隨著計算機網絡技術的發展和辦公自動化的普及，電子文件應運而生。在企業中，伴隨企業信息化程度的不斷提高，電子文件也日益增多。電子文件是指在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件，由于電子文件的傳輸快捷性、可復制性等優點，使得無紙化辦公成為現實。
如何對電子文件收集、鑒定和歸檔等環節實行全過程管理與監控，保證文件管理和檔案管理工作的連續性、科學性，是企業檔案部門面臨的新課題。
一、明確電子文檔的生命周期
電子文檔的生命周期是電子文件從其形成、在組織內部處理與傳輸直到最后銷毀或經歸檔進入檔案部門相應的流程和步驟，電子文件的形成產生是前端，處理、鑒定、整理、編目等信息處理過程是中端，永久保存或銷毀是未端。把整個生命周期劃分為若干階段，使每個階段都有其特定的功能與價值形態，從而把電子文檔管理變得經濟、有效、容易控制。
二、電子文檔的管理原則
電子文檔管理原則是在管理電子文檔的過程中，為了保證電子文檔真實、完整、安全和有效利用而遵循的行為準則。
1．全過程管理原則：對電子文檔的形成、處理、收集、積累、整理、鑒定、歸檔和保管、利用等各個環節，建立一整套科學、合理、嚴密的管理制度，并嚴格執行管理措施，從每一個環節杜絕信息失真和隱患，維護電子文檔的原始性、真實性，以保證電子文檔在其整個生命周期受到嚴密的控制。
2．前端控制管理原則：前端控制是針對電子文件自身的特點，防止失誤，控制差錯的最佳時機，把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程，可以有效防止其他管理環節對電子文件的損傷和破壞，確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀，提高管理效率。
3．電子文檔的真實性原則：電子文檔真實性是指電子文檔的內容、結構、背景信息等經遷移、傳輸后須與形成時原始狀態一致。真實性是保證電子文檔行政有效性與法律證據性的基礎，是電子文檔反映歷史真實，具有價值得以作為企業管理記憶長久保存的前提。
4．電子文檔的可讀性原則：電子文檔的可讀性是指電子文檔經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后，應能夠以人可以識別、可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性。
三、開發電子文檔管理信息系統
電子文檔管理信息系統不是對手工管理流程的簡單模擬，而應該是本著更科學、更合理、更有效的原則對文件和檔案管理進行“業務流程重構”，將“文件處理系統”與“檔案管理系統”進行無縫連接，實施“文檔一體化”管理。
通過建立電子文檔管理信息系統，可以對電子文檔生命周期的各個階段進行管理與監控，可以記錄在電子文檔生命周期過程中的所有處理活動，確保電子文檔的真實性、完整性與可讀性。建立文檔管理系統之后與原電子文檔管理模式的區別如圖示：
1．電子文檔的特點
(1)資源共享，遠程檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質檔案，必須到檔案室辦理借閱手續，借閱后如需復制檔案，還需辦理審批手續。在電子文檔管理系統中，儲存電子文檔的信息數據庫是共享的，用戶可通過電腦在網絡上按權限直接查找并選擇檔案信息，進行遠程瀏覽，并可方便地復制和存儲。
(2)操作方便，簡單易行，自動分類組合，便于管理。紙質文件的分類和組卷花費了檔案人員、兼職資料員大量的時間和精力，每～卷檔案都需要檔號、裝訂、頁碼、裝具來固定，而在文檔管理信息系統中，不同的用戶可以根據不同的需要，利用系統對電子文檔進行迅速、有效、多角度的整合，文件與檔案的界限已不復存在，文書處理人員、技術人員和檔案管理人員共享一個電子文檔管理系統，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。
(3)鑒定的內容、標準和方法的改變。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值的可讀性，原有的檔案價值理論分析范圍也將隨之擴大，將產生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息也將會不斷地修改和補充，故而很難對其劃定固定的保管期限，再加上目前電子文件的憑證價值尚無法律保證，其鑒定、管理方法亦無定論。
