信息技術的發展促使了電子文檔的產生，電子文檔在存儲、傳輸、處理等方面具有紙質文檔不可比擬的優越性，而紙質文檔也因其耐用性和安全性彌補了電子文檔的部分缺陷。兩者各有其特點、優勢和存儲方法，形成了共同發展、相互補充的共存態勢。
一、紙質文檔與電子文檔的特性分析
1，紙質文檔。紙質文檔的載體和記錄符號都是原始性的實物，是能看得見、摸得著的物質形態，紙質文檔一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者即永遠結合。因此，具有原始性、真實性的特點，這是電子文檔所無法相比的。但是紙質文檔信息處理的時間性、靈活性和準確性卻無法完全滿足檔案工作發展的需要，檔案信息處理的廣度和深度不夠、信息共享程度低、存放空間巨大，對于空氣、陽光、溫度、濕度等保存環境的要求也較高。
2，電子文檔。電子文檔是指人們在社會活動中形成的。以計算機盤片、磁盤、磁帶和光盤等化學磁性材料為載體的文字、數據、圖形、圖像等材料，能被計算機識別、處理，并可在網絡上傳遞的代碼序列，包括電子文書、信件、圖紙、報表等。電子文檔存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯網技術可以在極短的時間里從任意地點進行查閱，管理方便。但電子文檔必須以計算機為媒介，對設備依存度較高，而且由于電子文檔易受非法侵入、病毒感染等威脅，保證其原始性、真實性和憑證性的難度較大。
二、紙質文檔與電子文檔融合發展的可能性分析
一方面，辦公自動化技術使人們處理、傳輸信息的能力大大提高，但是無論電子文檔形成方式如何變化，相應的紙質文檔仍然有其存在的必要性。檔案的基本屬性是原始記錄性，歸檔文件必須存定稿原件，紙質文件因其原始性、真實性而必須歸檔。而電子文檔中的信息是可以流動的，人們可以不留痕跡地對電子文檔中的信息進行修改、復制甚至刪除，電子文檔的原始性和合法性不易確認。因此，目前法律界把紙質文檔認定為最佳證據，有著電子文檔不能取代的法律憑證作用。紙質文件歸檔要求兩份定稿、一份底稿一并歸檔，文書處理程序一旦結束便可直接歸檔，在提供利用時，不需要依靠任何其他設備，便可實現調卷、查閱功能；而電子文檔則必須借助計算機才可以實現，同時還要做好相關軟件的管理。另一方面，電子文檔改變了傳統的歸檔方式，可以利用計算機進行文件登記，達到一次錄入、多次輸出，方便隨時查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收發傳遞都在網上進行。對文件的修改、復制、粘貼、移動也相當便捷，工作人員還可以在網絡上開放有關文件、數據查詢系統或提供遠程報務。
三、紙質文檔與電子文檔融合發展的實現途徑
紙質文檔和電子文檔的共存局面是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，在短時間內不可能出現一種歸檔方式完全取代另一種的局面。因此，在這樣的形勢下。如何使紙質文件與電子文件歸檔更好地融合發展是迫切需要解決的問題。
1，做好兩種文檔的轉化工作。在做好紙質文件傳統歸檔工作的同時，依靠計算機和網絡技術，將歸檔文件實體與計算機檢索利用相結合、優勢互補，既可完好地保存紙質文件的原貌。又可以實現多途徑檢索、多用戶共享的功能。要適時做好紙質文檔向電子文檔的轉換工作，并以此為契機。對庫存紙質文檔進行全面清理和鑒定，優化庫存結構。此外，還要將電子文檔轉換成紙質文檔，經正式簽署后紙質文件歸檔保存，相應的電子文件也應同時歸檔。這是目前我國大部分機關、企事業單位歸檔文件的主要類型，是以計算機為中心的辦公自動化應用對傳統紙質文件歸檔帶來的重大變革。這類文件可以通過計算機網絡技術實現電子文件網絡歸檔，通過專用軟件對文件信息進行分類排序、自動索引和數據統計。根據計算機的系統順序號，對相應的紙質文檔標注相同的檔案號。
2，認真鑒別歸檔文件。電子計算機在辦公領域的大量應用產生了多種多樣的紙質文件，如果在歸檔前不認真鑒別，相同文件以手工、機制等多種形式歸檔，勢必會增加工作負擔和管理成本。我國《電子文件歸檔與檔案管理規范》規定，具有長期或永久保存價值的電子文件，必須制成相應的紙質文件，在歸檔時一一并歸檔；當正式文件是紙質的，如果保管部門已經進行向計算機全文件處理的轉換工作時，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留。因此，無論電子文件形成如何變化，相應的紙質文件都必須歸檔，并且應在兩者之間建立準確、可靠的標識關系。
由于計算機技術的發展和普及尚未達到完善的程度。電子文件的法律憑證、管理制度、管理方法等存-在許多問題，在這種欠成熟的技術環境下，電子文件，與紙質文件一并歸檔的現象將會長期存在。檔案管理工作者一方面要正視電子文件對紙質文件帶來的影響。讓檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來；另一方面又要看到紙質文檔自身的重要特點。積極更新知識，學習新的檔案管理理論、原則、方法和技術，使兩類文檔更好地融合發展，滿足社會的需要。
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本文標題：談紙質文檔與電子文檔的融合發展
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