電子歸檔工作在工程數據歸檔管理過程中有著重要作用，其可以實時、高效地將PDM系統中的工程數據進行實時歸檔。電子歸檔可以采用物理歸檔和邏輯歸檔的方式進行。邏輯歸檔是指在計算機網絡上，不改變原有存儲方式和位置而實現的電子文件檔案向檔案部門移交的過程。傳統邏輯歸檔過程中，只傳遞歸檔數據的屬性信息至檔案系統，而物理電子文件不進行傳遞，檔案系統中查看的物理數據采取直接調用PDM系統中數據的方式，會降低檔案系統的使用效率，并對檔案系統的管理有一定的制約性。
本文提出了一種實時、高效的歸檔管理方式，在邏輯歸檔基礎上，將PDM系統中的物理數據通過集成接口逐份傳遞至檔案系統中，保證歸檔數據的使用實時性和使用效率。同時，傳遞至檔案系統的物理數據及屬性等信息由檔案系統進行檔案級別的管理，以滿足電子數據檔案管理的需要，經過集成接口進行的歸檔過程嚴格受控，由工作流觸發自動歸檔，無需人工執行，避免了人工誤差的產生。以下就這種電子歸檔的集成管理方法和實現方式的簡單描述。
一、集成管理框架和歸檔過程
1.集成管理框架
PDM系統產生的工程數據往往包括文檔數據和三維數模，數據從PDM系統經集成接口自動傳遞至檔案管理系統中。在PDM系統端通過檔案歸檔處理服務，將處理的數據條目記錄在特定的數據庫表中，并記錄數據處理狀態。PDM系統通過調用WebService服務將數據的屬性信息傳遞至檔案系統，同時通過FTP服務將物理數據專遞至檔案系統，如圖1所示。
圖1 檔案管理集成框架圖
為提高這種歸檔過程的完整性和正確性，PDM系統與檔案系統集成接口應滿足以下要求。
(1)歸檔內容除物理數據本身外，還必須包含必要的屬性信息以及關聯關系、失效關系和作廢關系等信息。
(2)對數據的歸檔動作進行記錄，能夠對歸檔的過程和結果進行管理。
(3)檔案系統與PDM系統各自所處的網絡環境保持物理連通，保證歸檔的實時性。
(4)在系統維護或網絡故障的情況下，系統之間的集成應具備一定的容錯能力。
2.集成管理流程
PDM系統和檔案系統的集成采取WebService服務的方式，歸檔結果返回PDM系統進行記錄，與PDM系統端產生的處理記錄進行匹配。電子歸檔處理對象分為電子數據物理文件本身和XML文件，物理文件經FTP服務自動上載至檔案系統中，XML文件中記錄歸檔電子數據的元素信息，如編號、名稱、編制者、創建時間、關聯關系和失效/作廢關系等。歸檔過程采取如圖2所示的方式。
圖2 檔案系統集成數據流圖
(1)獲取待發放數據記錄。電子歸檔過程中，在數據審簽工作流中將要歸檔的數據信息保存到“待發數據記錄”表中。當數據達到歸檔狀態時，將數據狀態記錄到“待發數據記錄”中，并調用異步的歸檔處理。
(2)物理文件及元數據信息獲取。根據待發數據記錄，獲取PDM系統中的元數據信息及相關的電子數據物理文件。獲取的數據與數據類型緊密相關，不同類型數據的元信息不同，元數據信息將寫入到指定格式的XML文件中。
(3)調用檔案系統WebService服務。根據獲取的電子數據物理文件及元數據信息(XML格式)，將物理文件提交至檔案系統的FTP服務器中，上載成功后調用檔案系統端的數據錄入/更新服務，導入數據至檔案系統。
(4)獲取檔案系統WebService返回結果。調用檔案系統WebService服務完成后，獲取WebService執行結果或執行中的出錯信息并反饋至PDM系統中。
(5)保存處理日志/更新待發數據記錄。根據返回結果，更新待發數據記錄的“狀態”、“開始執行時間”和“結束執行時間”，并創建一條與待發數據關聯的數據處理日志。
3.數據處理監聽服務
