在企業向集團化、規模化發展的過程中，往往會遇到多個信息化系統集成問題。這些系統需要密切的交互數據，同時這些系統又具備一定的獨立性，如何集成管理這些系統的數據就是急需解決的問題。有效的統一的編碼管理是解決這一問題的根本方法。通過建立編碼標準，開發“企業信息化編碼管理軟件”(以下簡稱編碼管理軟件)，保障并推動編碼管理的順利實施。
1 制定編碼標準及推廣
經過多年來編碼管理的實際應用，總結出以下編碼工作經驗：
1)編碼是為了應用計算機和信息化系統管理而產生的，因此要盡量滿足計算機和信息化系統管理的要求，淡化人工管理的要求；
2)編碼標準要站在企業最高的層面上考慮，由熟悉設計、工藝、生產以及物流過程的老員工組織并建立編碼項目小組，經過與企業內部和外部的交流調研，形成編碼標準初稿進行試運行，經過實踐的驗證、磨合后方可全面實施；
3)編碼標準制定應由企業的信息部門組織，與應用部門(包括技術、工藝和物流等)協商制定，并由專人負責并管理編碼標準；
4)編碼標準要充分考慮企業現有的數據的特點，細致分析企業設計和生產過程中數據的組織方式；
5)編碼標準要盡量簡單化，能夠區分資源的類別，大類即可，同類資源可以通過計算機產生流水碼來保障數據的唯一性；
6)產品及零部件編碼標準可以拋棄傳統的隸屬關系編碼，帶有隸屬關系的圖號對于手工管理確實方便，但對于應用計算機信息化系統管理則有很多弊端；
7)如果需要對在制品進行精準的管理，就要制定工藝編碼標準，對零件性質、工藝路線、工序進行定義和編碼，在原編碼的基礎上追加狀態編碼，實現不同狀態下的在制品管理；
8)如果需要對每一個物品進行更精準的管理，就要制定標簽編碼標準，標簽管理以條碼或射頻識別技術為基礎，區分每一個物品進行編碼管理，而不是按類別管理物品，在原物品編碼的基礎上追加供應商代號、訂單代號、訂單批次、序列號、檢驗人員代號、裝配人員代號、數量等編碼信息，實現對唯一物品的管理。
通過編碼標準制定，最終形成全企業范圍的一系列編碼標準，包括產品、標準件、外購件、液壓膠管總成、工藝、原材料及物料、企業資源、組織機構及人員、標簽等各項編碼標準。開發編碼管理軟件，描述所有編碼規則，對各項編碼規則進行網絡化管理，既方便大家查詢、使用又方便管理員的更新維護，保障了編碼標準的順利推廣。
2 老數據整理
數據整理的內容包括：現有信息化系統中的編碼轉換和數據規范；現有電子圖文檔的編碼轉換和數據規范。在實際工作中要注意處理好以下幾個問題：
1)對于信息化系統中的數據，把新編碼存放在指定的屬性中，待全部或部分新編碼填寫完成后，一起將新編碼轉到數據的主鍵標識位置上，減少新舊編碼同時存在造成的混亂；
2)老數據的舊編碼不宜徹底刪除，可以存放在數據的屬性中，與新編碼同時存在，既方便老數據查詢，同時又為原有的紙質資料提供老編碼的對照信息。老數據的紙質和電子圖紙、技術文件新舊編碼也要同時存在；
3)編碼管理軟件應提供企業內部所有資源的查詢功能，并且操作簡單，可視化功能強。在老數據整理過程中需要大量頻繁查詢各個信息化系統中的數據，應用編碼管理軟件，提高查詢效率，增加新舊編碼轉換的可操作性；
4)開發數據整理的工具軟件，減少操作者的重復和復雜操作，還可以進行工作分工和權限約束；
5)嚴格控制新數據使用新的編碼，不允許再產生老編碼。由編碼管理軟件進行控制，各個系統收回創建新數據的權限，由編碼管理軟件在各個系統中自動創建。
3 編碼過程管理
產品編碼管理中編碼必須由專人管理、審核和分配。使用者通過編碼管理軟件進行查詢，如果查詢不到，則提交申請。編碼管理者通過編碼管理軟件進行編碼審核與分配，新物品或新資源由編碼管理軟件自動地添加到各個系統的數據庫中，并自動通知各個系統管理員。物品或資源的信息修改由使用者通過編碼管理軟件提交修改申請，經編碼管理者審核通過后，編碼管理軟件將自動更新到各個系統的數據庫中。
在實際工作中總結出以下經驗：
1)編碼的審核和分配要由具有多年工作經驗的標準化人員定崗管理，做到責任明確，管理嚴格；
