在科技文件歸檔過程中，為防止科研檔案因設計人員疏忽或其他不可預測的原因而造成其流失的情況，在傳統的紙質檔案管理中，己較多采用“先歸檔，再利用”的管理辦法，確保了科技檔案的完整性和齊套性。這樣就形成了傳統紙質檔案“產生-審簽-歸檔-保管-利用”的流程。在PDM的文件生命周期中，也采用“產生-審簽-歸檔-利用”的流程，除文件數據直接保管在系統服務器上外，其他各階段與傳統紙質檔案的管理幾乎完全重合。
本文擬通過分析紙質檔案和電子檔案的各自價值、PDM系統和傳統紙質檔案管理各階段的優劣、利弊，探討出一套PDM環境下科技檔案管理的新模式。
一、從價值方面考慮，兩種形式的檔案各有利弊，相互補充
（一）傳統紙質檔案擔當著確保原始性和真實性的重任
相對于電子文件，傳統紙質在維持檔案內容的原始性和真實性方面，因其載體的耐久性和內容對載體的依賴性，優勢非常明顯。電子文件由于其載體的易損以及其易于更改的特性，不利于發揮檔案的憑證作用，故在沒有有效手段解決電子文件的易更改性和無法長期保存的問題之前，檔案管理仍然應以紙質檔案的管理為重心。文件經過審簽流程進入歸檔階段后，應將文件以及文件的審簽流程打印出來，變成紙質檔案的形式進行管理。
（二）電子檔案是對傳統紙質檔案的必要補充
在以紙質文件為管理重心的前提下，電子檔案也是不可或缺。電子文件便于編輯、易于傳輸、提供利用方便，這些都是紙質文件無法媲美的優勢。電子檔案做為傳統紙質檔案的補充，不僅僅是因為以上這些優點，還有其他一些因素。
1、某些科技文件必須采用電子數據形式，如果將其轉化成紙質檔案會失去其價值。
目前的科技文件格式多樣，不但有二維的圖紙，還有三維的，還有各種軟件程序。還有一些實驗數據，其中包含了幾十萬甚至上百萬楨圖象。這些都是無法轉換成紙質檔案保存的。
2、電子檔案便于編輯的特性對科技檔案來說尤其重要
科技檔案有一個非常突出的特點：科技產品需要不斷的改進，某些科技檔案而且必須及時修改，才能保證科技檔案的準確性。在這種情況下，設計師在修改文件時，可以采用原文件直接修改，而不必重新費時進行制作。
二、從管理流程上考慮，兩種形式的檔案相互轉換，不可缺少
我們按產生-簽署-歸檔管理-保管的順序進行闡述。
（一）科技檔案的產生已完全電子化
目前的科技文檔編寫己幾乎全部依賴Word輔助完成，設計圖紙依賴Auto cad、Protel等軟件輔助完成�？萍紮n案的產生已經幾乎完全電子化。特殊情況下，如果產生手工版本，也可以通過重新輸入或掃描等辦法進行電子化�？萍紮n案的完全電子化為電子進行審簽流程打下了基礎。
（二）堅定不移的堅持電子審簽流程，紙質簽署為輔
目前科技檔案的歸檔簽署流程有兩種方式：電子簽署流程和紙質簽署流程。電子簽署流程是指文件由網絡進行傳輸。與文件相關的人員依照審批順序依次對文件進行審閱，這個過程由PDM系統記錄下來，并生成簽署流程表。
紙質簽署流程是指文件附帶簽署頁，由審批人員依次對紙質文件進行審閱，并在簽署頁上簽字確認，最后形成完整的簽署記錄。
1、電子簽署流程方便快捷
與紙質簽署流程相比。電子簽署流程有著無與倫比的方便快捷性，只要設計人員將文件提交入PDM系統，相關簽署人員只需打開自己的PDM工作表，即可進行簽署。簽署完成后，PDM系統將自動安排下一簽署人員進行審批，直至審批結束進入歸檔狀態。
2、確保流程唯一性
科技文件是用來指導科研生產的，為保證文件的真實有效性，必須確定文件的唯一性，而文件的唯一性就要求了文件的歸檔流程必須堅持唯一性。歸檔簽署流程是文件在歸檔過程中各負責人審閱文件并表示同意的真實記錄，代表著這份文件的歸檔合法性。一份文件走兩個簽署流程，就會產生兩個版本的文件，而檔案管理人員一般缺乏專業鑒別能力，無法確認兩份文件是否是同樣的版本。
文件的歸檔簽署流程，必須從PDM系統中完成。如果因特殊原因，確需走紙質流程，可以先以紙質簽署歸檔文件，而后用PDM系統中歸檔的文件取代。
3、紙質簽署流程不可或缺
盡管電子簽署流程有著顯著的優勢，但也有一定的局限性。比如一些需要外單位人員進行會簽的文件，PDM系統無法提供相應的簽署權限；還有一些文件，比如會議紀要、協議、合同等必須經紙質簽署。