在PDM系統中創建監聽服務，用于處理數據的歸檔操作，其簡要過程如圖3所示。
圖3 監聽服務運行過程
無論調用是成功還是失敗，待發數據記錄中都需要記錄“記錄狀態”、“執行結果”、“開始執行時間”及“執行結束時間”，同時新增數據記錄日志。
二、歸檔接口及元數據
由于不同數據的歸檔要求不同，其元數據信息也有所區別，PDM系統中產生的各種元數據信息根據檔案管理的需求對檔案系統進行傳遞，以滿足檔案管理的要求。
1.數據接口
為管理待發數據記錄及集成接口執行過程中的日志，需要在PDM系統創建兩個數據庫表以記錄數據的可查詢信息，分別是歸檔數據記錄表和數據歸檔日志記錄表。
(1)歸檔數據庫表定義。根據管理需要應定義出歸檔數據的表（表1），其中記錄的信息可以根據需要靈活擴充。
表1 待發數據記錄表
(2)數據歸檔日志記錄表定義。定義歸檔日志記錄表（表2），用戶在客戶端對歸檔情況進行查詢和處理，其也是歸檔管理所必需的功能。
表2 數據記錄日志表
2.歸檔元素定義
歸檔數據類型不同，傳遞的元數據也有所不同。為保證與源數據一致，體現真實性，不同的數據對象除傳遞共有的元數據信息外，還需要傳遞其自身特有的元數據信息。歸檔時，除歸檔電子數據本身的物理文件外，還需考慮電子數據在PDM系統中具有的一些基本信息，如編制時間、編制者、發放路線、歸檔者、歸檔時間和有效性等，這些信息根據歸檔管理規定進行傳遞。
三、XML文件格式定義
前面已經講到歸檔數據的元數據信息通過寫入定義好的XML文件，再將XML文件傳遞給檔案系統進行解析和寫入。可擴展標記語言(XML)是一種精簡的SGML(Standard GeneralizedMarkup Language)語言，它具有平臺無關性、靈活性、開放性、可擴展性和信息傳輸的便捷性等優點，使之在數據共享和數據交換得到越來越廣泛的應用。此外，XML最突出的兩大功能是數據描述和數據交換，這使其在工程文檔管理、知識表達、構建產品信息模型、工程數據庫管理以及協同設計中得到廣泛的應用。
如圖4所示為PDM系統與檔案系統集成時可采用的XML格式，此格式邏輯清晰，集成難度低、開發難度小，可維護性較好。
圖4 集成歸檔XML格式
圖4中的XML文件中，對歸檔數據的類型、來源部門、編制中、分發路線、編號、名稱和歸檔操作者等屬性信息以及電子數據的來源和位置進行了詳細描述，供檔案系統解析、寫入。
四、檔案接口管理
除由流程自動觸發的歸檔動作外，用于人工管理數據歸檔工作的檔案接口管理功能是必須的。所以可以提供人工歸檔操作及日志查看的功能，包括批量啟動、停止歸檔動作，查看成功和失敗檔案日志等。無論人工操作的數據歸檔成功或失敗，系統將對歸檔記錄進行相應的狀態記錄，在管理頁面中允許對數據歸檔記錄進行相應的處理。同時可根據不同搜索條件搜索到歸檔記錄，查詢條件中包括編號、數據類型、記錄狀態和執行結果等。
五、結論
PDM系統是個復雜的數據管理系統，對其產生的數據和信息進行實時、高效的電子歸檔是將來企業管理的趨勢，是工程項目全生命周期管理不可缺少的一部分。本文從歸檔管理的架構、過程、表空間定義和管理頁面等方面闡述了一種PDM系統和檔案系統的集成管理方法，為檔案管理工作提供一定的借鑒，也為PDM系統與檔案系統的集成管理以及國內電子數據歸檔工作提供參考。
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本文標題：一種PDM系統與檔案系統的集成管理方法
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