隨著兵器行業業務范圍的擴展以及信息化技術的快速發展，科研生產形成的資料數據基本上實現了全流程無紙化，原有針對紙質檔案的管理技術已經不能滿足工作的需要。近幾年，黨中央、國務院從國家發展大局出發，就加強信息資源開發利用工作作出重大部署，制定了加強信息資源開發的若干意見，提出了信息資源開發利用工作的指導思想、主要原則和總體任務。國家檔案局陸續發布了多項電子文件管理、電子檔案管理的標準法規，國際上提出的電子文件全生命周期管理的理論也越來越成熟，即電子文件管理流程是對文件從產生到永久保存或銷毀過程中所涉及到的管理工作的總稱。依據《集團公司管理信息化總體方案>和《兵器檔案技術發展路線圖》所構筑的長遠目標，要立足于兵器集團的應用需求，建設數字檔案館，利用兵器工業檔案管理系統，針對重點型號產品檔案數據的采集、接收、歸檔管理、檢索利用的全流程進行信息化管理，實現“資源管理數字化、檔案管理信息化、服務利用網絡化”。
檔案管理系統主要進行日常檔案業務管理工作，在檔案館內部署核心存儲環境，按照檔案業務管理需要建設檔案采集接收平臺、綜合檔案管理平臺和檔案信息服務平臺，實現檔案館的“收、管、用”各項業務應用。其中主要包括檔案接收、檔案整理、檔案保管、檔案利用、信息管理、檔案編研，以實現對現有檔案管理流程的電子化，實現檔案管理的全面信息化。
一、建立產品檔案采集接收平臺
接收的產品檔案包含定型文件、所有零部件的定型產品圖紙以及配套光盤，應一并歸檔。在接收過程中檔案人員首先需要對各單位申請入館的檔案進行鑒定，對符合歸檔要求的檔案進行接收，按照實際業務流程核對移交接收清冊和相關目錄。
要在檔案管理系統中建立檔案接收登記數據庫，并設置數據庫的數據結構，登記主要的接收信息字段，包括：產品名稱、產品代號、分類號、定型文號、卷數、報送單位名稱、報送人與聯系方式、接收人等信息，檔案管理系統按每個產品檔案的接收順序自動生成接收登記號，并按當時日期形成接收日期信息。還可以根據業務需要設置統計條件，自動統計形成接收登記情況報表并打印。
二、建立產品檔案接收數據庫
隨著信息化管理的不斷深入，越來越多的科研生產推行PDM系統，因此，檔案部門需要接收定型產品圖紙資料以及設計電子文件。建立產品檔案全圖文數據庫可以為實現全文檢索創造條件，為檔案利用者提供更便捷的檔案檢索途徑；還可以在較大范圍內充分發揮檔案信息資源的作用。建立目錄數據庫是建設全文數據庫的前提，建立結構化的目錄數據庫，首先要設計庫結構，而且盡可能地實現規范統一。庫結構設計具體包括三項內容：第一，確定著錄對象（字段）的層次結構；第二，確定每一層面著錄對象所包含的著錄項目；第三，確定每個著錄項目在數據庫中的標識及格式（字段名、字段類型、字段長度和約束條件等）。
建立產品檔案接收數據庫，并將數據庫的數據結構設置為產品級、文件級與電子文件級三級結構。在產品級目錄設置產品相關信息字段，包括：產品名稱、產品代號、分類號、定型文號、卷數、冊數、保管期限、密級、光盤號等。在文件級目錄設置以冊為單位的相關信息字段，包括：產品冊內名稱、產品代號、產品序號、分類號、卷號、冊號、圖號等。設置文件級的產品序號與產品級相同字段進行關聯組卷。在電子文件級可以批量上載接收的電子文件，設置電子文件名稱與文件級目錄相關聯，系統提供批量導入上載掛接的功能，即系統通過批量上載操作，將某個目錄下所有文件一次性上載到系統中。
對于離線接收的數據存儲在某些數據文件中，可將標準格式的數據文件中的數據（如excel/dbf格式的數據）導入到系統中，同時可設置三級目錄字段之間的相互關聯規則，將目錄數據及其電子檔案直接上傳到系統中，并保存該規則方便以后的利用。
對檔案接收登記數據庫與產品檔案接收數據庫中相同的字段進行匹配關聯設置，從而使檔案接收登記數據庫中的數據自動流轉到相應的產品檔案接收數據庫中。
三、建立產品檔案歸檔數據庫
在產品檔案接收數據庫中，對接收的數據進行整理并檢查核對數據是否正確。對于審核過的檔案進行歸檔處理，建立產品檔案歸檔數據庫，增加正式歸檔所需信息字段，如檔案號、庫房存址、歸檔日期等，并對產品檔案接收數據庫與產品檔案歸檔數據庫中相同的字段進行匹配關聯設置，從而使產品檔案接收數據庫中的數據自動流轉到相應的產品檔案歸檔數據庫中。相同字段信息只需錄入一次，即可在多個數據庫中流轉，使工作效率有了很大的提高。歸檔后，檔案信息進入正式的檔案庫中保管，同時記錄相關歸檔信息。
還可以根據業務需要設置統計條件和設計報表模板，系統會自動統計形成產品級與文件級歸檔數據匯總表并打印。
四、檔案利用申請審批
根據來訪人員信息以及所申請查詢檔案的開放程度進行審批，為來訪人員開放相應的查詢權限。將用戶信息錄入到系統中，以便進行統一管理，錄入信息包括來訪人姓名、身份信息、介紹信等。系統會將申請與查閱信息保存在查閱利用登記數據庫中，還可以自動統計并打印出申請查閱登記匯總表。
五、密級鑒定與銷毀鑒定
對于超期保管的檔案，可以進行密級鑒定與銷毀鑒定。由上級領導對申請進行審批，審批通過后才能組織鑒定。通過系統的密級鑒定功能，可以進行降密處理，系統會自動將鑒定結果保存在密級鑒定記錄數據庫中；通過系統的銷毀鑒定功能，可以按形成日期和保管期限鑒定出可以銷毀的檔案，或直接選擇需要銷毀的檔案進行銷毀標識，系統會自動將其標識成待銷毀狀態，對于待銷毀的檔案系統不再支持電子檔案利用申請和實體檔案利用申請，會自動將鑒定結果保存在銷毀鑒定記錄數據庫中，并打印出銷毀清單，待審批后方可對其進行正式銷毀或還原。
信息時代的顯著特征就是信息量急劇增加，使用計算機輔助研究和設計，使得新型載體檔案日益增加，需要存儲保管的科技檔案也日益增加，檔案數據日益增加與檔案保管能力的矛盾以及檔案載體壽命有限與長期保存的矛盾更加突出。計算機技術的快速發展不斷推動科技檔案管理技術的更新，我們要不斷探索檔案信息化管理途徑，實現檔案管理的信息化。
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本文標題：兵器工業產品檔案數據的全流程管理
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