考慮更復雜或詳細的規則,應該只考慮重要的,具有的重要特征是其固化不變的屬性,變動屬性不應納入編碼中。其次,層次之間的定義不能沖突,例如既按物料的物理屬性來定義,又按物料的使用部門或功能來定義,造成物料層次之間無法準確定義和重復定義,會引起物料命名的混亂。
2.1 定義編碼的原則
(1)唯一性
物料代碼要能唯一識別,不能有二意性,不能重復;在數據庫中,一般物料編碼也常常作為表的關鍵字段,表中的關鍵字段也要求各物料的編碼是唯一的。
(2)標準化
盡量采用通用的標準進行編碼,總的原則是,標準一旦被確立,其地位就相當與法規,所有的業務部門包括技術部、采購部、倉儲部、銷售部等,都要遵循這個法規規定,有不同的異義可向法規負責部門提出,對規則進行調整,或者是仍按現規則執行,決不能無視法規存在,按自己的想法另做一套,這會造成編碼的重復或無法識別,也會對BOM維護、采購計劃的執行、倉庫發料等造成一系列問題。
(3)簡單化
物料代碼要簡單明了,易讀易懂。由于編碼在系統中經常性地被調用,例如倉庫每月的收發貨會有幾十萬筆,這時,如果輸入一個14位的編碼和輸入一個6位的編碼,對于整個輸入的效率、差錯率是差別極大的,建議對編碼長度進行合理的預計,編碼長度應能確保物料編碼在將來能被擴充使用。另外,編碼時盡量不要字母和數字或符號進行混編,這也可以提高輸入的效率。
(4)快捷性
制定的物料編碼應具有被快速識別、快速輸入和能被計算機快速處理的屬性。
(5)系統性
要全面、系統地建立物代碼的體系結構;建設編碼的完整體系,對公司以后的工作是非常重要的,只有在標準規劃下制度化地進行編碼,才是可控的,在系統中的維護也是有保障的。
(6)可擴展性
所有被編制的代碼要留有余地,以便擴展。考慮編碼規劃時要留有余地,即使目前階段用不上,但也要將其規劃在內,為將來的系統擴展,增加擴編的余地。
2.2 實施編碼的原則
(1)盡量采取數字
盡量采用數字,可使鍵盤輸入時的操作效率提高。也避免數字與某些英文字母因形狀類似,而易產生混淆的情形。如果非用英文字母,則英文字母最好固定安排在編號的前幾碼,且位數一致。
(2)分類的一般原則
編碼可以簡單反映分類,分類的一般原則是大分類號在前,小分類號在后,依序排列,總體的層次不超過三層。例如編料號時,可以第一、二碼表示大分類號,第三、四、五碼表示中分類號,第六、七碼表示小分類號,之后則以三位碼的流水號進行編號。日后如有新增數據,只要在相應位碼插入即可。
(3)編碼的屬性變化
如果數據的屬性發生變化,則絕不可以將其放入到編碼規則之中。例如員工所屬的部門也納入到編碼的屬性中。
3 實施編碼的步驟
3.1 成立專業團隊
盡量選擇企業中對部門業務熟悉,且有豐富工作經驗的人員組成專業團隊。這些專業人員要熟悉工廠目前現有的數據情況、業務流程和業務情況:只有熟悉業務,才能結合ERP軟件設計出符合工廠實際需要的數據藍圖規劃。不然,在上線后才發現原先定的方案不對,再重新進行數據定義,那時。帶來的后果是相當嚴重的,甚至導致系統下線。數據的規劃必須依賴于藍圖規劃。專業人員要細心,要有韌勁。由于數據的編制工作是一項長期復雜的枯燥的工作,挑選出的人選一定要能承擔這個壓力,耐得住性子。專業人員的業務能力要強,很多數據整理工作是一項重復性的工作,應會利用IT技術,開發一些小程序,減輕重復性的工作,可以使數據工作事半功倍,同時也能提高數據的準確率。
參與編制物料代碼的部門,要涉及到技術、采購、制造、銷售、財務等部門。一般以技術部門為主,但各相關業務部門都要參加。原因是當編碼很多時,均與實際業務有聯系,所以各部門的意見及相關的建議都很重要。多聽取各方面的意見,才能做出一個考慮周全的方案。確定方案后.參與的各個部門的項目組成員也相當于一個傳播者。由這些成員向部門進行代碼的解釋和貫徹會更快捷,也可節省時間,部門之間的溝通也會比較容易。
