一、企業簡介
南車二七車輛有限公司（以下簡稱“二七車輛”）始建于 1897年，是中國南車股份有限公司的全資子公司，公司擁有員工4286人，固定資產凈值1.69億元，占地64萬平方米，廠房面積約16萬平方米，主要生產設備1700余臺，企業年銷售收入近20億元，經過近十幾年的努力，二七車輛已由單純的修理企業轉變為新造、修理、配件三足鼎立的產業格局，業已成為中國南車鐵路貨車業務板塊的重要力量之一。公司具有新造貨車3500輛，修理貨車4500輛，擁有年產各型緩沖器2萬輛份、新型制動梁4萬輛份、交叉支撐裝置6萬輛份的配件生產能力；是集裝箱平車、共用車和運輸小汽車雙層平車的主要設計制造商。
2008年，北京機械工業自動化研究所（以下簡稱“北自所”）幫助二七車輛成功實施生產計劃管理項目。通過生產計劃系統的建設與運行，優化了二七車輛企業內部的管理流程，實現了計劃的統一；優化了企業生產計劃流程，同時滿足了企業新造及修理兩種不同生產模式的管理需求；提高了企業的應變能力，使企業管理人員及時準確地掌握計劃的產生和執行情況，為企業生產決策提供了參考依據。企業的資金利用率、產品質量大幅提升，生產周期大大縮短，同時解決了檢修業務新制備品無序性和盲目性這一重大難題。這些改變將二七車輛送入了信息化高速發展的軌道。
二、企業ERP信息化過程中出現的問題
二七車輛現在擁有覆蓋到車間工位的企業網絡，具有完善的網絡基礎設施。在良好的網絡與硬件環境下，二七車輛也在不斷進行應用系統的建設，這些系統互為支撐，在企業的管理中發揮著積極的推進作用。在二七車輛之前的信息管理平臺中，已應用采購、倉庫、銷售和財務管理系統；同時應用RS10生產計劃管理系統進行生產任務的排產；在車間作業管理方面，采用制造執行系統進行生產任務的完工匯報、調度執行以及生產過程和在制品的管理；并在經營管理信息系統中人工填報南車集團所關心的報表信息。在此同時，一些問題也日益突顯。信息管理平臺的應用情況和各系統間關系如圖1所示。
圖1 合同管理上線前二七車輛物流、財務、生產系統應用狀況
1.南車集團推行經營管理信息系統后，下屬公司需要逐月上報的數據有生產訂單簽約統計表、主要產品銷售收入歷史數據對比表、新造產品生產銷售同期數據對比表、主要產品生產銷售完成與預測情況統計表等，這類報表大多都與訂單相關，而二七車輛現有的業務系統中均沒有對訂單信息進行管理，企業每月不得不耗費大量的時間組織人員進行數據統計和錄入工作。
2.從優化廠內業務流程的角度考慮，為了規范業務流程，減輕手工勞動的負擔，提高工作效率，工廠與合同有關的信息需要人工反復整理錄入的現狀也亟待改變。
3.訂單審批流程管理不夠規范，不同業務部門合同審批流程相似但不相同，審批過程中存在未嚴格按照流程審批的情況；此外，傳統的紙質審批流轉單的審批方式效率較低。
4.市場信息管理也有待加強，以使之能夠高效地反應市場動態、競爭對手信息和潛在客戶的信息；加強客戶關懷，更加全面地管理合同簽訂之前的市場信息，給企業的采購和生產預留充分的準備時間。
為了解決以上問題，進一步推動企業信息化高速發展，二七車輛再次攜手北自所，啟動了合同管理項目。
三、信息管理平臺優化
北自所提出了適合二七車輛的信息管理平臺優化方案，該平臺包括RS10采購合同管理、RS10銷售合同管理、RS10市場信息管理和RS10工作流管理系統，以及已經運行使用的RS10生產計劃系統，庫存、采購、財務系統，以及制造執行系統。信息管理平臺的優化需要在部分系統間進行集成接口的開發（圖中涉及集成接口的系統間用虛線表示），這些系統的集成應用關系如圖2所示。
圖2 合同管理上線后二七車輛物流、財務、生產系統應用狀況
在該信息管理平臺中，RS10市場信息管理和RS10銷售合同管理用于管理銷售前端的市場信息、客戶需求信息及銷售合同信息；RS10生產計劃系統、倉庫管理系統、制造執行系統用于管理銷售合同執行信息；RS10采購合同管理和采購管理系統用于管理采購合同及其執行信息；應收、應付管理系統分別用于管理銷售合同、采購合同的賬務信息，賬務信息中能夠反映合同信息，在賬務信息和業務信息之間形成對應關系。采購合同與銷售合同的審批環節，依托RS10工作流系統實現。
在RS10銷售合同管理與銷售管理系統之間建立集成接口，將銷售合同的信息與合同的執行情況進行業務集成；在RS10采購合同管理與采購管理系統之間建立集成接口，將RS10生產計劃系統的采購計劃直接生成采購合同，減少人為原因對采購數據準確性的影響，減輕人員數據錄入負擔；通過與RS10工作流系統的集成應用，不僅完整地管理了合同的審批過程，而且通過將審批合格的合同信息傳入后續的倉庫及財務系統中，實現了對合同執行情況的追蹤。在RS10市場信息管理系統、RS10銷售合同管理、RS10生產計劃系統，倉庫、采購、財務系統，制造執行系統等業務系統與南車經營管理信息系統之間建立集成接口，實現內外部經營管理信息的集成，解決南車經營管理信息系統匯報數據時重復進行數據錄入的問題，減輕業務人員數據匯總和錄入的負擔，提高工作效率。
