1、優化歸檔文件整理措施，實現檔案信息資源可持續發展
1．1歸檔文件整理新方法提高了工作效率。
與以往傳統立卷相比，新的歸檔整理方法改變了每年集中整理歸檔，需要一個季度或更長時間整理的習慣做法，而是注重平時歸檔，“隨辦隨歸”，從而使歸檔文件整理變成日常工作，使歸檔工件更加貼近文書、更加貼近業務人員工作實際，進一步規范和簡化了文件歸檔工作程序，明顯減輕了檔案人員的工作負擔，檔案人員可將節省的時間用丁開發信息資源，使他們有更多時間和精力在細管理、精檢索上下功夫。
1．2歸檔文件整理新方法能實現文檔一體化。
新的整理方法，調整了歸檔文件整理工作的流程，為計算機管理檔案工作提供條件平臺，使得文書工作與檔案工作有可能能融為一體，實現文檔一體化管理，歸檔文件整理新方法采用的是“隨辦隨歸”的工作方式，檔案人員可在平時的文書處理環節中著錄和組織檢索條目，充分發揮計算機技術的優勢，做到一次輸入，多次利用，同時新的歸檔文件整理方法從簡化、高效目的出發，與電子文件整理在目的、原則等方面具有許多共同之處，整理的成果可以上網或遠程網，實現更大范圍的檔案信息資源共享化。
1．3歸檔文件整理新方法簡便易行。
新的歸檔文件整理方法取消“卷”的概念，歸檔文件以“件”為單位，進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，一般情況下以每份文件(自然件)為一件。新的整理方法把歸檔整理人員從整理的復雜性、困難性中解放出來，免除了組卷不合理、案卷題名不規范、一個人一個標準的煩惱，大幅度地簡化了工作中的手工操作，縮短了時間，提高了工作效率，由于其方法簡便，一般新手可在較短時間內理解和掌握歸檔文件整理新方法。
1．4歸檔文件整理新方法便于保密和復制。
新的歸檔文件整理方法采用“一文一件”的形式，便于保密安全，能將不便查閱的保密文件控制使用，也便于歸檔文件的復印、縮微、掃描等處理，操作時不易損壞文件原貌，有利于延長檔案的保存壽命。
2、歸檔文件整理實踐感悟分析
2．1完善歸檔文件整理方案。
人們在歸檔文件整理實踐中實現新與舊兩種方法的整合，是遵循客觀實際需要的實事求是精神，是為了更加突出新方法的合理性和實用性。而對于歸檔文件整理實踐具有更大意義之處，是在歸檔文件整理實踐中大膽嘗試改革，深化改革，才能使歸檔文件整理實踐具有自身特色，才能使得歸檔文件整理工作方案最終合乎于自身需要。《規則》是對傳統文書立卷的重大變革，可是，它終究不會終結歸檔文件整理改革的步伐。從辯證唯物論觀點看問題，任何既有的事物都不會是十全十美的，如果使它更加完美，必須進一步改革。在實施《規則》過程中持續改革，可以使得本系統的工作方案口臻完善。職能簡易分類方法，就是綜合機構、問題和職能三種分類方法，取其長而避其短，優化組合，從適應中小企事業、機關歸檔文件分類需要出發，經過多年實踐探索出的一種新的分類方法。這種分類方法因其具有簡便快捷、簡單易行特點，已經在越來越多的中小企事業、機關得到普及推廣。“以我為主、為我所用”的文件價值鑒定方法，更是對繁雜冗長主觀隨意性很強的傳統文件價值鑒定方法的改革，它使得人們關于文件價值的觀念得到更新，使人們認識到，文件價值的認知在力求客觀準確的基礎上，還應當有一個主導思想，就是在為自己(本單位)今后工作查考利用來保存文件。除此以外的其他主導思想，都會誤導文件價值鑒定者的行為而發生工作上的偏差。
2．2創新是歸檔文件整理實踐的動力。
人們的歸檔文件整理實踐，首先應當重視并突出實踐主體的能動性，就是說，人們的實踐必須是探索性的，不斷追求新目標的永不自滿的實踐。人們作為實踐的豐體，必須在實踐中把握住實踐的方向，品味出實踐的風格，體現出實踐的價值。從人類社會進步與歷史發展的角度認識問題，任何碌碌無為的無所創新的實踐都是毫無價值毫無意義的。創新是門檔文件整理實踐不斷向前發展的動力。人們的歸檔文件整理實踐，其目標應當是在認識的基礎上予以完善，在完善的過程中進行創新，通過持續創新，使得歸檔文件整理工作與時俱進。歸檔文件整理實踐的創新活動又是主觀與客觀相統一，實踐與理論相統一，繼承與創新相統一。這就是筆者關于歸檔文件整理實踐的感悟。
2．3簡約化歸檔文件整理實踐
同時又是“三節省”(省人力、省物力、省時間)實踐。實行職能簡約分類方法，不僅使過去費時耗力并令大多數人頭痛的文件分類成為輕松愉快工作，更在于它將用于文件分類的時間縮短到原來的1／3．1／5。而歸檔文件不再線訂，只是加固，除了取消拆釘、縫紉機扎邊這些繁瑣的反復的簡單枯燥的勞動之外，還避免了拆釘、扎邊給文件造成的撕裂、散亂、丟失或在不經意間發生的文件合訂問題。這是既省時間又省人力物力的工作方法。過去，編寫文件張號也是既費時費力又惱人的勞動，現在，采用了文件尾號相加的辦法，變成了省時省力的舉措。人們只要將文件正本和定稿的末頁總數相加，即是該份文件張數總和。收文是將文件末尾號加上辦文單即可。采用此種工作方法，可將編注文件張號由過去的兩周縮短到現在的一至兩天。立厚卷過去被稱作懶人之舉，但這個方法如果達到省時省事的目的，又利于文件檢索利用，就可以采用，同樣可以達到縮短歸檔文件整理時間的最終目的。
2．4在實行“隨辦隨歸”制度的機關
如何確保同一事由的歸檔文件排列在一起。一般情況下，同一事由的歸檔文件應該在事由辦理完畢后收集齊全，再歸檔保存，以保證排列、編號后同一事由的文件排在一起。但實行“隨辦隨歸”時，如在某次會議結束之后，將需歸檔的文件按隨辦隨歸的要求，進行了排列、編號、編目等工作，從而確定了文件的排列順序和位置，并移交檔案部門。會議結束后間隔一段時間義形成了會議紀要，此時文件歸檔的補救辦法是按自然順序捧序進行編號，并在歸檔文件目錄中該文件條目的備注欄中標注與前述文件的聯系。
3、結束語
總之，如果實踐是機械教條的、被動盲目的、毫無進取精神的，這種實踐便沒有任何意義。如果實踐是主觀能動并遵循客觀規律的、有著明確目標的、可以實現創新的，則是真正意義上的實踐。
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本文標題：歸檔文件整理與實踐感悟
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