PDM產品數據管理系統是用來管理所有與產品相關信息(即描述產品的各種信息，包括零部件信息、配置、文檔、CAD模型、結構、權限信息等)和所有與產品相關過程(包括產品變更、審批過程和其它的工作流程，包括對這些過程定義和管理)的技術。
我公司從2001年開始，按照“總體規劃、分步實施”的原則，在公司設計部門、工藝制造部門進行PDM系統建設。推行數字化產品設計、制造和數據管理。多年來，在PDM系統中集中進行了各類設計文件、技術文件的創建、流程定制、提交歸檔等開發和先期準備工作。經過多次反復討論、研究、試行、調研和版本升級等工作，到2010年，基本具備了向檔案部門提交歸檔各類經流程審簽的電子文件的條件，從2011年5月份起，公司開始停止紙質文件歸檔，全面實施基于PDM系統協同制造平臺為依托的電子文件歸檔、管理、制造、應用體系。那么，對于我們檔案工作者來說，大量基于PDM系統的發動機燃油控制系統產品數字化設計制造并行協同產生的且已歸檔的各類設計文檔、工藝文檔、工裝文檔、標準規范文件檔、質量文檔等電子文件如何科學、有效管理?快速、高效提供利用?安全、可靠異地備份?就成了擺在我們各位檔案工作著面前緊迫和急需解決的現實問題。
目前電子檔案管理我們面臨的主要問題：
一是缺乏系統、完備的制度和應用規范支持。
二是在PDM系統中如何規范、順暢實施各類文檔接收歸檔?歸檔后的的電子文件如何實施完整、有效管理?在目前無法達到無紙化程度時，如何同步、高效實現“雙軌制”管理?
三是PDM產品數據管理系統，它的最大特點是一個動態管理系統，那么，隨著時間的推移，其中產生的大量的歸檔電子數據文件如何按照檔案管理的要求進行組卷、管理、提供后期利用?如果無法實現，其電子數據如何移交檔案部門?對于移交的電子檔案，檔案部門如何實施管理?
一、主要思路及做法
1、制度和規范建設方面要充分重視產品數據的標準化和流程的規范化制度建設。因為制度是基礎，是大家行動的指南和準則。只有在此基礎之上，我們才能形成標準化、規范化、系列化的各類電子文檔。各種數據的交流，也離不開標準化、規范化。實施PDM，實際上就是要實現企業產品信息的完整性、規范化，達到管理制度的科學化，因此標準化、規范化、制度化工作是PDM項目實施中一項非常重要的內容。充分利用構成產品的標準化、規范化制度，通過PDM系統可對這些標準件、通用件和典型結構等進行統一管理，實現快速的查找，高效的協同利用。因此，實施PDM系統工程，必須高度重視流程的標準化和規范化制度建設問題。早期我們雖然制定了一些PDM實施規范，如《PDM產品數據管理系統規范》和更改單、技術單制作的臨時規定，《一一三廠PDM系統檔案管理規定》、《Q/1D5007-2007產品數據管理TCEng系統應用規范》、《工藝、冶金系統PDM使用管理規定》、《數控加工程序編制與管理暫行規定》、《冶金工藝操作手冊》、《冶金系統編號原則》、《基于PDM編制CAPP工藝規程方法》等，但全面、系統、可操作性規范的制定還是滯后于PDM實施的需要。因此，應加快相應制度、規范及實施細則(工作流程)的通盤考慮和制定，必要時可考慮實施節點考核，限期完成。著力突出流程優化、方便快捷、易于操作、運用高效等要素，同時，依靠系統、流程、及制度確保PAM系統中電子文件的真實性、完整性、有效性。
二、PDM系統中電子文檔歸檔、動態管理及“雙軌制”問題
PDM系統是一個復雜的動態數據管理系統，其中創建的各類文檔，應遵循各自不同的審簽流程進行審批和歸檔，否則，流程不能順暢進行，其電子文檔不能實現系統在線邏輯歸檔。PDM系統文件歸檔按研制過程中的不同階段和不同版本進行。同時還應遵循下列原則：
(一)歸檔要求
1、所有公司研制產品原則上都應進入PDM系統創建、簽署(含會簽)，并按不同文件審簽流程進行流程審批，同時實現電子署名。
2、經過PDM系統創建、完成簽署的各類文檔、圖樣相關屬性應著錄齊全，圖符及標注應符合公司相關標準與規定。(其中圖樣幅面標注、生成PDF格式應固定位置標注，以便檔案部門打印)
(二)通過流程會簽提交歸檔的各類文檔、圖樣的打包命名應遵循下列規則：
1、對于單個Item Rev發起流程，流程名稱自動繼承Item的圖號、版本、名稱。
2、對于多個Item Rev發起流程，流程名稱的描述應能夠反映出流程中所有對象的信息。
