1 引言
隨著經濟全球化和市場竟爭的日益激烈，ERP管理成為我國企業管理方式的一個熱點。為了充分利用鼓新的信息化科技乎段，全面提升、優化、規范各項管理工作，建立適應信息化需求的扁平、高效組織管理模式，濟南鋼鐵股份有限公司(簡稱濟鋼)自2003年2月啟動ERP項日，2004年初包括采購、銷售、庫存、財務等模塊的ERP一期上線。濟鋼的ERP選用了Oracle公司的Oracle11.5.9經過1年的運行，取得了明顯成效。
2 單據狀態
Oracle Purchasing即采購管理是ERP的重要組成部分，主要功能為編制采購需求計劃，根據計劃創建采購訂單并跟蹤訂單的執行情況，處理訂單的接收和退貨，建立和維護供應商檔案等，包括了整個采購活動的各個環節。
主要采購單據包括申請、標準和計劃采購訂單、采購協議、發放等。單據的審批狀態有：（1）未完成：指不完整的采購單據，即在單據錄入窗口錄入創建了單據，但尚未提交審批。（2）處理中：在單據編輯窗口錄入后提交審批，正處于審批工作流中的單據。（3）已拒絕：在審批工作流中，被審批人拒絕的單據。（4）已退回：采購申請被采購員退回。（5）要求重新審批：采購訂單與發放在批準后，如果單據創建人對單據的主要數據進行修改，則系統會自動修改單據狀態為要求重新審批，需要創建人將單據重新提交審批，方可進行訂單的進一步處理。
3 單據控制
在Oracle Purchasing中，單據的控制活動主要有刪除、取消、暫掛、關閉、凍結等。系統一般設置為只有單據創建人具有訪問、修改單據的權限，其它人只分配杳看單據的權限。
（1）刪除。對于未提交審批的單據，可以以在單據創建窗口直接刪除整個單據、單據行、發運。對于已提交審批的單據，可以刪除其中后來添加的未批準的行、發運和分配。刪除后，訂單所關聯的申請會自動返回申請集，可以使用"自動創建單據"窗口，把這些未執行的申請重新分配給其它采購訂單或發放。刪除操作執行后，單據數據直接從系統中刪除，無法再從相應界面與數據表中杳到。
（2）取消。單據創建人可以通過完全或部分取消單據頭、行、發運、分配，來終止或部分終止與供應商的現有合約關系。如果取消了采購訂單實體，則不能接收或支付被取消的物料和服務，但可以支付取消前已接收的訂單。另外，不能修改被取消的實體或其組件。如果某申請行已有關聯的采購訂單，則此行不能被取消。取消操作屬不可撤消的操作，只有確保所有需要的活動均完成之后，才可以取消單據或其組件。單據被取消后，在單據匯總界面仍然顯示相應數據，但單據不可訪問。通過系統設置，采購員可以在取消訂單的同時，選擇是否同時取消采購申請，否則，申請會自動返回申請集。
例如：與某供應商訂購了某物料A與B，隨后因設計變更，不再需要物料B，這時可取消包含物料B的訂單行。如果物料A訂購數量為30件，而生產只需要20件，在接收20件并完成后續事務處理后，可以取消訂單行，則剩下的10件就會取消，而已接收的20件仍然有效。
（3）最終關閉。可以以通過最終關閉已完成的單據、行和發運，防止對單據的修改或執行活動。單據最終關閉后，無法在相應的錄入表單窗口訪問該單據，也不能對最終關閉的實體執行以下活動：接收、轉移、檢驗、交貨、更正接收數量、開票、向供應商退貨或退回至接收�？梢詫徟ㄗ罱K關閉實體的單據，但不能審批在題頭層最終關閉的單據�？梢源蛴∽罱K關閉的單據。單據關閉后，與訂單關聯的申請不會自動返回申請集。單據最終關閉是Orac1e Purchasing系統的內部控制活動，不會影響與供應商的合同關系，即與供應商的合同關系依然有效。
最終關閉是不可撤消的活動，只有在確保所有需要的活動均已完成時，刁一能最終關閉單據或其組件，一般不建議執行此活動。
（4）暫掛與發放暫掛。只有狀態為"處理中"的單據可執行暫掛，單據暫掛可以在撤消審批單據的同時防止打印、接收、開票和進一步審批，直至解除暫掛。例如：在采購訂單提交審批后，發現合同條款存在一定問題，在同供應商協商期間，可以先"暫掛"單據，直至問題解決后再執行"發放暫掛"。
（5）凍結和未凍結。如果要防止再對采購訂單進行任何修改或其它活動，可以凍結采購訂單，凍結操作只能在題頭和發放層執行。在凍結采購訂單后，仍可以接收和支付已訂購的貨物。如果要防止接收或將發票與此采購訂單匹配，則應取消或最終關閉采購訂單。凍結操作屬可逆操作，在控制單據界面執行"未凍結"，可以撤消凍結單據。凍結訂單不能在錄入表單中被訪問。
（6）關閉、接收關閉、發票關閉。Oracle Purchasing可以根據系統中"采購選項"窗口中指定的控制選項(接收關閉允差、接收關閉點和開票結算允差)，自動關閉接收及開票。一旦關閉指定行的所有發運，Oracle Purchasing將自動關閉該行；一旦關閉指定題頭的所有行，Orac1e Purchasing將自動關閉單據。除系統的自動關閉外，還可以在單據控制界面手工將接收關閉或發票關閉，以控制在某期間內的訂單接收及開票。例如：系統設置關閉允差為95%，如果訂購了某物料100件，已接收了96件，則系統自動關閉此行的接收。如果供應商第一批送來94件，采購員認為剩余的6件可以不再需要，可以人工在單據控制界面關閉接收，則此行不可再接收。進行"關閉"后，在單據控制界面可重新"打開"單據。
4 單據控制適用性及控制狀態檢查
表1為申請與標準采購訂單允許進行的有效控制活動。
表2為單據控制狀態檢查情況。
Oracle Purchasing中，不同的單據類型和實體，允許執行的控制活動不同；同一單據類型，不同的狀態下，可以執行的控制活動也不同。在選擇控制活動時，系統會對單據執行狀態進行檢杳，核實單據的狀態是否有效，來決定是否可以執行選定的控制活動。
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