1、前言
在經濟全球化的知識經濟時代，知識的積累和傳播呈倍數遞增。信息數據的冗余、雜亂、流失、利用率低下等問題已成為企業成長的煩惱。知識管理是知識經濟發展的必然要求 ，是知識社會管理方式的重大變革。文檔管理是企業知識管理最為基礎的一項內容。適時的、不受地域和組織形式限制的獲得基于文檔內容的知識，正是知識管理的一個主要目標。美國Delphi咨詢集團的一項調查表明，在組織所獲取的知識中，大約46%是以文本和電子文檔的形式存在的。IBM Lotus公司在其企業知識管理軟件產品白皮書中有言：“文檔是知識的容器，是已經物化的顯性知識，其中蘊涵了大量本企業的知識財產”。在知識成為創造一切價值根源的今天，深入研究企業級數字文檔管理平臺的建設具有重要的意義。
2000年左右，數字文檔的管理在中國落地。在軟件公司、咨詢公司等實踐企業的推動下，越來越多的企業開始關注數字文檔管理。各類數字文檔管理系統如雨后春筍般出現在市場上，如國外的IBM FileNet，Share Point等，國內有SOP-PRP、紫光、德雅、易度等。但是，不同企業產生的文檔具有不同的特點，特別是文檔結構非常復雜的石油上游行業，很難在市場找到一個現成的完全貼合自身需求的文檔管理平臺。2005年左右，國內三大石油公司也開始了建設數字文檔管理平臺的探索，很多油田建立了自己的數字文檔管理系統。通過調研發現，這些系統各具特色，實現了檔案資料的網上提交，網上借閱等功能，但如何確保知識文檔的有效沉淀，如何對龐雜的文檔進行分類，如何使文檔得到有效利用等問題尚未得到有效解決。筆者結合中海石油（中國）有限公司天津分公司數字文檔中心的建設經驗，討論如何構建適合于石油上游行業的企業級數字文檔管理平臺。
2、石油上游行業文檔的特點
石油行業由勘探、開發及生產等多個環節構成。每個環節又包含了許多的專業。如勘探環節包括測井、測試、地質、物探、礦區管理等，開發階段包括ODP設計、巖石物理、隨鉆等，生產則包括油藏管理、平臺設備管理、生產工藝等。除此之外，還有各類研究、綜合管理、財務、商務、工程及安全環保等綜合管理方面。以上各個環節均產生大量的文檔。因此，石油上游行業產生的文檔具有總量大，種類多，所涉及專業面廣，不同專業的用戶使用文檔的習慣差異性大等特點。除此之外，很多領域的資料保密要求高，如重力、磁力資料屬于國家機密資料，各類勘探成果及儲量信息也屬于企業內部資料，這給文檔管理的保密性提出了更高的要求。
3、總體目標
數字文檔管理平臺建設的總體方針是以信息技術為手段，以資料的有效沉淀、有序管理和高效使用為目標，以知識管理理念為導向，建立石油上游行業統一的數字文檔管理平臺，實現各部門、單位文檔資源存儲虛擬化、信息傳遞網絡化、信息檢索智能化、用戶使用方便化，確保文檔資料得到持續積累、有效利用和快捷共享，真正的服務于油氣勘探、開發、生產、工程、綜合管理等。
4、系統設計
石油上游行業文檔資料的特點為數字文檔管理平臺的設計和建設提出了新的挑戰。采用科學的系統架構，合理的文檔分類和屬性管理方法，周密的安全措施、高效的文檔檢索利用手段是構建企業級數字文檔管理平臺的關鍵。
4.1系統架構
