隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和辦公自動化的普及，電子文件應(yīng)運而生。在企業(yè)中，伴隨企業(yè)信息化程度的不斷提高，電子文件也日益增多。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，由于電子文件的傳輸快捷性、可復(fù)制性等優(yōu)點，使得無紙化辦公成為現(xiàn)實。
如何對電子文件收集、鑒定和歸檔等環(huán)節(jié)實行全過程管理與監(jiān)控，保證文件管理和檔案管理工作的連續(xù)性、科學(xué)性，是企業(yè)檔案部門面臨的新課題。
一、明確電子文檔的生命周期
電子文檔的生命周期是電子文件從其形成、在組織內(nèi)部處理與傳輸直到最后銷毀或經(jīng)歸檔進入檔案部門相應(yīng)的流程和步驟，電子文件的形成產(chǎn)生是前端，處理、鑒定、整理、編目等信息處理過程是中端，永久保存或銷毀是未端。把整個生命周期劃分為若干階段，使每個階段都有其特定的功能與價值形態(tài)，從而把電子文檔管理變得經(jīng)濟、有效、容易控制。
二、電子文檔的管理原則
電子文檔管理原則是在管理電子文檔的過程中，為了保證電子文檔真實、完整、安全和有效利用而遵循的行為準則。
1．全過程管理原則：對電子文檔的形成、處理、收集、積累、整理、鑒定、歸檔和保管、利用等各個環(huán)節(jié)，建立一整套科學(xué)、合理、嚴密的管理制度，并嚴格執(zhí)行管理措施，從每一個環(huán)節(jié)杜絕信息失真和隱患，維護電子文檔的原始性、真實性，以保證電子文檔在其整個生命周期受到嚴密的控制。
2．前端控制管理原則：前端控制是針對電子文件自身的特點，防止失誤，控制差錯的最佳時機，把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施附加于文件形成過程，可以有效防止其他管理環(huán)節(jié)對電子文件的損傷和破壞，確保電子文件真實可靠、完整安全、長期可讀，提高管理效率。
3．電子文檔的真實性原則：電子文檔真實性是指電子文檔的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等經(jīng)遷移、傳輸后須與形成時原始狀態(tài)一致。真實性是保證電子文檔行政有效性與法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文檔反映歷史真實，具有價值得以作為企業(yè)管理記憶長久保存的前提。
4．電子文檔的可讀性原則：電子文檔的可讀性是指電子文檔經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后，應(yīng)能夠以人可以識別、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實性。
三、開發(fā)電子文檔管理信息系統(tǒng)
電子文檔管理信息系統(tǒng)不是對手工管理流程的簡單模擬，而應(yīng)該是本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則對文件和檔案管理進行“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”，將“文件處理系統(tǒng)”與“檔案管理系統(tǒng)”進行無縫連接，實施“文檔一體化”管理。
通過建立電子文檔管理信息系統(tǒng)，可以對電子文檔生命周期的各個階段進行管理與監(jiān)控，可以記錄在電子文檔生命周期過程中的所有處理活動，確保電子文檔的真實性、完整性與可讀性。建立文檔管理系統(tǒng)之后與原電子文檔管理模式的區(qū)別如圖示：
1．電子文檔的特點
(1)資源共享，遠程檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在電子文檔管理系統(tǒng)中，儲存電子文檔的信息數(shù)據(jù)庫是共享的，用戶可通過電腦在網(wǎng)絡(luò)上按權(quán)限直接查找并選擇檔案信息，進行遠程瀏覽，并可方便地復(fù)制和存儲。
(2)操作方便，簡單易行，自動分類組合，便于管理。紙質(zhì)文件的分類和組卷花費了檔案人員、兼職資料員大量的時間和精力，每～卷檔案都需要檔號、裝訂、頁碼、裝具來固定，而在文檔管理信息系統(tǒng)中，不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用系統(tǒng)對電子文檔進行迅速、有效、多角度的整合，文件與檔案的界限已不復(fù)存在，文書處理人員、技術(shù)人員和檔案管理人員共享一個電子文檔管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。
(3)鑒定的內(nèi)容、標準和方法的改變。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值的可讀性，原有的檔案價值理論分析范圍也將隨之?dāng)U大，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息也將會不斷地修改和補充，故而很難對其劃定固定的保管期限，再加上目前電子文件的憑證價值尚無法律保證，其鑒定、管理方法亦無定論。
