在實際工作中，運費一般都包含在采購價格中。但是仍然有不少情況，會存在運費單獨核算的情況。如筆者以前遇到過一家客戶，其直接向鋼廠買鋼板。而鋼廠是不負責運輸的，此時客戶會委托供應商尋找運輸企業。此時運輸費用與采購費用就是獨立的。但是在財務核算時，又有一定的聯系。如運輸費用的87% 需要加入到原材料的采購成本中;而13%則運來進行抵扣。遇到這種業務時，在SAP系統中該如何處理呢?在這篇文章中，筆者就以實際案例給各位讀者出一個解決方案，供大家參考。
一、運輸在實際工作中的兩種情況
根據情況的不同，此種業務又可以分為兩種情況。一種情況是雖然價格是獨立的、發票也是分開開的，但是發票的抬頭都是同一家單位。這種情況，在SAP系統中有標準的處理方式。為什么會出現這種情況呢?這主要是因為普通的增值稅發票和一般的運輸發票其稅的抵扣率是不同的。從客戶角度講，其希望都是增值稅發票，如此的話可以按17%的稅率抵扣。而從供應商的角度講，則希望增值稅發票和運輸發票分開開。在實際項目中，顧問一般會建議客戶盡量與供應商爭取，都開增值稅發票。如果供應商比較強勢的話，那只能夠按照供應商的要求來做。
另外一種情況是，價格是獨立的，而且發票的抬頭也是分開的。此時可能是 供應商自己下面有專門的一家物流企業。相關的貨物運輸都是這家物流企業做的。此時發票的抬頭就會有兩家，分別是供應商和物流企業。如果遇到這種業務的話，在系統中處理就比較麻煩。因為運費的一部分需要核算到原材料成本中。
二、運輸方與采購方是同一家企業
如果運輸方和供應方是同一家單位，兩者只是開具發票類型的不同(一種是可以17%抵扣的增值稅票、另外一種是可以7%抵扣的運輸稅票)， 此時處理起來比較方便。根據實際作業，這可以分為兩種情況。一是在簽訂采購合同時就可以確認運輸費用。此時只需要通過條件類型的配置，設置一個運輸費用的條件類型即可。注意在配置時，要考慮價稅分離。即采購價格是按17%的稅率來實現價稅分離，而運輸費用則是通過7%的稅率來實現價稅分離的。而且運費中除了不能夠抵扣的部分，剩余的金額需要納入到原材料成本中。
二是在簽訂采購合同時還不知道具體的運費，需要送到客戶后才能夠知道。此時在做采購合同時，由于運費金額未定，就不能夠通過條件類型來實現。此時就需要在發票處做文章。簡單的說，就是在做發票交驗的時候，將運費的金額(扣除可以抵扣的部分)計入到原材料的科目中去。同樣的這里需要注意價稅分離。也就是說，并不是所有的運費都會計入到GR/IR科目中去。在SAP系統中，由于價格策略(標準價格或者移動平均價格)不同，計入到原材料科目的方式也有所差異。如果采用的是標準價格，則系統默認會先計入到價格差異，然后再期末根據一定的規則來進行分攤。如果采用的是移動平均價格，則直接記入到庫存科目。
非計劃成本代碼說明
1、采購訂單ME21N
2、收貨MIGO
3、發票MIRO1、輸入：細節、未計劃的交貨費(不含稅價格)
2、科目
(1)特定的科目：UPF
(2)GR/IR：標準價格(價格差異)/移動(庫存科目);如果有多項的話，根據發票的金額在多個項目之間進行分配
(3)設置：SPRO、物料管理、后勤發票校驗、收入發票、配置如何過帳未計劃交貨成本
* 空白：原材料庫存科目
* 2：特定科目
三、運輸方是第三方情況下的核算
如果運輸方是第三方，則處理起來就會比較麻煩。因為發票抬頭是兩個單位，后續付款也是要付給兩家單位。而都需要計入到原材料的成本中去。在實際項目中，有些顧問會通過大量的二次開發來實現。不過筆者并不推薦。畢竟這需要額外的項目成本。筆者建議通過系統的標準功能，做一些靈活的變通來實現。
如在做發票交驗時，可以直接輸入運輸費用。然后在發票行項目輸入需要分攤的物料。在某些情況下，可以直接根據采購訂單生成發票交驗單據。然后在“細節”頁簽中把供應商調整為運輸商(默認帶出的是采購訂單上的供應商)。在保存時，系統就可以根據收貨的金額在多個項目之間進行分攤。注意在操作這個單據時，有兩個注意點。一是需要更改供應商;二是需要注意稅率的選擇。運輸發票只有7%可以作為進項稅進行抵扣。為此在稅率中需要選擇7%。否則的話，就會出錯。
另外一種折中的方式，就是直接通過財務調帳來實現。在采購訂單配置中，會專門設置一張運輸費用采購訂單的單據類別。按照正常的情況下采購訂單并做發票交驗。財務在后續的作業中，通過財務調帳的方式，來增加原材料的庫存金額。這種方式思路比較清晰，只是會增加一定的工作量。
四、運輸費用如何在多個項目之間進行分攤
在實際工作中，運輸費用還會遇到如何分攤的問題。如一筆運輸費用中，可能會包含多個不同的材料。此時這個運輸費用該以什么規則在不同的物料之間進行分攤呢?如是根據采購訂單的數量、還是根據收貨的數量進行分攤?是根據數量還是根據金額來分攤呢?無論采取哪種方式，在SAP系統中都可以通過后臺配置來實現。這里的難點是實施顧問需要根據原材料的特征以及運輸費用的大小來進行分攤。如果原材料的重量與價值明顯不成正比(如運輸鋼材和其他貴金屬)，此時根據重量來進行分攤明顯不時很合理，而應該根據金額來分攤。這個分攤的規則需要實施顧問與客戶共同協商確定。
五、運費核算不及時導致分攤不準
在實際工作中，還會出現運費無法核算到具體產品的情況。如供應商的貨物是10日送到。然后工廠15日將貨物領到車間使用。但是運費的發票則是在月底到。此時由于原材料已經發到車間使用，再進行分攤就沒有了對象。遇到這種情況時，只能夠通過財務調整或者成本分攤來實現。筆者在做機械制造業項目時就遇到過這種情況。由于運輸的是鋼板等材料，運費比較貴。這家客戶的運費是三個月結一次帳。即這個月送來的材料，可能三個月才會有發票。等到發票來后，這個原材料早已經生產完工了。筆者建議客戶，如果發票到后該張生產訂單還沒有完工，則運輸費用通過工序委外的方式(相當于服務外包)計入到訂單成本中。如果生產訂單已經完工，則在做采購訂單時，就要預估運輸費用。如果實際費用與運輸費用有差異，則只能當作費用來進行攤銷。
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