對于所有企業來講，產生的文檔主要包括三類：其一是公司所有員工的工作過程文檔，該類文檔通常保存在員工個人辦公電腦中，未進行統一管理，得不到充分共享，容易隨著員工的變動而丟失，這里我們稱之為個人文檔；其二是企業歸檔范圍外的由部門或內部組織進行管理和共享的文檔，該類文檔一般為階段性成果，這里我們稱之為公司文檔；其三為公司進行統一管理的檔案，一般為企業的最終成果，具備很強的規范性，這里我們稱之為公司檔案。公司檔案無疑是公司的知識財富，絕大多數的企業對其進行了實體檔案的管理。但有統計顯示，60%以上的認識、體會、經驗和教訓存在個人文檔和公司文檔中。三類文檔反映企業文檔形成過程，也是企業文檔生命周期中的三個重要階段，相互之間是一個有機的整體，必須整體考慮，統一規劃與建設，才能走上良性循環的軌道。同時三者在管理和使用上又各具特點，在管理上應采取不同的策略。中海石油（中國）有限公司天津分公司數字文檔管理平臺圍繞“一條主線、兩類應用、三個中心、四種角色”進行建設，使錯綜復雜的石油上游行業文檔管理變得簡單有序。（見圖1）
圖1 數字文檔管理平臺系統架構
一條主線即以文檔生命周期為主線，記錄文檔從產生，修改、應用、歸檔、銷毀整個過程；兩類應用即面向文檔使用者的文檔應用功能和面對文檔管理者的文檔管理功能，使文檔的管理與應用并重；三個中心即個人文檔中心、公司文檔中心及檔案中心，分別用于管理個人文檔、公司文檔及公司檔案，確保各類文檔得到有效沉淀；四種角色為個人用戶、公司文檔管理員、檔案管理員及系統管理員，四種角色明確分工，各司其職，保證文檔管理與使用的規范性。
4.2文檔類型與屬性管理
企業在進行文檔管理時，通常會被兩個問題困擾：其一，企業的文檔資源內容龐雜、體系繁多，如何通過一個統一的體系對這些知識進行分類；其二，當面對海量的文檔，用戶如何才能快速地定位、檢索到所需的文檔內容。目前大多數企業按照專業或組織機構進行分類，并為文檔定義相關屬性以便于用戶查找文檔。這種方法對于金融、保險、銷售等業務相對較單一的企業來講，無疑是一種不錯的解決辦法。但對于專業龐雜的石油上游行業而言，這種簡單的分類和屬性定義方法不能完全解決問題。首先，根據組織機構分類文檔無法應對企業組織機構多變的特性；其次，由于所涉及的專業和領域太多，專業間存在相互交叉，給文檔的管理帶來諸多不便；最后，不同的文檔具有不同的屬性，各類文檔屬性的集合將會超過幾百個甚至更多，如何組織這些屬性也將成為文檔管理的負擔。中海石油（中國）有限公司天津分公司數字文檔管理平臺使用了“聚合層級分類”與“屬性繼承”的全新文檔管理思路，成功的解決了上述問題。
圖2 文檔類型與屬性管理示意圖
基于“聚合層級分類”和“屬性繼承”的方法遵循以下三個原則：第一，屬性唯一性原則，即一種屬性只在一個文件類型中出現，反之，不同的文檔類型具有不同的屬性；第二，每個用戶面對的文檔類型數量不宜過多，降低用戶判斷某篇文檔所屬文檔類型的難度；第三，盡量減少每個文檔類型的屬性數量，避免用戶在填寫文檔屬性時出現與所上傳文檔無關的屬性。
何為“聚合層級分類”。所謂“聚合”是指將屬性相關性高（具有相同或相近的屬性集合）的文檔歸為一種文檔類型，這種分類標準具有唯一性和持久性，有效避開專業復雜和組織機構多變帶來的困擾，使錯綜復雜的文檔分類變得簡單；所謂“層級”是將多類文檔的屬性交集提出作為其共同的父類文檔的屬性（如圖3所示），依次類推，形成如圖2所示的文檔類型層級樹形結構。
圖3 聚類層級分類方法示意圖
Ⅲ = { x | x ∈ⅠΛ x ∈Ⅱ}
Ⅳ = { x | x ∈ⅠΛ x Ⅱ}
Ⅵ = { x | x ∈ⅡΛ x Ⅰ}
“聚合層級分類”是“屬性繼承”的基礎和前提。我們將每種類型的屬性分為“私有屬性”和“公有屬性”，子類型自動繼承父類型的公有屬性（如圖4）。不同的文檔類型具有各自的權限并向上繼承，即父文檔類包含所有子文檔類的用戶權限。
圖4 屬性繼承方法示意圖