3.2 配合ERP項目的藍圖規劃
(1)按企業運行狀況進行數據梳理和規劃,了解這些數據之間的連接關系,評估數據量的規模,對數據采集的復雜度和工作量應有比較清晰的了解。并以此評估所需人力資源的配備和所需花費的時間。整理五千條和五十萬條的數據量,要采取不同的數據整理策略。
(2)有些物料代碼以目前的基礎數據無法正確填寫,可以暫時不在SAP中進行管理,關鍵是要確保進入到SAP的數據的準確性和錄入的及時性,以及為未來留有可擴展編制的空間。
3.3 物料的分類
(1)按物料使用地的性質不同,將所有的物料分為生產性物料和非生產性物料兩類,生產性物料又分為成品、半成品和原材料,原材料又分為無圖號原材料和有圖號原材料。非生產性物料也分為有圖號的和無圖號的。無圖號原材料內又可分為黑色金屬、有色金屬、配套件、小配套、緊固件、化工材料、絕緣材料、電線電纜、焊接材料、輔料、產品備件、包裝材料等。有圖號原材料內也可分為有圖號配套件、鑄鍛件、其他材料。非生產性物料分為外購工具、機械備件、電氣備件、基建材料、安環材料、汽配物資、辦公用品、其他等。
(2)要注意采購單位、庫存單位、銷售單位的區別。對于離散型企業的物料,更要注意的是采購單位和庫存單位。在SAP中,一般以發料最小的單位為基本單位,通常以庫存單位來作為其基本單位。尤其要注意采購單位和基本單位的差異。應提前制定基本單位和采購單位的換算關系。通常遇到的情況有:螺絲、螺母,采購以箱、盒、公斤為單位的,發料的基本單位是以件為單位的。油或液體之類的物料,發放時是以升作單位,采購時卻以桶為單位。因此,需建立各種單位之間的換算關系,使系統能進行自動換算。對于規格不同的物料或者品牌不同的物料,價格有會差異,從成本核算的角度考慮,還是建議應用不同的物料管理,以避免核算差異,便于成本控制。
4 流程管理
物料的數據管理和運行中的物料流程的維護,需要仔細地考慮周全。系統數據管理的原則是要保證同一類的物料編碼,只能有一個出口,并要對編碼進行有效控制,防止重復和一物多碼的現象發生。從數據維護的角度考慮,通常采用2種主要類型的維護模式,1種是集中式,即所有的數據都從同一的渠道錄入;另1種是分布式,即所有相對應的數據由相關各個職能部門的專業人員維護,例如采購部門維護物料的采購視圖,制造部門維護MRP視圖,技術部門維護基本視圖,銷售部門維護銷售視圖等等。這2種方式各有利弊,企業要根據其類型、規模、基礎數據、管理水平、執行力、部門職能等各個角度去權衡采取那種數據維護模式。
4.1 數據的準確度與數據維護
不管是集中式還是分布式,目標都很明確。即維護的數據準確度要高,數據運行要流暢,數據的準確度至少要達到99%以上。其次,花費在維護數據所需的B,1N要少,能滿足業務上的需求。要防止發生需要創建采購申請、采購訂單、銷售訂單時,卻發現數據還末進行維護的現象出現。
4.2 2種數據管理方式的優劣
2種數據管理形式各有千秋,要根據企業實際情況進行選擇。如企業的基礎數據越差,越需要用集中式的集權模式,才能更好地統一管理,對數據的標準應嚴格執行,需要有校對機制。可采取統一數據傳遞的格式、流轉的次序、流轉的質量、時間要求等方法,利用OA辦公系統等流程管理平臺控制業務數據的傳遞,并采取績效考核等方法,保證數據的維護質量。相對而言,分布式的管理方式要求更高,因為此時數據維護的職權已下放至每個業務部門,對于系統原先的數據入口只有一個可以導人,現在就會有五六個口子進行導入了,其中如有一個口子沒即及時導人或維護的話,就會對業務的運行造成影響,發生這種情況后,及時進行判斷較為復雜。而集中式數據管理就比較簡單,只要監控一個口子對數據導入與否,可即時進行判斷,但集中式數據管理,需要有專業的維護團隊負責數據的填寫和導入,因此,建立和維持這個團隊對于采用集中式數據管理的企業是非常關鍵的。