2)利用編碼管理軟件實現全過程編碼管理網絡化：編碼申請→審核→給碼→人庫→通知；
3)非自制件(標準件、外購件、原材料和資源等)不允許私自創建，必須通過編碼管理軟件申請編碼；
4)如果申請者申請的物品編碼已經存在，要對申請者進行懲罰，以減少一物多碼現象的產生；
5)物品在采購、領料和生產中會產生很多意想不到的問題和糾紛，編碼管理軟件要記錄物品申請或修改時的所有信息，包括申請時間、申請人、申請說明、審核內容等，對問題追溯提供有效依據。
4 PDM與ERP數據集成
編碼管理的另一個目標就是實現PDM與ERP的數據集成。通過統一的編碼過程管理，為PDM與EPR數據集成提供前提條件。
PDM與ERP數據集成的難點很多。首先，PDM與ERP與ERP系統數據結構差異很大。ERP系統數據相關信息較多，包括生產、庫存、計劃和財務等；PDM系統數據版本信息較多，產品結構復雜；其次，PDM主要在要在技術、工藝部門使用，而ERP分布于采購、生產、銷售、財務等很多部門，互相溝通難度大；再次，數據的實效性和同步性受實際復雜的應用情況制約，理論與實際出入很大。
一般企業都是以PDM為主動，ERP為從動，建立中間數據緩存處理的方式實現PDM與ERP的數據集成，圖1描述了PDM與ERP數據集成的過程。圖1中A和B分別描述了兩種從動方式：A方式是以PDM產品或零部件為基準映射到ERP中。B方式是通過對PDM數據監控將數據變化的結果更新到ERP中。這兩種方式都是通過編碼管理軟件計算出如何變化并標志狀態，根據狀態自動更新ERP，而且在更新過程中設置了很多規則和約定，可能是編碼的變化(如根據工藝編碼標準追加工藝狀態碼)，也可能是相關數據的計算并更新(如根據零件性質確定庫房和加工中心等)，這些規則是根據企業內部ERP的實際情況而定的，這些方法和過程要經過一段時間的調整、磨合才能穩定下來。
零件狀態Pstate：未變、新增、修改屬性、修改路線、修改材料代號、修改單定額、刪除，等。
結構狀態Cstate：未變、新增、修改數量、修改零件性質、修改轉入、刪除。等。
圖1. PDM與ERP集成示意圖
5 編碼管理軟件的特點
該編碼管理軟件是自主開發輔助性的工具軟件，其程序的邏輯結構十分復雜，需要摸清各個信息化系統的數據結構和工作方式，或者由軟件廠商提供數據接口，滿足企業內部多個系統的異構性和特殊性的數據集成要求。編碼軟件直接訪問大型系統軟件的數據庫，對于要求使用簡單功能的用戶，不必裝大型的系統，使用編碼管理軟件就可以實現簡單的功能，減少大型系統軟件的維護及節省用戶結點數。該編碼軟件具有以下3個特點：
1)實用性以實際應用為需求，減少一切手工及重復勞動，彌補大型系統軟件對于企業特殊性和針對性功能的不足；
2)集成性建立各個系統間數據的橋梁，把孤立的系統數據庫聯系起來。實現數據的通暢及數據新增修改的蔓延；
3)易用性定位為工具軟件，以精簡的界面(可以和大型系統同時顯示)、方便的操作來贏得用戶的使用，作為大型系統的輔助工具，提高工作效率。
6 結束語
通過編碼管理項目的開展，建立了全企業范圍的、統一的編碼體系，規范管理企業各種數據資源，為企業信息化發展奠定了堅實基礎。應用編碼管理軟件動態描述編碼規則，使用戶方便地查詢到各種編碼規則，推動了各項編碼標準的推廣。規范各種數據，所有人員都可以通過編碼管理軟件訪問到所有資源數據，所有物品新增修改都通過編碼管理軟件實現，做到了唯一的入口對應多個系統的數據規范。實現了產品數據的集成，各個系統數據的橫向集成統一，以及PDM與ERP的縱向數據暢通。為采購、倉儲、生產和銷售等過程的精準物流管理提供了數據基礎。
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本文標題：編碼管理在企業中的應用
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