在經濟全球化的今天，工廠之間的競爭變得日趨激烈，在復雜的市場環境下，作為與工廠物料供應保障和物料成本控制緊密相關的采購，更是肩負重任。ERP系統的實施，將采購員從繁重重復手工統計的工作中解放出來，但同時提高了采購員對供應商管理的要求，也提高了他們對ERP系統采購參數維護的要求。為了杜絕停工待料、不良品頻繁的退換、退貨、物料呆滯等影響生產效率事件的發生，所有的采購員都責無旁貸，他們必須有較高的職業素質，在關鍵的時候能夠做出正確的決策，從而保證工廠物料供應的順暢。
選擇合適的供應商是做好采購工作的前提條件。在當前追求雙贏的時代里，供應商與企業的關系不再是單純的買賣關系，工廠間的競爭已經逐步延伸到對優秀供應商的競爭。供應商作為企業的一種寶貴資源，越來越得到眾多公司領導層的重視。那么，在ERP系統的幫助下，采購人員如何更好的加強對供應商的評估以及發展優秀的供應商？一般情況下，我們可以從供應商配件的合格率、準時交貨率、價格三個最基本的方面來進行分析。但是這三個指標所涉及的基礎數據非常多，如果沒有ERP系統的自動統計分析的幫助，僅靠手工來統計，工作量非常大，并且還會產生許多錯誤，數據的質量不可靠。要發揮ERP系統的優勢，我們必須大力挖掘ERP系統的潛力。
供應商主文件（VEID）的整理必須全面及時，同一種配件至少要選定三個以上的供貨商，供應商代碼的設置不能重復，一定要按照不同的地區來區分，最好不要給編碼賦予太多的意義，越簡單越好。并且一定要分清楚那些是合格的供應商（Y），那些是不合格的供應商（N），那些是臨時的供應商（P）。面對眾多的供應商，在系統里如何快速的查找，也是一個頭疼的問題，現在大多數的ERP系統都有幾個不同層面的查詢方法，如按照物料查詢供應商、按照供應商名稱排序查詢、按照供應商代碼排序查詢等。并且還要注意兩個重要數據的及時更新，一個是配件采購價格的及時更新，一個是采購提前期的及時更新，作為一個合格的供應商，應該在技術上不斷進步，并不斷努力壓縮產品的生產周期。在此基礎上，需要進行二次報表的開發，我們需要的是每個供應商的配件合格率報表、準時交貨率報表以及配件的成本價格曲線，采購員要通過對這些數據的分析，定期通報，作為考核供應商的依據。
采購計劃的確定。要針對不同的物料和不同的供應商，靈活的確定采購方法。在靠MRP驅動的制造型企業，應該選擇MRP驅動采購計劃的采購模式，按照業務訂單的需求來進行采購。這也是當前最為普遍的采購模式。它的好處是按需采購，不會產生太多的庫存積壓，非常適合小批量多批次生產的離散制造型企業。但這種采購模式也有一些不足之處，受外界影響非常大，特別是物料質量的穩定性和一些獨立需求的干擾等。一旦物料的質量出現波動，就會導致整條生產線都停滯下來，或者是頻繁換拉，因為倉庫并沒有庫存多余的物料，這樣對生產效率的影響非常大。還有就是獨立需求的影響，如工程制板的物料需求、客戶的樣品產生的需求等，這些會對ERP的交貨期造成干擾。如：采購在06年2月20日下達對物料3088的采購單，交貨日期是06年3月23日，也就是說經過MRP運算后，系統的需求是平衡的。但是在生產過程中，其前一票同樣的生產訂單由于該配件質量太差，出現了退貨，因此，交貨期是06年3月23日的那票采購訂單需要重排采購計劃（MSG，SCH）來滿足在其前生產缺料的那票生產訂單的需要。又因為該物料的采購周期是20天，檢驗提前期是2天，再加上周日休息一天，因此，系統就會將06年3月23日這個交貨期提前到06年3月16日。所以，有的采購員就感到很迷茫，因為他們不知道重排采購計劃的意義。
主計劃驅動采購計劃流程圖