4.3 集團數據管理
集團公司管控模式是一個復雜的體系,常見的有直線職能制、事業部制、矩陣制、子公司制、及多中心網絡式等等。不管何種形式,數據的相對統一是ERP系統所必須需要的,不然集團的人事、財務、銷售、采購的一體化就無從談起。在系統剛啟動時,將涉及各企業數據管理的人員集中起來,成立一個集各個業務數據都比較熟悉的員工,負責編撰整個集團的編碼規范、制定流程并協調各企業數據維護小組進行數據的整合工作。
5 上線后的數據維護
ERP上線后,讓業務數據運行真實可靠,關鍵在于數據的準確性。這是一個長期任務。剛上線之后,在初期常會遇到數據不準的問題,造成這種局面并不是企業的過錯也不是軟件的過錯,這是一個必然會有的調整磨合的過程。因此,要在ERP系統運作初期,必須建立對系統數據關鍵點每天稽核的制度,而如何維持數據的運行正常則依靠的就是三個法寶:數據的編碼制度、數據維護流程、維護的執行力。編碼制度靠統一規范,執行力靠得是管理,企業的數據維護流程就要靠及時維護。圖1為某企業數據維護的流程圖。
圖1 數據維護流程圖
建立起基于集成框架的企業數據模式,需將數據管理工作流程化,并通過信息化平臺予以保證實施;建立起一套能指導將來數據管理工作的編碼體團層面的數據維護小組,由這些工作經驗豐富并對系,且能滿足編碼擴充的需要;在管理層面上,要明確管理權限。要分清集團和企業的各自負責的權限、企業內各個部門之間維護的模式和范圍;建立編碼軟件,通過軟件進行編碼和校驗,使編碼具有唯一性和滿足標準化的要求。
6 數據接口的實施
在離散型企業內,在ERP實施中,已經運行了其他應用系統或者還有需要逐步上線的系統,常見的有PDM、CAPP、CRM、進銷存系統等。一般常見的數據的傳遞方式是CAD-PDM-CAPP-ERP,即在數據自上而下的流轉過程中,上游為下游提供數據。逐級傳遞。保證數據的統一性。最后導人到ERP的數據庫中。各系統中的數據傳遞,主要通過數據接口來實現,即要求將雙方的軟件對應的數據格式、控件進行約定,實現數據單向的流動導入。這樣的系統可解決數據的一致性問題,但對數據的及時更新還不能做到完全同步。所以,需要從系統、管理、功能這三個方面來控制實現數據的同步更新。
6.1 系統控制
要求各應用系統內部的數據能協調一致,能自動觸發更新相關數據,并激活相關的應用系統。同時在數據流轉中有自動糾錯機制,能避免數據錄入錯誤或同步不一致的問題。
6.2 管理控制
在應用的數據流轉中使用工作流方式,確保數據的流轉規范化、標準化、合理化。在數據管理上嚴格控制,按制定的標準執行、以達到數據集成的目的。
6.3 功能集成
即一個應用功能可以調用另一個應用功能,實現以數據為基礎、業務為核心的信息系統。在性價比差異不大、功能能滿足需求的情況下。能用一個系統管理的,盡可能用一個系統管理,這樣可以減少數據的接日,當數據接1:2越多,數據的一致性和同步程度就越難以達到管理的要求,也使系統的復雜度大為增加。圖2為CAPP和ERP的數據接口示意圖。
圖2 系統數據接口示意圖
7 結束語
通過系統化的ERP物料編碼規劃和實施,可以建立起一套完整的企業數據管理體系,為業務的運作提供強有力的支撐。依托計算機技術的網絡平臺,將企業內各數據資源進行整合和系統化,實現了數據的集中化管理,也使企業的管理水準邁上了新的臺階。
轉載請注明出處:拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/