1 前言

    隨著中國企業管理水平的提升，越來越多的企業已經開始采用PDM系統來進行產品數據的管理。IT界有句行話，“三分軟件，七分管理”，這就說明，軟件固然是個重要因素，但更重要還是在于人，軟件是人來用的，真正想發揮出軟件的作用取得預期的效果也是靠人的管理和執行。對于一些已經有有扎實的管理規范和信息化基礎的企業，在PDM軟件的推行和效果方面，一般會較好，但對于一些管理基礎和信息化基礎相對薄弱的企業，PDM軟件推行達標則困難重重。本文以作者在上海申龍客車有限公司期間，推動PDM系統規范化使用的經驗為例，進行闡述，希望給相關企業帶來參考和借鑒。

2 申龍客車PDM應用情況及問題介紹

    上海申龍客車PDM系統一期項目于2012年上線，根據最初的規劃，一期項目主要目標是完成PDM基礎平臺建設實施，包括以下一些功能模塊：①零部件和產品結構管理；②零部件分類和重用管理；③以產品結構為核心的技術文檔及圖檔（包括3D模型）管理；④創作工具(MS Office，Pro/ENGINEER，AutoCAD)集成及產品數據可視化；⑤零部件及各類技術圖文檔從創建到發布的電子流程；⑥產品配置管理。

    經過近一年的努力，應該說從系統配置設定方面達到了項目的預期，但在實際使用中，我們卻發現效果比較差，最主要的就是體現在數據維護的合規性及圖紙資料的及時創建和更新方面。

    究其原因，我們認為主要有以下幾點：

    1、設計工程師按規范使用系統的意識薄弱。在PDM系統實施前，技術部門使用的系統主要就是OA，而當時對于OA的使用還是比較隨意的，也沒有什么明確的要求，沒有培養起用戶按規范使用系統的意識。

    2、人員流動帶來的新員工使用系統問題。客車行業，設計工程師的人員流動性還是比較大的，其結果就是，往往一個用戶剛使用的有點起色，結果離職了，然后又來一個新人，加上企業原先又沒有比較成型的培訓體系，用戶主要靠自學和詢問，犯錯的幾率居高不下。

    3、有要求沒監控、沒考核，對不按規定的操作留有后路。在上線時，項目組對于系統操作已經提出了明確的要求，如要求在PDM系統導入圖紙，不得再使用以前的OA工作流發圖的方式，即使因緊急情況，走OA，也應該事后補錄。但在實際執行中，還是有很多設計工程師在PDM系統外發圖。

    4、領導的支持力度不夠。技術中心的領導對于PDM系統使用的要求不能徹底貫徹，對于未按要求操作的人員也往往姑息縱容，導致設計工程師認為做不做也無所謂。

    5、PDM使用推進責任主體不清。對IT來說，在項目實施階段，參與項目實施，對項目進行監控，這都沒問題，但是，系統上線后如何推動系統的規范化使用，應該由業務部門（技術中心）主導，IT提供支持。但實際情況是，上線后的一段時間，IT和技術中心都沒有擔起PDM使用推進的責任，基本上放任自流。

    PDM系統上線3個月后，公司領導發現了這一情況，也比較擔心，最終確定，暫由IT部門先負責PDM規范化使用問題。

3 問題解決思路及實現

    PDM規范化使用推進責任主體明確了，作為IT部門，就要考慮如何來推進。經內部討論，我們認為問題點很多，一下子全部解決有困難，要逐步進行；同時，也不應該碰到什么問題解決什么問題，而應該考慮建立一套體系制度來整體解決，而且，要通過高效的執行力來保證效果。

    經過近半年的努力，我們采取了一系列措施，初步摸索和建立了推動PDM系統規范化使用的一套方法，通過實施，取得了不錯的效果，主要做法如下：

    3.1 加強溝通

    這里的溝通包括對領導和一般員工。對于領導，主要是通過溝通要支持。PDM是個好東西，它可以將原先分散在個人的、零散的技術資料系統化管理起來，對公司肯定是有利的，但對設計工程師個人來講，資料的共享對自己的“獨特”價值是有一定影響的，而且使用系統，還可能導致效率降低，會存在一些抵觸情緒。另外，隨著一些規范的嚴格執行，還可能會對部分人員帶來經濟上的損失。這些如果沒有領導的全力支持，是很難推動的。對于一般員工（設計工程師），主要是通過溝通要理解，要讓大家知道為什么有這個要求。

