文檔，這個詞匯最早出現于清末，常被用作公文、文書的同義詞。辭海中解釋為“組織、個人為履行法定職責或處理事務而制作的記錄有信息的一切材料，是人們記錄、固定、傳遞和貯存信息的一種工具”。一個世紀之后，生活在資訊爆炸時代的我們對文檔的理解更為深刻：大至國家法律法規、行業章程，小至公司規章制度、工作記錄都屬于這一范疇。通過信息化處理，大多數企業已經建立起文檔庫方便員工查詢相關信息。
但是龐大的數據庫也給企業管理者和員工帶來新的煩惱：如何找到我所需要的文檔？如何保證組織內部機密文檔的安全性？如何讓文檔的審批流程有效、高效、順暢？如何確保當前所找到的文檔是最新版本并在文檔版本發生變更時及時通知員工？一連串的問號看似復雜卻非頑癥，解決之道依然落于“管理”二字。
GrapeCity推出的文檔管理控制解決方案（Document Control System）基于Microsoft Office SharePoint Server，為客戶提供一個文檔集中管理、集中控制的協同工作平臺，可以對文檔生命周期的各個環節進行有效管理。該系統能幫助客戶提高文檔制作效率、規范處理流程、增強文檔和信息的安全性并降低管理和運營的總體成本。
管理難點
企業的文檔庫通常由組織內部文檔和外部文件構成，使用者和管理者按照各自的需求對文檔管理提出了不同要求。
·對于普通用戶而言，方便快捷找到自己需要的文檔是先決條件。但數量巨大的文檔，復雜的結構體系往往令人無所適從。GrapeCity總結了大部分企業員工頭疼的問題，歸納如下：
如何找到我所需要的文檔？ 多數情況下我們無法做到精確搜索，在對文檔了解情況有限的前提下，常常為尋找到需要的文檔花費大量時間，降低了效率。
如何確保當前所找到的文檔是最新版本？ 隨著技術發展、政策變化，公司內部流通的各類文檔都存在一個時效性問題，很多時候我們花時間找到并研究的文檔卻在最后發現已經出了新的版本，那些浪費的時間和精力造成的損失難以估量。
如何方便地將文檔共享給團隊成員？ 文檔的價值體現于能否為其他用戶提供幫助，自然牽涉到“共享”這一議題。我們需要安全地共享信息給相關人員，而不是把電腦里的一切暴露于眾目睽睽。
如何方便地查看文檔的基本信息？ 節約時間提高效率是商業社會的要求，因此我們希望能夠在打開一篇文檔之前就能通過其基本信息了解是否為我們所需。
·對于管理者，其考慮的問題自然比普通用戶更為深遠，集中體現于以下方面：
如何確保組織內部文檔的安全性？ 有些文檔既屬于公司機密又必須共享給相關人員閱覽，由此帶來文檔安全方面的隱患。
如何對經常使用到的組織外部文件進行管理？ 作為參考的技術文獻、國家法律法規通常屬于組織外部文件，員工雖然不會經常調用但也必須統一管理方便查找。
如何讓文檔的審批流程有效、高效、順暢？ 在無法保證全體員工都能遵照規定上傳文檔的前提下，運用審批手段來確保文檔規范勢所必然。但審批人員一旦出差在外，文檔發布時間常常延遲。
如何讓員工及時知曉哪些文檔發生了變更以及失效被清除？ 文檔發生變更時，需要提醒相關人員及時查閱，使用人工提醒方式效率低下。
GrapeCity文檔管理控制解決方案
GrapeCity文檔管理控制解決方案基于Microsoft Office SharePoint Server，為客戶提供了一個文檔集中管理、集中控制的協同工作平臺，可以對文檔生命周期的各個環節進行有效管理。
·系統架構
文檔管理控制解決方案為三層架構，分別是系統層、基礎服務層、應用層。
系統層： 底層操作系統基于Windows Server，數據庫采用SQL Server，并需部署SharePoint Server 2007；系統與AD域集成，所有的系統用戶信息從AD中導入。
基礎服務層： 分存儲、安全、流程、管理、擴展服務五大模塊
存儲服務：對文檔等提供高性能的存儲訪問
安全服務：實現多個層次的安全保證
流程服務：基于GrapeCity工作流引擎，實現流程的自定義流轉
管理服務：快捷的文檔備份、恢復功能顯著降低系統的運維壓力
擴展服務：支持基于Web Service方式調用，能方便實現與第三方系統的集成
應用層：涵蓋整個文檔生命周期，包括文檔的發起、審批過程、文檔發布、文檔日常的檢索查詢使用以及后續的定期更新。
文檔協同門戶：提供企業用戶訪問系統的主要界面，用于進行日常的文檔協作和信息的發布。具有身份認證、界面友好、易于操作的特色。
·解決方案優勢：
提高文檔安全性 文檔管理控制解決方案將企業內部所有的文檔均保存在文檔庫中，對于文檔庫的訪問基于嚴格的權限控制，保障文檔安全。
自定義流程滿足企業動態需求 企業的需求處于不斷變化中，固定不變的流程顯然無法滿足隨需而變的要求。文檔管理控制解決方案允許用戶在發起審批流程時進行自定義，靈活適應企業發展。
跨越部門地理界限的高效協作 文檔管理控制解決方案提供安全方便的文檔存儲平臺，使得不同業務部門能將各自的文檔放在同一個平臺進行管理，提高查詢訪問的速度。同時，文檔平臺覆蓋企業各地分支機構，即使合作團隊分處各地乃至不同國家，也能在這個統一的平臺上及時找到相關工作文檔，進行高效協作。
易于操作的系統 文檔管理控制解決方案提供的文檔存儲平臺易于操作，大量采用Ajax技術來提高用戶使用體驗。整個文檔平臺界面友好，充分考慮到用戶的使用習慣與方便性。
客戶收益
GrapeCity為不同行業的客戶實施了文檔管理控制解決方案，具體收益體現在以下方面：
提高效率 文檔平臺提供簡單、人性化的檢索功能，節省員工查找信息的時間。基于GrapeCity工作流引擎的審批流程使得文檔發布、修改、廢棄都能及時進行，提高工作效率。
降低安全風險 集中且嚴格的權限控制提升了文檔保護的安全系數，減少信息外泄的隱患。
明確工作職責 清晰的角色定義，使團隊成員明確自己的工作職責。
信息共享，高效協作 文檔平臺給企業帶來的最大利益體現于“信息高速共享，部門高效協作”。
最佳實踐
新進半導體——2006年實施GrapeCity企業信息門戶，結合文檔管理控制解決方案規劃并管理門戶文檔中心。
UL美華認證——2007年實施GrapeCity文檔管理控制解決方案，統一管理組織內部以及外部文檔。
寶鋼金屬——2008年實施GrapeCity文檔管理控制解決方案，將企業信息門戶作為文檔分類存儲中心，提供企業級別的搜索。
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本文標題：GrapeCity文檔管理控制解決方案
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