(4)容量大，體積小，節省庫房存儲空間，降低保管成本。傳統的紙質檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文檔載體所容納的信息量是紙質檔案所無法比擬的。
2．電子文檔管理系統構建
結合文檔生命周期理論和電子文檔的自身特點，在開發電子文檔管理信息系統時，可以將電子文檔生命周期用以下狀態來描述：新建、入庫、處理、歸檔、利用，管理系統提供存儲、檢索、歸檔和管理功能，包括用戶界面、版本管理、安全權限控制等。
(1)電子文件夾：為了完整地描述對象(如一次會議)，將和該對象有關的所有電子文件集中起來，放在一個可以完整描述對象的文件目錄，即電子文件夾中。一個文件夾可以包含不同格式的電子文件，掃描件、普通文檔、電子表格、照片等)，它保存在用戶的本地計算機上。
(2)元數據：指描述電子文檔數據屬性的數據，用，i電子文檔的整理、查找、存取、集成、轉換和傳送等，它包括電子文檔的操作狀態、版本狀態、分類信息、使用權限及其他控制信息，它記錄了電子文檔間的關聯性，以保證不割裂電子文檔間有機聯系。
(3)電子文檔庫：是文檔管理系統的核心，利用它可以建立不同類型電子文檔間的有機聯系，實現文檔的層次與聯系控制，有效管理存儲于庫里的電子文檔，從而反映企業活動歷史真實。電子文檔庫是電子文檔管理系統連接數據庫和用戶界面的一個邏輯單元，一般由電子文檔管理應用程序和數據庫管理系統組成，其作用是支持各種檢索功能，在數據庫中存取各種文檔，存存取過程中生成這些文檔的元數據，并將之存于數據庫中。
電子文檔庫的工作原理是：當文件入庫時，首先在數據庫中產生一條記錄，用于記錄該文檔的各種信息，如名稱、作者、日期、文號、關鍵詞、歸檔部門、文件狀態等，然后將該文檔存入數據庫中，同時把指向文檔地址的指針存入對應的記錄。檢索取出文檔時，系統到數據庫找該條記錄，根據記錄中的地址指針找到文檔，然后進行拷貝，同時更改文檔的狀態。為了保證電子文檔的安全，每次進行上述處理，系統都要對用戶的操作權限進行驗證。
將電子文檔統一存放在電子文檔庫中，由管理系統來控制，一般有兩種處理方式：一是將文件夾整體作為一個對象；-是將一文一檔分散、分類存入，用關鍵詞進行有機聯系。
(4)電子文檔管理系統由8個模塊組成。包括：
操作模塊、入庫模塊、屬性修改、分類模塊、打印模塊、用戶與權限管理模塊、檢索模塊、紙質檔案管理模塊。
操作模塊：提供系統下的所有文檔錄入、處理、修改、鑒定、歸檔、檢索、排序、刪除等基本操作。
入庫模塊：用來處理還未在系統管理下的文件，可將在使用系統前工作中已經生成韻大量電子文件錄入到系統中。
屬性修改：修改已入庫各類文檔的屬性，如題名、日期、備注、關鍵詞等。
分類模塊：企業管理、工程施工、船舶管理、經營管理、黨群工作、音像資料、PPT、會議、證書、科研、統計、榮譽、文檔匯編以及收、發文等分類，較為全面地展現企業的各項管理工作。
打印模塊：在系統中建立打印服務器，通過系統的打印申請功能控制電子文檔的紙質載體輸出。
用戶與權限管理模塊：各種操作都有權限控制，用戶只有擁有相應權限才可以進行相關操作，可以由系統管理員或檔案管理員通過該模塊對用戶和用戶進行動態管理。
檢索模塊：支持多條件檢索、全文檢索。
紙質檔案管理模塊：通過導入的方式，把紙質檔案檢索目錄錄入到系統中，進行檢索、排序、報表輸出、借閱等管理。
在電子文檔管理系統開發中，除了以上基本模塊外，還應做到根據用戶具體要求，增加新的模塊，定義統一的界面，預留與其他系統的接口。
四、結論
在新時期，檔案管理部門要明確電子文檔的生命周期，遵循電子文檔的管理原則，開發符合企業實際的文檔管理信息系統，對歸入的電子文檔逐一鑒定。同時，隨著系統的不斷完善，檔案管理系統將與企業各管理系統進行無縫連接，為各項管理工作提供有效利用。
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本文標題：企業電子文檔管理工作的幾點思考
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