ERP系統實施設計完成后，將進入系統運行階段，然而在系統的運行過程存在著數據、轉換、二次開發、安全等風險。因此我們必須對運行過程中的各種風險加識別并給以控制，來保證系統的安全順利運行。
一、提高數據的準確性與合理性
據有的專家說：ERP實施是“三分技術、七分管理、十二分設計”由此可見，數據在ERP系統實施過程中的最要性。所以企業運行ERP時，要做數據的收集、數據輸入、數據處理的等工作，保證數據的準確性與合理性。
1.做好數據輸入人員的合理分工
由于系統初始化的數據量和種類非常大，如果讓一個人或幾個人來完成可能會造成數據輸入的混亂，為此我們必須在數據輸入前做好嚴格的、合理的人員分工，保證數據輸入工作更加有條不紊。比如按照財會、材料、固定資產、生產、庫存、訂單、供應商、銷售、客戶等來合理的分組與組內分工。
2.保證數據收集與輸入準確性
數據正確性包括兩方面的含義。首先，收集到的數據本身必須是正確的(即數據來源是正確的),否則會造成“垃圾進、垃圾出”的數據處理有效率無效果現象；數據本身的正確性更多的依賴于企業各部門數據收集人員,他們應當保證上交數據是正確的,沒有遺漏、重復,也沒有過時、失實的數據。其次在把收集到的數據輸入系統的過程中，不能引入任何附加的錯誤。
3.尋找數據不準的原因，提高準確性
數據不準確的原因有很多種，主要有：(1)激勵機制。在以工時定額為基準的獎勵制度下，當操作人員估計當月的獎金數己經差不多了，或打算下月自己要請幾天假時，他/她會留下一些工時放到下個月去用，而不如實填報；此外，分配任務的班組長還有可能把工時定額油水大的活安排給與自己關系好的人去做，甚至會打亂了整體計劃。總之，以完成工時定額作為發獎金的標準，其指導思想不是以客戶滿意為中心，因此，必須改革這種不利于數據準確的激勵機制。
(2)各個業務人員數據處理不及時。以庫存業務為例，如果沒有做到“日清月結”，編制計劃往往根據的是一個滯后的信息，得出的結論就將是錯誤的。因此我們一定要制定規范化的“工作準則與工作規程”，來保證數據的正確與實時傳遞，準確和實時的信息為企業的業務分析和決策提供可靠的保障。
4.在數據準確性的基礎上，進一步保證數據的合理性
數據準確不等于這個數據就是合理的。拿“定貨批量”這個參數舉例，對采購來講，由于產品設計上的問題，標準化和通用化工作比較差，同一種類型物料的規格過于雜亂，以至于按照每種規格的需求數量定貨，由于批量小，會增加采購成本。如果按照供應商要求的最小批量定貨，又會造成庫存超量。使有些企業上了ERP系統，庫存不但未減，反而增加的怪現象。
二、建立完善的系統運行內部控制制度
保證ERP系統的正常運行是一個復雜的系統工程，我們應該根據企業的實際建立起完善的系統運行內部控制度。
1.建立健全的ERP崗位責任制
建立ERP崗位制度，要明確每個工作的職責范圍，切實做到事事有人管，人人有專責，辦事有要求，工作有檢查。ERP崗位設置可以根據企業的實際情況按照不同的思路劃分為不同的崗位。比如可以把工作崗位分為基本職能崗位和ERP系統崗位。其中基本職能單位可以設置為銷售、生產、庫存、采購、財務、出納、稽核、產品開發、物流、投資、戰略等崗位。
ERP系統崗位分為直接管理、操作、維護ERP系統及計算機軟、硬件人員等。各企業可以根據內部牽制制度的要求和本單位的工作需要，在保證數據安全的前提下交叉設置崗位，各崗位保持相對逢君之惡。
2.建立ERP操作管理制度
通過ERP操作管理制度的建立，明確規定上機操作人員對ERP軟件的操作工作內容和權限，對操作密碼的嚴格管理等，杜絕未經授權人員操作ERP軟件；預防未經審核的各種原始憑證輸入系統；操作人員離開機房前，要執行相應的退出命令；根據本單位的情況，由專人保管必要的上機操作日記，記錄操作人、操作時間、操作內容、故障情況等內容。
3.建立計算機硬件、軟件和數據管理制度
建立硬件、軟件和數據管理制度的建立，要經常對有關設備進行保養、保持機房與設備的整潔等措施保證機房設備和計算機正常運行；確保ERP數據和ERP軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除；對有關磁性介質數據進行雙備份，并且存放在不同的位置；對ERP軟件更換、修改、升級和硬件設備進行更換時，要有一定的審批手續，并由有關人員進行監督，以保證ERP數據的連續和安全；健全硬件和軟件的定時維護措施和有關防治計算機病毒、黑客等入侵的措施。
4.建立ERP檔案管理制度
通過檔案管理制度的建立，實現對ERP數據檔案的管理，并由專人負責；做好ERP數據的防磁、防火、防潮和防塵等工作；對重要的ERP檔案進行雙備份，并存放在不同的地點；實現對磁性介質檔案的定期檢查與復制，防止磁性介質的損壞而使ERP數據丟失；同時對有關ERP開發設計有關的檔案資料也要進行保管。
三、認真進行模擬運行
實施ERP這樣一個大型的信息集成系統，涉及企業所有的主要業務部門，關系到各個業務流程細節，想不"排練"就直接拿到實際中去應用，具有極大風險性。不論是哪個模擬階段，都要事先擬出模擬提綱，記錄模擬過程和結果，尋求正確的運行方法。總之，要建立模擬運行的檔案，作為項目管理的階段成果和下一步改進工作的依據。
1.軟件功能模擬運行(原型測試)
軟件功能模擬運行的主要目的是為了弄清楚軟件的全部功能，以及各個參數之間的關系及相互影響。列出現行管理流程與軟件系統的流程之間的差異，分析差異，確定進一步的解決方案。這項工作是在軟件己經安裝完畢，由軟件公司或咨詢公司進行了軟件應用培訓后，在專家指導下進行的。
在軟件應用程序培訓的過程中，培訓教材通常都有一個案例，事先設好一套現成的數據企業的人員按照教材規定的步驟，學習如何操作。學習的目的是要用軟件提供的功能來解決企業的實際管理問題。
此外，企業還必須結合自己的情況，把自己設計的數據錄入到系統中，再一次運行。可以只用極少量零部件(比如說15-30種)的產品來測試，但是必須包羅了企業在管理上需要解決的問題。
在傳統手工管理中有許多參數是從來沒有用過的，如排隊時間、等待時間等類的問題，在建立工藝路線文件時，需要在原型測試階段弄清楚這些參數如果不錄入行不行？試一試如果留著空白會是什么結果，錄入了又將是什么結果；數據偏大或偏小又是什么結果，影響有多大。這都是軟件模擬要做的工作。千萬不要遺留下很多"潛伏"的問題到以后再去研究處理，否則，不僅延誤實施進度，而且還會挫傷員工士氣。
ERP系統實施設計完成后，將進入系統運行階段，然而在系統的運行過程存在著數據、轉換、二次開發、安全等風險。因此我們必須對運行過程中的各種風險加識別并給以控制，來保證系統的安全順利運行。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
本文標題：建立完善的ERP系統運行內部控制制度
相關文章