(4)容量大，體積小，節(jié)省庫房存儲空間，降低保管成本。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進行存放和保管，而電子文檔載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。
2．電子文檔管理系統(tǒng)構(gòu)建
結(jié)合文檔生命周期理論和電子文檔的自身特點，在開發(fā)電子文檔管理信息系統(tǒng)時，可以將電子文檔生命周期用以下狀態(tài)來描述：新建、入庫、處理、歸檔、利用，管理系統(tǒng)提供存儲、檢索、歸檔和管理功能，包括用戶界面、版本管理、安全權(quán)限控制等。
(1)電子文件夾：為了完整地描述對象(如一次會議)，將和該對象有關(guān)的所有電子文件集中起來，放在一個可以完整描述對象的文件目錄，即電子文件夾中。一個文件夾可以包含不同格式的電子文件，掃描件、普通文檔、電子表格、照片等)，它保存在用戶的本地計算機上。
(2)元數(shù)據(jù)：指描述電子文檔數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，用，i電子文檔的整理、查找、存取、集成、轉(zhuǎn)換和傳送等，它包括電子文檔的操作狀態(tài)、版本狀態(tài)、分類信息、使用權(quán)限及其他控制信息，它記錄了電子文檔間的關(guān)聯(lián)性，以保證不割裂電子文檔間有機聯(lián)系。
(3)電子文檔庫：是文檔管理系統(tǒng)的核心，利用它可以建立不同類型電子文檔間的有機聯(lián)系，實現(xiàn)文檔的層次與聯(lián)系控制，有效管理存儲于庫里的電子文檔，從而反映企業(yè)活動歷史真實。電子文檔庫是電子文檔管理系統(tǒng)連接數(shù)據(jù)庫和用戶界面的一個邏輯單元，一般由電子文檔管理應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)組成，其作用是支持各種檢索功能，在數(shù)據(jù)庫中存取各種文檔，存存取過程中生成這些文檔的元數(shù)據(jù)，并將之存于數(shù)據(jù)庫中。
電子文檔庫的工作原理是：當(dāng)文件入庫時，首先在數(shù)據(jù)庫中產(chǎn)生一條記錄，用于記錄該文檔的各種信息，如名稱、作者、日期、文號、關(guān)鍵詞、歸檔部門、文件狀態(tài)等，然后將該文檔存入數(shù)據(jù)庫中，同時把指向文檔地址的指針存入對應(yīng)的記錄。檢索取出文檔時，系統(tǒng)到數(shù)據(jù)庫找該條記錄，根據(jù)記錄中的地址指針找到文檔，然后進行拷貝，同時更改文檔的狀態(tài)。為了保證電子文檔的安全，每次進行上述處理，系統(tǒng)都要對用戶的操作權(quán)限進行驗證。
將電子文檔統(tǒng)一存放在電子文檔庫中，由管理系統(tǒng)來控制，一般有兩種處理方式：一是將文件夾整體作為一個對象；-是將一文一檔分散、分類存入，用關(guān)鍵詞進行有機聯(lián)系。
(4)電子文檔管理系統(tǒng)由8個模塊組成。包括：
操作模塊、入庫模塊、屬性修改、分類模塊、打印模塊、用戶與權(quán)限管理模塊、檢索模塊、紙質(zhì)檔案管理模塊。
操作模塊：提供系統(tǒng)下的所有文檔錄入、處理、修改、鑒定、歸檔、檢索、排序、刪除等基本操作。
入庫模塊：用來處理還未在系統(tǒng)管理下的文件，可將在使用系統(tǒng)前工作中已經(jīng)生成韻大量電子文件錄入到系統(tǒng)中。
屬性修改：修改已入庫各類文檔的屬性，如題名、日期、備注、關(guān)鍵詞等。
分類模塊：企業(yè)管理、工程施工、船舶管理、經(jīng)營管理、黨群工作、音像資料、PPT、會議、證書、科研、統(tǒng)計、榮譽、文檔匯編以及收、發(fā)文等分類，較為全面地展現(xiàn)企業(yè)的各項管理工作。
打印模塊：在系統(tǒng)中建立打印服務(wù)器，通過系統(tǒng)的打印申請功能控制電子文檔的紙質(zhì)載體輸出。
用戶與權(quán)限管理模塊：各種操作都有權(quán)限控制，用戶只有擁有相應(yīng)權(quán)限才可以進行相關(guān)操作，可以由系統(tǒng)管理員或檔案管理員通過該模塊對用戶和用戶進行動態(tài)管理。
檢索模塊：支持多條件檢索、全文檢索。
紙質(zhì)檔案管理模塊：通過導(dǎo)入的方式，把紙質(zhì)檔案檢索目錄錄入到系統(tǒng)中，進行檢索、排序、報表輸出、借閱等管理。
在電子文檔管理系統(tǒng)開發(fā)中，除了以上基本模塊外，還應(yīng)做到根據(jù)用戶具體要求，增加新的模塊，定義統(tǒng)一的界面，預(yù)留與其他系統(tǒng)的接口。
四、結(jié)論
在新時期，檔案管理部門要明確電子文檔的生命周期，遵循電子文檔的管理原則，開發(fā)符合企業(yè)實際的文檔管理信息系統(tǒng)，對歸入的電子文檔逐一鑒定。同時，隨著系統(tǒng)的不斷完善，檔案管理系統(tǒng)將與企業(yè)各管理系統(tǒng)進行無縫連接，為各項管理工作提供有效利用。
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