通過上述的文檔類型和屬性的管理方法有效的解決了石油上游行業文檔種類多，專業繁雜等問題。其一，父文檔類包含了子文檔類公共屬性的集合，這有利于統一不同層級的文檔的公有屬性，實現文檔管理的標準化和規范化。其二，修改某文檔類的公共屬性信息時，其子類文檔將自動繼承該修改，而其平級或父級文檔類型不會受到影響。這提高了系統維護的方便性和靈活性，減少了維護的工作量并降低了出錯率。 其三，文檔類型的權限管理使每個用戶只能看到與自己工作有關的文檔類型。企業總的文檔類型可能很多，但每個用戶可使用的卻是有限的，避免了文檔管理和利用時相互干擾，大大提高了系統的易用性。
4.3目錄結構與條目模板
目前，國內大多數數字文檔管理系統及相關文章介紹中把文檔類型和目錄結構視為同一概念，認為文檔的分類在系統中表現出來的就是文檔的目錄結構。對于小型企業及簡易的文檔管理平臺，上述兩個概念的統一無疑降低了用戶對系統理解的難度。但對于大型企業的綜合性文檔管理平臺，必須將文檔類型和文檔目錄結構兩個概念分離，使其在系統中發揮不同的作用。按照聚類層級分類方法進行文檔的分類意味著文檔類型與企業的組織機構和專業結構沒有直接的聯系。然而，企業的文檔管理及文檔的安全策略往往直接與企業的組織機構和專業息息相關，比如部門的文檔往往由本部門進行上傳和維護，專業人員往往查詢和使用本專業相關的文檔。因此文檔在系統中按照機構和專業進行組織是不錯的選擇。
所謂目錄結構，類似于Windows本地磁盤上的文件夾結構，在系統中組織文檔的存放位置。目錄結構與文檔類型沒有直接的聯系：同一目錄下可以存放不同類型的文檔，同一類型的文檔也可存放在不同的目錄中；目錄結構的改變不會影響文檔的類型及屬性。目錄結構具備易于改變的特性（可以像操作本地硬盤文件夾一樣進行目錄的增、刪、改、合并、移動），能夠適應企業組織結構的不斷變化及專業領域的不斷擴充。目錄結構具有自己的權限體系，不同的用戶具有相對應目錄的操作權限。
目錄機構與文檔類型的分離解決了文檔類型相對固定與企業組織機構不斷變化間的矛盾，但增加了文檔維護的難度，比如在上傳一篇文檔時既要選擇文檔類型又要選擇存放目錄。普通用戶很難理解目錄結構和文檔類型的區別和各自的作用。條目模板的引入將有效解決上述問題。所謂條目模板，就是根據文檔的管理要求由管理者預先設定目錄與文檔類型的對應關系，同時設定該條目模板對應文檔的缺省屬性值與缺省安全策略，使得用戶上傳文檔到某個目錄時系統根據條目模板自動設定該文檔所屬類型、默認屬性和默認安全。目錄、條目模板、文檔類型的對應關系如圖5所示。
圖5 條目模板示意圖
4.4文檔生命周期管理
石油上游行業文檔資料具有總量大、增長快的特點。以中海石油（中國）有限公司天津分公司為例，歷史檔案資料的容量超過20T，公司文檔與個人文檔超過15T，預計這些文檔每年以倍數遞增。不斷增多的文檔資料如不能合理管理，將成為數字文檔管理平臺發展的瓶頸問題，同時也將使文檔檢索與利用的效率越來越低。
文檔生命周期管理能有效的解決上述問題。所謂文檔生命周期是指文檔從產生、應用、歸檔到最后銷毀的整個歷程。文檔應處于生命周期的哪個階段應根據文檔存在的價值所決定。文檔生命周期的管理是指系統按照一定的策略自動判斷每篇文檔的存在價值，從而對文檔進行相應操作。例如：數字文檔管理平臺的后臺存儲分為高端存儲、低端存儲和回收站，如果文檔A年平均訪問次數《10，系統自動將其從高端存儲移到低端存儲；經過若干年后，該文檔的年平均訪問量《2，系統自動將文檔放入回收站，并在必要時刪除。（見圖6）
圖6 文檔生命周期管理示意圖
通過文檔生命周期的管理，避免了文檔存儲空間的無限增長，保證了高價值文檔的訪問速度。
4.5文檔安全管理
