PDM(Product Data Management)，即產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，是近年來(lái)才開(kāi)始在我國(guó)各大型企業(yè)、研究所興起的一種先進(jìn)的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，它與企業(yè)資源規(guī)劃系統(tǒng)、供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)、客戶(hù)關(guān)系管理系統(tǒng)組成了企業(yè)信息化的四個(gè)主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域。它是隨著網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用和電子文件的產(chǎn)生而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，既是技術(shù)文件形成、存貯、使用的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，又是電子檔案生成的搖籃；既是技術(shù)人員生成和使用有效設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)的平臺(tái)，又是文件檔案管理部門(mén)實(shí)施文件管理的手段和平臺(tái)。企業(yè)利用PDM系統(tǒng)，會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)字化文檔資料，這些資料的收集、整理、鑒定、歸檔、編研、檢索、保存、利用等，將對(duì)傳統(tǒng)的以紙質(zhì)檔案為主的管理流程、方式、方法帶來(lái)革命性的變化。如何應(yīng)對(duì)PDM系統(tǒng)下電子文件的歸檔和管理，對(duì)我所的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，不僅是機(jī)遇，也是挑戰(zhàn)。

一、PDM系統(tǒng)對(duì)我所檔案管理工作的積極作用

    在經(jīng)過(guò)前期的嚴(yán)格論證和充分準(zhǔn)備后，我所PDM系統(tǒng)于2009年7月在全所正式運(yùn)行。借助PDM系統(tǒng)，較大地提升了我所檔案管理的水平。

    （一）提高了歸檔文件的齊套性

    齊套性是由科研、生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的，它要求歸檔的科技檔案必須完整齊套。但是在科研單位的實(shí)際檔案工作中，歸檔文件卻很難齊套，經(jīng)常出現(xiàn)已歸檔的文件不齊全、不完整的情況，如：有的設(shè)備只歸整機(jī)文件，不歸分機(jī)的文件；有的只歸圖紙，不歸技術(shù)文件；有的工程技術(shù)報(bào)告較全，卻無(wú)管理類(lèi)文件等等。而PDM系統(tǒng)中所創(chuàng)建的每一份文檔都必須選擇文檔種類(lèi)，然后則可以根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化部門(mén)擬制的項(xiàng)目齊套性報(bào)告，由PDM系統(tǒng)對(duì)已歸檔的文件進(jìn)行齊套性檢查，生成齊套性報(bào)表，如果文件不齊套，則不允許進(jìn)行轉(zhuǎn)階段、設(shè)計(jì)評(píng)審等后續(xù)操作，從而達(dá)到提高歸檔文件齊套性的要求。

    （二）提高了歸檔文件的規(guī)范性

    以往檔案部門(mén)經(jīng)常接收到一些不規(guī)范的文件資料，如文件名稱(chēng)不規(guī)范、不一致，有的用復(fù)印件歸檔而不是原件，有的歸檔文件簽署不全，有的歸檔資料字跡模糊不清等。這些文件因?yàn)闀r(shí)間比較久遠(yuǎn)，或相關(guān)工作人員變動(dòng)無(wú)法整改，或原件已經(jīng)丟失，使檔案部門(mén)不得不勉強(qiáng)接收其歸檔。而在PDM系統(tǒng)中，通過(guò)創(chuàng)建統(tǒng)一文檔模板，制定特定簽署流程，檔案人員提前歸檔審查等一系列措施，能有效地保障歸檔文件的規(guī)范性、正確性。

    （三）有利于豐富館藏檔案，保證所有項(xiàng)目都納入歸檔范疇

    企業(yè)中大大小小的科研項(xiàng)目很多，對(duì)重大項(xiàng)目，設(shè)計(jì)部門(mén)都會(huì)按計(jì)劃進(jìn)行歸檔，但是對(duì)預(yù)研、基金等各類(lèi)小項(xiàng)目，職能部門(mén)沒(méi)有列入歸檔計(jì)劃的，設(shè)計(jì)部門(mén)大多放棄了歸檔工作。而PDM系統(tǒng)正式上線后，要求所有項(xiàng)目必須納入PDM管理，這樣就彌補(bǔ)了部分項(xiàng)目沒(méi)有文件歸檔的遺憾。

    （四）有利于實(shí)現(xiàn)以紙介質(zhì)管理為中心向以電子數(shù)據(jù)管理為中心的轉(zhuǎn)變

    PDM系統(tǒng)的實(shí)施，使檔案管理方式發(fā)生重大變化，以前檔案管理是以紙質(zhì)管理為中心，設(shè)計(jì)師將需要?dú)w檔的紙質(zhì)文件交給檔案部門(mén)并完成交接手續(xù)，檔案庫(kù)存以紙介質(zhì)為主；而通過(guò)PDM系統(tǒng)管理，文件簽署流程結(jié)束完成后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)送達(dá)檔案部門(mén)，實(shí)現(xiàn)了電子歸檔。然后檔案部門(mén)根據(jù)文件擬制者填寫(xiě)的發(fā)放部門(mén)，對(duì)文件進(jìn)行電子分發(fā)，由各部門(mén)資料管理員在PDM系統(tǒng)中進(jìn)行電子接收，從而方便快捷地完成電子文件的數(shù)據(jù)管理。