    3.2 建立健全相關的要求、制度及考核標準

    我們根據員工入職、日常工作、離職等3個階段，對于每個階段制定了相應的要求和標準。

    1)對于新入職人員，重點是操作的掌握和規范的了解。對于新入職人員，相對來說更加容易接受企業的一些規定。我們要求新入職的工程師必須接受PDM系統操作及相關規范的培訓，并在培訓后進行考試，只有考試通過后，才能申請賬號，正式使用系統。而且對于考試不通過的，按照考試次數，分別給予扣款、延長試用期、提出不予錄用等處罰，提高新入職員工的重視程度。

    2)對于工程師的日常工作，重點是操作的合規性檢查。經過與技術中心的溝通，結合企業的實際管理水平，項目組先后制定了《件號及屬性維護標準》、《圖文檔名稱及屬性維護標準》、《技術資料臨時發布處理規定》、《完整BOM處理及檢查規定》等一系列規范，都是針對數據維護的合規性及圖紙資料的及時創建和更新方面，并確保有合適的手段來監控。如《技術資料臨時發布處理規定》，就是針對緊急發圖的情況，以前是工程師發郵件給下游部門，為能夠監控，我們專門在OA系統制作了“技術資料臨時發布流程”，規定工程師對于緊急發圖情況，只能通過該流程進行，下游部門人員也只能以此流程的圖紙為準，發圖后，要求設計工程師在規定期限內上傳PDM，我們定期進行OA和PDM圖紙的對比檢查，通過這種方式，避免設計工程師不及時跟新圖紙的情況。對于這些規定，我們都根據實際情況，按每周/每月的頻度進行檢查執行情況，并通報和考核。

    3)對于離職人員，重點是工作的完結及歷史工作的合規性檢查。對此，我們制定了《技術部工程師離職前PDM數據檢查標準》，設計工程師辦理離職手續前必須要通過PDM數據檢查。

    通過對設計工程師在企業各階段的規范管理，在制度上確保實現PDM規范化使用。

    這里提到了考核，一提到它，很多人都會抵觸，但對于基礎比較薄弱的企業來講，只憑批評或通報有時確實沒效果，考核反而是一個比較有效的辦法，當然這里的考核原因、標準要明確。

    3.3 嚴格的、人性化的考核執行

    嚴格，大家都好理解，有規定就執行。但人性化怎么理解？這主要我們是根據申龍的企業及人員情況所采取的措施。PDM系統對申龍的設計工程師來說，是個新事物，要使用它需要個過程，而要培養規范化使用的習慣，這個過程會更加漫長。同時，設計工程師一般都具有較高的文化水平和素質，一般來說，只要要求合理，他們理解了，基本都會配合遵守，有時出錯確實并非故意，而且一出錯就考核，有時他們也很難接受。對此，我們采取了較靈活的方式，比如俗話說，“再一再二不再三”，對于一些非關鍵問題，一般前兩次我們會給予知會和通報，第三次以后才正式加以考核。這種方式，雖然抵觸情緒還有，但一是已經留有情面，二是設計工程師也比較有自尊心，不愿多次被通報，因此，一般來講，一兩次后重復錯誤會越來越少。比如，有一個工程師曾經某一問題連續3次被通報，經我們與他溝通，后期同類錯誤沒再犯過。

    通過以上措施，申龍PDM系統規范化使用水平有了較快的提升，數據維護合規率由實施前的75%提高到94%，應該說取得了良好的效果。

4 總結

    上海申龍通過半年多的PDM規范化使用推進，目前在數據及資料的合規性方面已經帶來了巨大的轉變，但我們也看到，數據合規不等于數據準確，如何提升技術資料的準確率將是我們下一個要深入研究的課題。

    以上PDM系統規范化使用的推進經驗，對于一些信息化基礎較好的企業來說，可能不止一提，但是，希望對于一些信息化基礎或管理基礎較為薄弱的企業，可以帶來適當的借鑒作用。

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本文標題：2014產品創新數字化征文：淺談如何推動PDM系統規范化使用

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