最小訂貨點（OPQ）驅動采購計劃的采購方法，這是一種比較粗放式的采購方法，它要求在ERP系統的初始設置里預先定下一個最小庫存量，也就是安全庫存量，當實際的庫存量低于這個最小的訂貨點的時候，系統就會自動跑出一定的需求，要求采購下單補充庫存。OPQ法的好處是備有一定的庫存，對一些突發的質量事故或者是獨立需求有較強的防御作用，但較多的備用庫存會給公司的資金造成一定程度上的積壓，因此針對一些通用的易損物料，如螺絲、包裝材料、大宗板材等大多是采用最小訂貨點法。在一些業務已經比較成熟的公司，他們的產品重復生產，屬于重復訂單型生產，也是批量小多批次的生產，這樣給采購工作也帶來難度，剛下完同一類配件的采購訂單，過半天，系統里又有同樣的采購需求出現。面對這種情況，采購很煩，供應商也在抱怨，同時也加大了供應商備料生產的難度。針對這種情況，可以選取一攬子采購計劃的操作方式。具體操作方法是：先在采購需求建議屏幕（POAN）找到要采購的物料，在訂單下達屏幕（POMT）進行采購單價維護，并選定一攬子采購模式（Y），采購員根據物料需求的實際情況下達一份采購訂單（采購合同），然后根據工廠的不同需求日期分為不同的幾行，也就是一次性簽訂采購協議，分不同批次分批送貨。采購每次下達采購訂單，針對要一攬子采購的物料，都必須按照以上要求進行設置。
一攬子采購計劃流程圖
在實際日常工作中，生產經理對采購的抱怨是最大的，這里除了涉及到正確的采購決策外，工廠內部的配合也必不可少，采購工作除了需要供應商鼎立支持和配合外，工廠內部的研發部門和業務部門的支持也非常重要。有這樣一個案例：廣東省中山市一家制造企業一次由于耽誤交付訂單，客戶根據合同扣了企業2000美元。于是，老總在會議室里召開生產協調會議，尋找問題的根源。與會的部門包括生產、采購、質檢和設計等部門。老總首先向生產部門的負責人發難，生產部門的主管兩手一攤，氣沖沖地說道：“這是由于裝配過程中，發現零配件的螺絲孔位都對不上號，這根本就沒有辦法生產。”老總一聽，眼光就移向了質檢部門的負責人，這位主管委屈地說道：“這肯定和我們沒有關系，我們是完全按照供應技術部門提供的圖紙驗收的，抽檢的合格率都達到了95%，沒有理由不收貨啊！”而采購部主管也是一臉無辜。這時，供應技術部門的主管發話了：“這個問題我們部門有責任，但是在事前我已和老總說過，向客戶推遲兩個月交貨，但是被拒絕了。”原來，產品已開始設計一個多月了，客戶還沒有下訂單，還沒有接受設計的樣板，于是設計部門也就不敢去準備相關的圖紙和技術資料，一直等到離交貨期不到20天的時候，客戶才決定簽訂單，雖然產品的裝配時間只需要8個小時，但是采購周期至少需要20天。這樣留給各個部門的時間都十分的緊張，圖紙也沒有校訂，整個采購的過程也沒有審核，都是忙不迭地向生產部門提供原材料，最終導致零配件的螺絲孔位不符合要求。老總一聽，說來說去，反倒是自己的責任，只能作罷。從中可以看出，采購也有左右為難的時候，如果大家對采購的工作多一份支持和配合，也許工作效率會提高很多。同時也說明，ERP系統不是萬能的，事實上，有很多人為因素的影響，包括一些工程技術資料的完整性，業務資料的及時性等，我們在加強溝通的同時也要盡量減少人為因素對ERP系統的干擾，盡量保證采購有足夠的時間周期。
總而言之，ERP為企業提供的是一套融合先進的管理理念和生產模式的健全的完整管理體系，提供了企業達到更高層次經營管理能力的系統構架、平臺。但企業能否成功應用這樣的管理系統和系統平臺能否達到理想的境界，則取決于企業自身素質與條件。作為采購來說，只有在實際應用過程中，借助ERP系統這個信息平臺，不斷提升自己的業務能力，加強溝通和協調，關鍵的時候做出正確的采購決策，才能減少生產缺料、倉庫積料等現象的產生。
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本文標題：ERP信息化條件下的采購決策
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