    （五）圖檔、技術(shù)資料的更改得到有序控制

    以往，當(dāng)圖紙發(fā)生更改時(shí)，由設(shè)計(jì)師負(fù)責(zé)將更改單送到檔案部門(mén)，對(duì)原文件進(jìn)行劃改、換版。然后檔案部門(mén)根據(jù)更改單要求發(fā)放新版圖紙，回收舊版本圖紙。由于設(shè)計(jì)更改頻繁，經(jīng)常出現(xiàn)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)圖紙發(fā)生更改，檔案室的歸檔底圖卻沒(méi)有更改的情況，造成實(shí)際版本管理困難，且存在電子文檔與紙質(zhì)文檔不一致的情況。使用PDM系統(tǒng)后，從根本上改變了對(duì)文件更改管理的方式。生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)必須使用通過(guò)PDM系統(tǒng)打印輸出的具有條形碼標(biāo)識(shí)的圖紙，不再允許設(shè)計(jì)師在藍(lán)圖上劃改，更改時(shí)由設(shè)計(jì)師在PDM系統(tǒng)中對(duì)需要更改的文件發(fā)出變更請(qǐng)求，變更請(qǐng)求通過(guò)后，設(shè)計(jì)師創(chuàng)建變更通告，將變更前的版本與變更后的版本同時(shí)上傳至服務(wù)器，待簽署完畢后，文件版本自動(dòng)提升一個(gè)版本，這樣不僅能保證每次變更均有記錄，而且歷史版本仍可追溯。

    （六）促使檔案管理向前延伸，變被動(dòng)為主動(dòng)

    在PDM系統(tǒng)中，檔案人員實(shí)現(xiàn)了對(duì)文件的前端介入和過(guò)程控制，在文件生成的時(shí)候就開(kāi)始介入，文件必須經(jīng)過(guò)檔案管理員歸檔通過(guò)后才可以發(fā)放、使用。這樣就改變了以往檔案人員被動(dòng)接收文件的管理局面。PDM系統(tǒng)的實(shí)施促使檔案管理向前端延伸，文件管理由被動(dòng)管理變?yōu)橹鲃?dòng)管理、前端介入，無(wú)形中提高了檔案工作的重要性，更充分地發(fā)揮了檔案的作用。

二、PDM系統(tǒng)實(shí)施后，檔案管理工作面臨的挑戰(zhàn)及其對(duì)策

    （一）面臨的挑戰(zhàn)

    1.崗位設(shè)置問(wèn)題

    PDM系統(tǒng)實(shí)施后，檔案管理方式發(fā)生了變化。如何進(jìn)行崗位設(shè)置和人員配置才能滿(mǎn)足PDM系統(tǒng)下檔案管理的要求，是企業(yè)面臨的新課題。目前一些企業(yè)、研究所采取了設(shè)崗增人的方法，設(shè)立了專(zhuān)門(mén)的PDM管理崗位來(lái)管理PDM系統(tǒng)中的歸檔工作，原檔案管理崗位只負(fù)責(zé)紙質(zhì)文件的歸檔。但實(shí)際上，這樣做既造成管理界面不清，導(dǎo)致效率降低和資源浪費(fèi)，割斷了紙質(zhì)文件和PDM電子文件的聯(lián)系，造成電子文件管理與紙質(zhì)文件管理脫節(jié)，影響到電子檔案的形成，又無(wú)法提高檔案管理部門(mén)的信息化程度和管理水平。

    2.電子文檔的有效性、完整性問(wèn)題

    在PDM系統(tǒng)中，產(chǎn)生了大量的電子數(shù)據(jù)，但是這些數(shù)據(jù)是在特定的環(huán)境、系統(tǒng)中產(chǎn)生的，有其特殊的要求，由此產(chǎn)生了PDM系統(tǒng)中哪些產(chǎn)品數(shù)據(jù)應(yīng)該管理，如何保證產(chǎn)品數(shù)據(jù)的完整性等問(wèn)題，比如三維模型圖，只有模型，而沒(méi)有圖紙，電子文檔的有效性取決于設(shè)備和應(yīng)用軟件的支持，而目前的檔案管理系統(tǒng)卻不能實(shí)時(shí)、全部地再現(xiàn)這些數(shù)據(jù)。