（三）紙質檔案和電子檔案的歸檔管理各有側重
1、紙質檔案偏重查考
計算機技術發展起來以前，科技檔案全部是由紙質文件組成，既承擔著提供利用的職能，又作為查考的憑據。隨著信息技術的蓬勃發展，電子文件在科研活動中扮演著越來越重要的地位，因其便于編輯、易于傳輸等特點，人們在選擇利用時，會較多的選擇電子檔案而非紙質檔案。在PDM系統中，科技人員只需提交申請，經過電子審簽，即可進行瀏覽或下載電子文件。而紙質檔案因其信息內容與其載體（紙張）不可分割，且更改會留下痕跡，所以在保持檔案的原始性和唯一性方面具有優勢，其載體的保存期也相對較為長遠。所以，目前的紙質檔案的管理應偏重保存備查，而非日常提供利用。
因此，在科技文件經過電子簽署流程，轉化為紙質檔案歸檔時，一定要保證檔案的信息的完整性，為此需要將其文件類目、版本信息、簽署流程信息等一系列屬性都轉化成紙質文件同時保存，以備查考。
2、電子檔案偏重提供利用
相對于紙質文件而言，電子檔案的優勢是便于編輯、易于傳輸，查找方便，存儲空間小。對于科技工作者來說，在自己的計算機上可以調用所有的科技檔案進行利用，對已有的檔案數據加以修改形成新的版本，無疑是一件省時省力的事情。電子檔案管理的側重點就應該是如何保證能在保密原則下最大限度的方便科技人員利用。檔案管理人員在管理電子檔案時，可以采取如下方法來提高電子檔案的利用效率。
前端控制一將科技檔案的分類方法固定在PDM中，設計人員將科技文件提交入PDM系統時，PDM系統即按照既定規則分配一個檔案分類號。
規范命名一利用計算機系統軟件根據文件名稱排序的特點，將科技文件的名稱規范化，從而達到有序化管理。
3、在日常管理中，注意相互比照
由于科技文件經常更改，在日常檔案管理中，要保證紙質文件和電子文件同步更新。如果出現管理上的疏漏，電子文件和紙質文件可以相互比照，這樣有利于保證檔案的真實有效性。
（四）電子檔案的保管對我們提出了新的要求
傳統紙質文件的保管方法，在檔案工作中已經是較為成熟的，一般采用密集架排放，嚴格執行“八防措施”、“保密條例”，而電子檔案以其載體和載體與信息結合方式的特殊性對傳統檔案保護理論造成很大的沖擊，電子檔案與傳統紙質檔案在保護技術上有很大的差別。
目前電子檔案一般放在磁盤或光盤上，電子檔案的載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤的支持體，磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現信息的決定因素。光盤是利用激光進行信息存取的，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成，記錄介質主要是碲、碲合金、硒、碳鋁化合物，這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。
三、PDM環境下的科技檔案管理模式
從紙質檔案和電子檔案各自的價值分析，兩者各有利弊，相互補充。但是兩種類型的檔案如果全部按文件生命周期產生、審簽、歸檔管理的話，其弊端是顯而易見的：形成了相同內容、兩種類型的文件并發的局面。同時增加了大量的人、財、物的投入，造成了浪費。
所以，PDM環境下的科技檔案管理，宜采取如下模式：
科技文件幾乎已全部以電子形式產生，應堅定不移的堅持電子審簽流程，紙質簽署為輔。歸檔管理上紙質檔案和電子檔案各有側重，紙質檔案應偏重查考，電子檔案宜偏重提供利用，在日常管理中，注意相互比照。檔案的保管，尤其是電子檔案的保管，應達到新的要求。電子檔案的利用，因需頻繁讀寫，宜主要放在PDM服務器上進行。占空間較大的電子檔案或者需長期保存，以備查考的電子文件應保存在專門的電子檔案存儲中心。
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本文標題：PDM環境下科技檔案管理模式的探討
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