條條道路通羅馬。在ERP系統實施過程中，如果某條路走不通，選擇換一個角度再看看，或許就會有意外的收獲�？偡止緲I務解決方案，就是其中的一個代表。在這篇文章中，筆者就以實際案例為背景，談談如何通過總分公司這個作業方案來解決系統使用過程中的難題。
案例一：同一個供應商不同采購員負責
業務背景介紹：
這是一家從事五金工具生產的企業，其主要的客戶是各大超市與專賣店。對于這家企業，其有一個特點，即采購金額特別大。其實供應商并不是很多。為此就遇到一個難題：不同的采購員有時候會向同一個供應商進行采購。如現在這家供應商同時生產螺絲刀和鉗子。企業在給業務員分配采購任務時，分別有采購員甲和采購員乙來分別采購螺絲刀和鉗子。在ERP系統中，根據采購計劃轉換采購訂單時，會根據供應商基本信息中的定義自動生成采購訂單。在這個作業中，還會自動帶出采購員。但是通常情況下，一個供應商只能夠關聯一個采購員。而現在這家供應商又有兩個采購員來負責。遇到這種需求，該如何處理呢？
有些實施顧問會想到，可以取不同的名字。即再虛設一個供應商的名字。這么做雖然可以解決采購員與供應商之間的對應關系，但是又會出現新的問題。如在生成應付帳款或者在采購金額統計時，就會出錯。需要手工的再進行應付帳款的合并等作業。這無疑會增加不比要的工作量。
解決方案：
其實遇到這種情況，完全可以通過總分公司的方案來解決。如現在可以將這家供應商設置為一個總公司，然后下面虛設兩家分公司，分別對應不同的采購員與原材料信息。在系統基本設置中，可以設置這兩家分公司向總公司付款。如此的話，一切問題都解決了。
在生成采購訂單時，系統會帶出在原材料基本信息出定義的供應商，采購員也是這個供應商所對應的采購員。這也就是說，生成后的采購訂單，用戶不用再手工調整采購員的信息。系統自動帶出來的就是正確的信息。
在應付帳款作業中，由于系統設置的是向總公司付款，為此應付帳款憑證上，就會將這兩個不同采購業務進行自動合并到一家供應商的應付帳款中。也就是說，應付帳款上的供應商信息，顯示的是總公司的信息，而不是分公司的。
案例二：外貿型企業中以進出口公司作為中間人
業務背景介紹：
國家加入了WTO之后，外貿型的生產企業越來越多。他們為了各種原因（如避稅或者管理的需要），往往會獨立的設置一家外貿公司。所有出口的業務都是有這家外貿公司來完成的。但是外貿企業與生產企業其實就是一家人�；蛘哒f，從管理實質上來講，這個外貿企業只是生產企業下面的一個部門。但是從業務本質上來看，這家外貿企業才是生產企業的客戶。生產企業從外貿企業接單，然后將貨物賣給外貿企業，并向外貿企業開具發票并向其收貨款。但是實際上，問題并沒有這么簡單。因為作為生產企業來說，其需要統計各個客戶（不是外貿企業）的訂單金額、出貨金額等等。也就是說，其相關的統計，是站在最終客戶的角度，而不是外貿企業的角度。所以在ERP系統實施過程中，并不能夠簡單的將外貿企業作為一個客戶來對待。
解決方案：
如果企業遇到這種業務，那么筆者建議企業采用總分公司的方案來解決。其實解決問題的思路也比較簡單明了。即在生產企業，可以將這家外貿公司當作企業的客戶，不過是將其設置為總公司。然后將這些真實的客戶設置為這家總公司的分公司。在銷售訂單中，采取的是分公司的信息。不過再后續的應收帳款中，可以設置多級科目。將總公司設置為一級科目，然后將各個客戶設置為明細客戶。如此的話，就可以解決這個業務所遇到的相關問題。
在統計銷售訂單金額時，從分公司的角度來進行統計。此時得到的結果就是終端客戶所下單或者出貨的金額。而在應收帳款中，其實際面對的是外貿企業（客戶先將貨款打到外貿企業的帳上，然后再將其轉到生產企業的帳上）。通過總公司付款業務，應收帳款上顯示的付款方也是外貿企業。這就與財務核算的需求一致。同時由于應收帳款憑證上也有具體客戶的信息，在追蹤時也可以追蹤到終端客戶。
案例三：向A公司采購，卻向B公司付款
業務背景介紹：
在國內，對于采購的環節控制的其實還不是很嚴格。在實際工作中，經常會遇到向A公司采購，卻向B公司付款的業務。如現在某家公司，采購訂單上顯示的是A公司的名字，但是對放開過來的發票卻是B公司的，而且也是向B公司付款。從法律法規上來講，這是擦邊球。其實這A、B兩家公司可能都是一個老板�？赡苁茿公司這個月的銷項稅額太多了，沒有這么多的進項稅額抵扣。為此就將這筆業務以B公司的名義來做，將發票臺頭開了B公司。
解決方案：
如果從標準作業流程來說，這個需求是無法實現的。因為在生成應付帳款時，要求采購訂單、入庫單、發票等原始單據一致。而現在采購訂單與發票明顯是不一致的。在以前，如果遇到這種情況的話，可能需要通過意外作業的形式化來處理。即將原先的這一筆應付帳款指定結束掉，然后再手工開一筆應付帳款。顯然，這就使得采購訂單與應收帳款之間脫離了關系，不利于后續的查詢與追蹤。
其實遇到這種需求時，通過總分公司這個作業來解決，也是相當簡單的一個事情。原理很簡單，將A公司設置為總公司，將B公司設置為分公司。然后在付款時，讓用戶根據實際情況選擇，是向A公司付款還是向B公司付款。不過這里需要注意的是，企業如果這么操作具有一定的法律風險。這還要看企業的當地的稅務部門控制的嚴不嚴。畢竟這是在鉆法律的控制。如果法律控制的比較嚴格，那么還需要對采購訂單進行調整，更改采購訂單的供應商。不過由于在這個階段，往往收貨作業已經發生。此時如果需要更改采購訂單，就需要花費比較大的工作量。如需要先做退貨處理。然后在更改供應商、再收貨，再生成應付帳款。此時就可以做到采購訂單、發票、收貨單與應付帳款等單據一致。
另外筆者在提一句，在實際工作中遇到這種需求還有另外一種解決方案。一種是通過委托收款業務來解決。這跟現在淘寶網上購物委托收款相似。讓A供應商出一個書面的證明，將這筆款付款B公司。這是手工操作的思路。如果在ERP系統中，則需要通過應付帳款轉移來解決。即先利用A公司的采購單與入庫記錄生成應付帳款憑證。然后再通過應付帳款轉移作業，將這筆應付帳款轉移到B公司帳戶下。
具體采用什么樣的措施，主要還是要看企業的實際情況。如果這種業務發生的比較頻繁，筆者認為通過總分公司的解決方案來實現比較合適。如果這個業務發生的比較少，一年難得遇到幾次，則可以通過應付帳款的轉移作業來實現。畢竟應付帳款轉移，需要多一個步驟。如果業務量多的話，會降低工作效率。而采用總分公司的話，只是對一個選擇的動作，其工作量相對來說，并不會增加很多。
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本文標題：總分公司模式應用案例解ERP難題
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