1 概述
工作流(Workflow)的概念起源于生產組織和辦公自動化，是針對日常工作中具有固定程序的活動而提出的一個概念，目的是將工作分解成定義良好的任務、角色，按照定義的規則或流程執行這些任務，從而實現提高辦事效率、降低生產成本、提高企業經營管理水平和競爭力等目標。因此，工作流是一類能夠完全或者部分自動執行的經營過程。它根據一系列過程規則，使文檔、信息或者任務能夠在不同的執行者之間進行傳遞和執行。通過工作流，SmarTeam用戶可以接收任務，瀏覽相關的文檔，觀察文檔的工作歷史，執行其他必要的操作，并將文件傳遞到流程的下一個節點，加快了審批流程。要實現工作流程管理，首先要根據企業的實際流程建立計算機工作流程模型。其工作流具體執行過程如圖1所示。
圖1 工作流具體執行過程
2 優化前提
在實際應用中，工作流管理在提供強大的管理和跟蹤能力的同時，加快了審批和更改過程，提高了審批效率，但是也存在一定的問題。
(1)SmarTeam用戶并不能及時獲知工作流最新動態，無法獲得工作流反饋信息，而只能通過客戶端或者WEB瀏覽器打開SmartBox信箱來獲得信息。這在一定程度上阻礙了工作流的順利執行，甚至有可能會因為沒有在規定的時限內打開SmartBox獲得消息而影響整個工作流的執行。
(2)所有參與人員無法對該工作流對應文件的修改等操作進行即時討論，只能通過SmartBox的郵件進行溝通。工作流參與人員的協調性很差。
(3)長時間開啟客戶端將占用系統資源，造成資源浪費。
在這種要求下，本文針對工作流反饋機制提出了優化方案，對SmarTeam進行二次開發，利用網絡通信技術和即時提醒機制，開發了工作流反饋優化系統，讓SmarTeam用戶及時獲得工作流最新工作狀態和反饋信息，并能夠和其他用戶對工作流和對應文件進行討論溝通，增強協調性。同時，該系統通過計時器定時掃描捕捉工作流最新動態，將系統資源占用率降到最低。系統工作流程如圖2所示。
圖2 系統工作流程
3 優化技術
SmarTeam擁有強大的二次開發接口API函數，在利用VB6.0的基礎上，編制開發了工作流反饋優化系統。首先，通過工作流捕捉來獲取其最新狀態，然后，根據優化系統工作流程來確定如何通知相關人員，最后，相關人員在收到系統通知提醒后打開工作流，掌握工作流流程狀態，為相關工作做好準備并及時完成任務。
3.1 工作流狀態捕捉
當捕捉到現有工作流的狀態后，將會依據工作流的狀態向下一節點人員發送信息或是通知所有人員；工作流反饋優化系統使用2個計時器捕捉新的工作流和已工作的工作流的信息，在最短時問內通知相關人員。因此，定時器的定時捕捉將會大大降低系統資源的占用，有利于整個系統的正常運行。
捕捉工作流狀態的部分程序如下：
3.2 優化系統的網絡通信功能
通過工作流反饋優化系統，客戶端人員在相應權限下可以自由和項目管理人員、其他人員進行網絡即時通信，及時對文件的添加、更改和刪除等操作進行溝通協調。同時，為了保證服務器對客戶端人員和信息的控制，所有客戶端之間點對點的通信必須通過服務器進行信息通訊申請。其網絡通信窗口如圖3所示。
圖3 網絡通信窗口
3.3 查看工作流
當SmarTeam用戶接收到信息后，可以直接查看相關流程圖而沒有必要打開客戶端或者WEB瀏覽器，以節省系統資源，在工作流執行到該節點之前做好準備。
查看工作流的部分程序如下：
4 結束語
通過優化技術，可以使SmarTeam用戶能夠更好地使用工作流，配合項目管理，有效提高了工作效率，并且允許SmarTeam用戶在權限范圍內和其他人員網絡通信，極大地方便了用戶的溝通。利用工作流反饋優化系統，工作流能夠為SmarTeam用戶提供與SmarTeam無縫集成的、基于Windows的可快速實施的工作流程管理。
核心關注：拓步ERP系統平臺是覆蓋了眾多的業務領域、行業應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業務領域的管理，全面涵蓋了企業關注ERP管理系統的核心領域，是眾多中小企業信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
相關文章