3、通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上以一份為單位打包歸檔。產品圖樣以一個型號為單位打包歸檔。文件編號及編寫原則按公司相關標準及規定執行(流程發起是以數據編制者為單位)。
4、通過流程會簽提交歸檔的文檔、圖樣原則上應保持完整性、成套性。且發放單位明確。不允許單個零件或單頁提交歸檔。
5、對于更改文件，更改單與更改文件應同時通過流程提交歸檔，同時，二者要保持一定的關聯性。且更改文件應與更改單所載文件相一致。
6、對于符合歸檔要求的文件、圖樣，檔案部門接收人員應在PDM系統中進行接收歸檔，同時在文件圖樣歸檔人員歸檔本上手工簽字確認；對于不符合歸檔要求的文件、圖樣進行否決，同時，不再接收紙質文件圖樣(含硫酸紙)。
(三)歸檔電子文件的動態管理：
1、歸檔后的電子文件發放：
A、在初期，完成流程審批歸檔后，電子文件自動發布，只要在系統中有用戶角色的所有人員都能看到，待過渡期滿后，歸檔電子文件的發放，由檔案部門主管人員嚴格按定額發放，定額外用戶臨時需要參閱的，通過申請經批準后賦權。
B、紙質發放，經檔案館接收人員接收歸檔的文件、圖樣，將自動轉入PDM系統出圖人員的郵箱內，檔案館出圖人員依據接收人員提供的任務單進行打印出圖(白圖)。
2、經PDM系統打印輸出的文件/圖樣，由檔案館負責加蓋紅色“113廠PDM系統出圖”標識章(技術文件加蓋封面；產品圖樣逐頁加蓋)，以區別于紙質歸檔的文件材料：并負責PDM系統歸檔后輸出打印文件、圖樣的發放，發放的文件/圖樣不再加蓋印章；需要存檔的文件/圖樣還應加蓋紅色印章；若需增發定額，由使用單位按相關要求辦理，同時加蓋有關標識章。
3、歸檔電子文件的更改
(1)通過系統流程提交歸檔的各類文件的更改，一律采用換版形式，且保留歷代版本。最新版本為有效版本，此前所有版本皆視為作廢無效文件。
(2)系統中最新有效版本為現行現用，其它版本僅作參考。
(3)對于向外提供PDM系統相關歸檔數據或接收外來PDM系統數據的導出和導入參照中航檔案館《 ***項目檔案管理辦法》執行。
三、PDM 系統中歸檔的各類電子文件，如何實現物理狀態的檔案管理?
由于PDM系統是一個動態的產品數據管理系統，無法實現靜態的檔案管理，那么，大量的歸檔文件如何從系統中導出、備份管理，就顯得尤為重要，大家都知道，電子文件保管期限隨保管條件、保管介質不同而不同，但無論如何，其保管期限都無法與紙質動輒保管千年的期限相比。因此，檔案人員在電子文檔提交歸檔后，需根據要求定期進行物理歸檔，同時，紙質存檔一份。
對于這種情況，我們曾經設想通過實施PDM系統與檔案管理軟件的集成，PDM系統自動將文件屬性信息、簽批信息及相關背景信息傳遞到檔案管理系統，但是，請別忘記了，兩者通過實施接口，檔案管理系統只是通過鏈接查閱到該文件的全文，其實，真正的電子數據還在PDM系統中，并未自動采集到檔案管理系統中來。所以，就是做好接口，檔案管理人員每天也應登錄檔案管理系統，對接收到的數據進行分類，并邏輯歸檔到檔案管理系統，同時將檔案管理需要的其它屬性信息錄入到檔案管理系統，定期進行物理歸檔，在需要進行物理歸檔時，檔案管理系統操作人員在檔案管理系統中通過搜索形成下載請求清單，并通過集成接口將清單中的每個數據條目逐一發給PDM系統，PDM系統收到單個物理文件數據請求后，下載相應的物理文件以及相應的簽名和屬性信息描述文件，一并返回給檔案系統。檔案人員對物理文件進行整理、分類，待鑒定無誤后導入到檔案管理系統中，最終完成物理歸檔。
但是，目前，我們遇到的一個最大的問題是，電子文檔邏輯歸檔后，其控制權限未移交給檔案部門，使得后續工作無法正常展開，因此，我們督促公司信息化主管部門，應盡快梳理部門業務職責范圍，把歸檔電子文件管控權限盡快移交檔案部門，信息化主管部門擔負起PDM系統技術維護、流程開發、用戶培訓等工作。從而使公司信息化工作步入快速、順暢發展軌道。
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本文標題：PDM系統中檔案管理探討
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