電子文檔具有易于擴散，傳遞速度快的特點。對于保密要求高的石油上游行業來說，采取強有力的文檔安全管理尤為重要。在中海石油（中國）有限公司天津分公司數字文檔管理平臺中，采取了全程文檔安全控制（如圖7所示）。
圖7 全程安全管理示意圖
全程安全控制由在線安全和離線安全兩部分組成。所謂在線安全是指文檔在數字文檔管理平臺上的權限管理，即用戶或者用戶組對應某文檔的權限（包括所有者控制、升級版本、修改內容、修改屬性、查看內容、查看屬性及發布7種權限）。這種細粒度的權限控制有效的保障了文檔在系統中的保密性。
當具有權限的用戶把文檔下載到本地以后，在線的文檔安全將無法繼續對文檔安全進行控制，這時，需要離線安全控制接力文檔安全控制，并記錄文檔的操作日志和流向，實現真正的文檔全程安全控制。離線安全由加密網關和客戶端防擴散工具組成。用戶須通過加密網關下載文檔，網關根據安全策略對文檔進行加密處理，客戶端防擴散工具對加密文檔進行解密并根據當前用戶具備的離線權限進行控制（包括閱讀時間、閱讀次數、外發、拷屏、打印等控制）。（見圖8）
圖8 離線安全控制設計示意圖
4.6文檔搜索與利用
4.6.1自定義目錄樹
石油上游行業涉及的領域廣，專業多，不同領域、專業的用戶對文檔的組織方式大相徑庭，例如鉆井人員希望按照井名對文檔進行歸類，地質人員希望對地質層位進行歸類，商務人員希望按照合同編號對文檔進行歸類，等等。面對如此多的用戶種類，系統無法定義出滿足所有用戶的文檔目錄樹，也不可能為每個用戶定義不同的文檔目錄樹。
所謂自定義目錄樹，是指系統為用戶提供方便快捷的編目工具，讓用戶自己定義所需的目錄樹。用戶依次選擇用于文檔編目的文檔屬性，系統自動按照選定的屬性對文檔進行組織。例如，張三依次選擇了文檔屬性井別、井名作為文檔編目的依據，系統將自動為其生成如圖9所示的目錄樹。
圖9 自定義目錄樹示意圖
4.6.2文檔搜索
當文章的數量積累到幾十萬篇，甚至更多的時候，用戶在檢索這些文檔的時候就會遇到困難，無法找到想要的文檔，或者輸入主題詞后的文檔遠遠超出需求，猶如大海撈針。強有力的文檔搜索功能是數字文檔平臺賴以生存的關鍵。中海石油（中國）有限公司天津分公司數字文檔中心提供三種文檔查詢方式，其一是簡單搜索，用戶根據文檔標題、作者對文檔進行查詢；其二是全文檢索，用戶輸入關鍵詞進行文檔查找，通過對關鍵字進行約束（包括多個關鍵字的或、與、臨近關系），使全文檢索具有較高的命中率；其三是多維條件查詢，用戶可以任意組合文檔類型，目錄結構，文檔屬性、全文關鍵字四個維度進行文檔精確定位。
5、結束語
企業文檔作為企業活動的記錄，凝結了企業員工在從事各項活動過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業知識的“沉淀容器”。數字文檔管理平臺的建立是企業跨向知識管理的第一步，它是文檔與知識的網上銀行，也是文檔與知識的共享與交流平臺。其將不斷積累知識經驗，使知識成為企業增長的內生力，使企業不斷向智慧型蛻變。
核心關注：拓步ERP系統平臺是覆蓋了眾多的業務領域、行業應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業務領域的管理，全面涵蓋了企業關注ERP管理系統的核心領域，是眾多中小企業信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標題：中海石油應用數字文檔管理平臺解決方案
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