    3.與其它信息管理系統(tǒng)的集成

    在企業(yè)中存在多個(gè)支撐科研生產(chǎn)任務(wù)的信息管理系統(tǒng)，比如物資管理系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)、軟件配置管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)等。在PDM項(xiàng)目實(shí)施前，企業(yè)肯定做過(guò)充分調(diào)查并論證了系統(tǒng)間的集成問(wèn)題。但是從實(shí)際情況來(lái)看，效果卻不理想。由于企業(yè)的信息化程度普遍不高，PDM和ERP沒(méi)有集成起來(lái)，所以上下游的業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)技術(shù)信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性的需求也不是特別迫切。這樣一來(lái)，有可能導(dǎo)致PDM完全變成一個(gè)內(nèi)部歸檔工具。

    4.加強(qiáng)規(guī)范，提高變更效率

    從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，PDM系統(tǒng)中的變更流程由于采取了電子簽署，因此避免了手工簽署的麻煩，提高了變更通告的流轉(zhuǎn)效率。但是在短時(shí)間內(nèi)這種狀態(tài)難以實(shí)現(xiàn)。因?yàn)樵陔娮雍炇鹆鞒坦芾砟Ｊ街校�流程和格式是決定性因素。設(shè)計(jì)師必須選擇文件標(biāo)準(zhǔn)的格式，弄清各種格式的區(qū)別及用途，在送審時(shí)，文件一旦被某一級(jí)簽署人退回，設(shè)計(jì)師必須從第一級(jí)審批開(kāi)始重新送審，并且各級(jí)審批人可以清楚地了解到文件在整個(gè)審批中的修改情況及其他人的簽署意見(jiàn)。通過(guò)電子流程化管理，規(guī)范了設(shè)計(jì)師的行為，但在設(shè)計(jì)師剛開(kāi)始使用PDM系統(tǒng)時(shí)，會(huì)感到不方便，增加了PDM系統(tǒng)推廣的難度。

    5.角色權(quán)限設(shè)置控制問(wèn)題

    PDM系統(tǒng)對(duì)文檔的訪問(wèn)控制是通過(guò)角色設(shè)置來(lái)實(shí)現(xiàn)的，這就意味著PDM系統(tǒng)中的某個(gè)角色要么不能瀏覽此類(lèi)文件，要么能夠全部瀏覽此類(lèi)文檔下的全部文件，對(duì)文件級(jí)訪問(wèn)控制不嚴(yán)，這也成了企業(yè)尤其是軍工企業(yè)推行PDM系統(tǒng)的障礙之一。

    （二）對(duì)策

    1.PDM實(shí)施后，按領(lǐng)域、分項(xiàng)目（產(chǎn)品）來(lái)設(shè)置對(duì)應(yīng)的檔案管理人員，同一項(xiàng)目檔案管理人員既負(fù)責(zé)電子文檔的歸檔管理，也負(fù)責(zé)項(xiàng)目在PDM系統(tǒng)以外產(chǎn)生的紙質(zhì)文檔及特殊載體文件的歸檔管理，以項(xiàng)目為單位來(lái)審查文件的成套性，確保項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

    2.PDM系統(tǒng)實(shí)施后，對(duì)檔案工作提出了新要求。必須加強(qiáng)對(duì)員工的PDM系統(tǒng)相關(guān)知識(shí)和技能培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平，適應(yīng)PDM系統(tǒng)帶來(lái)的檔案管理方式的改變。要加強(qiáng)檔案自身的制度建設(shè)，制定完善PDM系統(tǒng)下的相關(guān)檔案管理制度，通過(guò)建立PDM歸檔審查通告，把歸檔時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)的問(wèn)題形成報(bào)表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并反饋給提交者，進(jìn)一步促進(jìn)歸檔的規(guī)范性，提高歸檔的通過(guò)率。

    3.推進(jìn)PDM系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成工作。

    通過(guò)建立接口，檔案人員登錄檔案管理系統(tǒng)對(duì)PDM系統(tǒng)返還回檔案管理系統(tǒng)的物理文件及相應(yīng)簽名、屬性信息描述文件進(jìn)行整理、分類(lèi)，待鑒定無(wú)誤后導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，最終完成歸檔。

    4.加強(qiáng)PDM系統(tǒng)培訓(xùn)和指導(dǎo)，進(jìn)一步推進(jìn)系統(tǒng)的應(yīng)用和推廣。

    5.積極探討PDM系統(tǒng)中文檔權(quán)限的控制問(wèn)題，做到既不影響日常工作，又能兼顧保密的要求。

    PDM系統(tǒng)是一個(gè)管理工具，是一個(gè)規(guī)范秩序和提高工作效率的工具。我們檔案工作者應(yīng)該充分利用這個(gè)先進(jìn)工具，把握住檔案管理由紙質(zhì)管理向電子數(shù)據(jù)管理轉(zhuǎn)型的時(shí)機(jī)，積極探索并解決電子文件歸檔和電子檔案管理中的新問(wèn)題，不斷提高檔案管理的信息化水平，提升檔案工作的價(jià)值和作用，為企業(yè)的科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

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本文標(biāo)題：如何應(yīng)對(duì)PDM系統(tǒng)下電子文件的歸檔和管理？

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