四、合同管理系統運行現狀及效果
北自所提出的合同管理解決方案中，包括RS10市場信息管理、RS10銷售合同管理、RS10采購合同管理和RS10工作流系統，以及目前正在運行的RS10生產計劃管理系統（主需求計劃、主生產計劃、物料需求計劃系統），現分別對其運行情況及效果做以說明。
1.RS10市場信息管理
RS10市場信息管理系統可以管理企業的產品信息、競爭對手信息和潛在客戶信息等，幫助用戶隨時掌握和分析動態多變的市場信息。市場信息管理系統上線后，將客戶、供應商及代理商和潛在客戶的基本信息，客戶需求和競爭對手資料等信息統一管理起來，為銷售業務的開展搜集有價值的資訊，充分做好售前的鋪墊工作，使銷售人員更加方便地掌握市場需求，為企業的采購和生產贏得充分的時間。
2.RS10銷售合同管理
RS10銷售合同管理實現了以下功能：
（1）有效地將銷售合同信息和提貨信息管理起來；
（2）通過RS10銷售管理與生產計劃管理系統間的接口，實現了對產品合同完成情況的跟蹤；
（3）通過工作流系統配置了標準合同審批、價格審批等流程，實現了對銷售合同要素及合同文本審批過程的管理；
（4）將銷售合同信息傳入銷售管理系統后，使該系統的銷售收款與合同對應，方便客戶了解每筆合同的收款情況。
RS10銷售合同管理中包括對協議、合同（訂單）和提貨單審核的過程管理（協議用于管理意向性合同，合同（訂單）管理正式合同，提貨單根據合同下推生成），以及對銷售計劃、銷售報價等業務的管理，同時實現了業務中協議、合同、提貨單、應收票據等的自動生成或參照生成，大大降低了手工錄入業務數據的重復勞動，有效提高了銷售管理的工作效率，并使業務的關聯性和及時性得到提升。在用本系統實現銷售業務管理的過程中，通過自定義參數控制業務流程，實現了某些協議和訂單自動審核通過的功能，滿足了業務部門的需求。
RS10銷售合同管理實現了對多層的、多種關系的客戶的銷售業務的管理，通過對企業銷售小組做多層次的授權，有權限的用戶就可以在系統內錄入合同，或者錄入協議后參照生成合同�？刂票ＷC了銷售信息的保密性，又保證了業務的規范性。
使用銷售合同管理時，通過勾選銷售管理系統和主需求計劃系統的接口標記，實現了銷售合同管理與生產計劃系統的集成，將銷售合同信息作為企業生產計劃的來源需求，并且通過合同號跟蹤，企業能及時準確地了解該合同的生產執行情況。
3.RS10采購合同管理
RS10采購合同管理實現了以下功能：
（1）管理采購合同信息和到貨信息；
（2）通過RS10采購合同管理與生產計劃管理系統間的接口，實現了由采購計劃直接生成采購合同，保證了數據的準確性，減免采購員的手工錄入工作；
（3）通過工作流系統配置了標準合同審批、價格審批等流程，實現了對銷售合同要素及合同文本審批過程的管理；
（4）將采購合同信息傳入采購系統后，使該系統的采購付款與合同對應，方便客戶了解每筆合同的付款情況。
4.RS10生產計劃管理
RS10生產計劃管理系統在銷售合同管理上線后，通過勾選主生產計劃和銷售合同管理之間的接口標記將生產計劃編制與銷售合同管理進行業務集成，經由主需求計劃系統的“訂單讀入與承諾”功能，訂單號（合同號）等信息就會進入生產計劃系統中，從而實現將銷售合同作為企業生產計劃的來源數據，通過銷售合同驅動生產計劃和生產組織活動的管理目標。
5.RS10工作流
RS10工作流系統與RS10采購合同管理、RS10銷售合同管理關聯應用，通過靈活的流程配置，不僅實現了客戶對合同要素及文本的審批過程，還滿足了各個業務部門的管理和審批需要。同時規范了審批流程，明確了審批人的責任。使合同審批過程在信息管理平臺中順利進行，大大提高了合同審批的效率。工作流系統配置的標準合同審批流程如圖3所示。
圖3 標準合同審批流程圖
五、總結
二七車輛在北自所提供的信息管理平臺優化方案的基礎上，設計出了經營管理信息數據接口平臺，實現經營管理系統與公司相關應用系統的集成，完成了上報數據的自動采集、處理和上報工作，極大地減輕了業務部門的工作量。
經過二七車輛和北自所的共同努力，合同管理系統已成功上線并順利運行，信息管理平臺的成功優化，必將推動二七車輛在信息化高速發展的軌道上再次提速。
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本文標題：合同管理推動二七車輛ERP信息化再次提速
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