在ERP項目的過程中，項目上線只是企業信息化管理的一個起點。簡單的說，ERP項目就像逆水行舟，不進則退。如果在項目上線后，企業不積極的對現有業務進行優化，那么ERP項目所帶來的收益會逐漸的下降。在這篇文章中，筆者結合實際的項目經驗，以SAP ERP系統為例，給各位讀者介紹一下業務優化的經驗。
一、 基于收貨的發票驗證業務的介紹
物料需求、采購訂單、采購收貨、發票校驗四個環節，貫穿SAP系統物料管理模塊的整個過程。雖然這16個字可以概括物料管理的核心業務，但是其中的細節非常多。就以發票校驗為例，就可以分為基于收貨的發票校驗和基于采購訂單的發票校驗。
在實際項目中，一般都建議企業采用基于收貨的發票校驗。在實際工作中，一般都要求先收貨、再開票，而不允許先開票、后收貨。因為如果開票了，從流程上考慮，就意味著已經滿足了付款的前提條件。或者說，是否可以付款，系統一般都只認是否有發票，而不管是否收貨。為此在項目推進過程中，顧問都會建議采用基于收貨的發票驗證。
二、 基于收貨的發票驗證業務優化說明
在對基于收貨的發票驗證業務進行優化時，筆者建議可以從如下幾個方面進行優化。
1、從源頭開始，進行規范
為了規范業務，企業首先需要判斷哪些供應商需要進行基于收貨的發票驗證業務。在實際工作中，并不是所有的供應商都建議采用基于收貨的發票驗證策略。如對于那些提供服務的供應商，如運輸商、檢測商、咨詢商，其提供的是服務，很難通過收貨單來進行管控。為此就無法采取這個策略。不過大部分供應商，如提供原材料的供應商，都可以采取基于收貨的發票驗證策略。
為了防止在操作中用戶的疏漏或者徇私舞弊，可以在供應商層級，就決定此供應商是否需要采取基于收貨的發票驗證。在供應商管理的界面，有一個基于收貨發票驗證的選項。只要選中此選項，就表明此供應商必須要進行基于收貨的發票驗證策略。一般有經驗的顧問，還會通過后臺設置，將此字段設置為必須輸入。
2、意外情況在采購訂單層面進行更改
在現實工作中，有可能會存在先開票后收貨的情況。雖然這種情況法律不允許。如企業某個月的銷項比較多，為了平衡稅收，就會讓某個持續合作的供應商，把沒送貨的采購訂單的發票也開過來。如此的話，進項稅就可以用來抵銷銷項稅。由于這是特例，一般不允許更改供應商等基礎數據。
當遇到這種業務時，其控制點就在采購訂單。當供應商采取了“基于收貨的發票驗證業務”之后，采購訂單默認也采取“基于收貨的發票驗證”。不過這個字段是可更改的。也就是說用戶可以根據實際情況，在采購訂單上將基于收貨的發票驗證業務更改為基于采購訂單的發票驗證。不過在實際項目中，筆者一般會建議對于更改這個字段的權限，需要謹慎。通常筆者都只會給采購經理，而不會讓采購員去更改。以杜絕舞弊的漏洞。
另外，筆者需要提醒的是，如果采取基于采購訂單的發票驗證，此時發票中的項目行就無法跟后續的收貨進行一一對應。舉一個簡單的案例。如果有張采購訂單，其采購數量是100套，在收貨時是分三次收貨。如果采取基于收貨的發票驗證，則在發票的行項目中也會有三行，與收貨單進行一一對應。但是，如果采取的是基于采購訂單的發票驗證，則發票行項目中只有一行，其跟采購訂單對應，而無法跟收貨單進行匹配。在業務監控中，需要特別注意兩者的不同。對于采取“基于采購訂單的發票驗證”中，可能會帶來一些管理上的麻煩。
3、同一供應商不同策略的管理
在一些復雜的業務中，同一供應商可能會采取不同的發票驗證策略。如對于一委外加工商，企業會同時有“標準委外”和“制程委外”。制程委外其實就好像是企業的一個加工中心。當發生頻率比較頻繁時，企業往往會按月來結算加工費，而不是根據收貨的情況來進行結算。當遇到類似情況時，用戶不可能在采購訂單上進行更改。
為此筆者一般建議用戶，在信息記錄(定義供應商與某個產品或者服務的價格)中，默認所采取的策略。對于標準的委外，需要有倉庫的交接，為此建議采用“基于收貨的發票驗證”。這個選項的值一般會從供應商處帶過來。而對于制程委外，一般是意外情況。如車間產能不夠或者機器損壞，才會發生制程委外的業務。企業出于成本的考慮，對于制程委外的費用往往有控制。此時就不能夠采取“基于收貨的發票驗證業務”。在信息記錄中，可以將這種業務設置為“基于采購訂單的發票驗證業務”。
三、 SAP系統中業務操作預覽
步驟代碼說明
作為企業的決策者，必須要了解“基于收貨的發票驗證”和“基于采購訂單的發票驗證”的差異。簡單的說，基于收貨的發票驗證必須要先收貨后開票，并且收貨項目與發票項目是一一對應的。而基于采購訂單的發票驗證可以先開票后收貨(只要有采購訂單)，并且收貨的項目是發票的項目是脫節的。理解這兩點的差異，然后再結合企業實際管理的需要，就可以判斷在什么情況下該采取什么樣的管理策略。
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