筆者借鑒“傻瓜相機”無需培訓就能使用的道理，將管理方法與管理流程形成管理思想融入表單設計中，固化成表式版本文件，再通過各級管理層的不斷使用，逐漸形成潛移默化的工作習慣，成為基層管理的新手段。這種方法的特點是表單通過“執行方”的填寫、傳遞、分析、問題處置與反饋流轉，將結果證據、監管責任及工作質量形成有效的閉環管理，并賦予此表單從崗位到班組、從車間到企業管理層，不限專業的通用性，從而減少了各級管理記錄的重復性與工作量，強化了各級責任人的管理意識，消除了責任雙方的扯皮現象，大大提高了管理工作效率，使各級組織的自控管理能力得到顯著提升。
當“表單”為空白狀態時，即是指導“執行方”完成工作、呈現結果進行過程控制的“文件”；而每個欄目項的填寫要求就是實施管理行為的一種規范性標準；“表單”的流轉路徑、流轉對象、控制節點即形成了管理控制的流程；填寫準確、充分、及時的“表單”最終成為組織驗證“執行方”工作結果的客觀證據；這樣，長期有效管理的運作方式不僅促使管理者發現改進機會，實現管理工作中的不斷改善；同時，也輔助企業加快規范化、制度化建設的基本步伐。
“表單”由“過程控制檢查考核表”（見表1）、“糾正／預防措施表”（見表2）和“不符合整改單”（見表3）三張表組成一套運行表單。
其運作程序如下：
“執行方”按規定周期履行檢查職責，并將結果匯總填寫表l，對所發現的潛在不符合項及不符合項需進行跟單整改時，自查情況應用“糾正／預防措施表”（表2），他查情況接收“不符合整改單”（表3），并按照表單要求嚴格進行整改填寫、驗證，完成閉環管理，表單最終回饋到執行方手中完成表1所有欄目信息的填寫即為完成一次有效的閉環。各級職能如此監管也就確保無一疏漏。
三張表的使用功能及要求如下：
表1：“過程控制檢查考核表”由15個信息項組成。其中：“編碼”：為組織規定的固定記錄標識之一；“編號”：為組織設定或使用方按部門記錄編制。“檢查標準”：根據組織標準名稱標示，檢查時對應標準依據欄打鉤，并在“口檢查／口考核部門”對應欄處打鉤、填寫部門名稱。
表1 過程控制檢查考核表
“檢查考核內容”一欄的填寫要求明了、準確、完整，包括問題出處、狀態、影響、結果等信息，便于被檢對象確認。
“不符合條款”一欄：在“執行方”不明整改依據或存有爭議的情況下，由“檢查方”進行及時的判斷和填寫，以便歸口管理部門進行指導糾正與跟蹤驗證之用。此欄目的應用、填寫可以使“檢查”與“被檢查”雙方對標準的條款達到熟知運用的效果。
“跟蹤方式”填寫“溝通”或“跟單”兩種方式。“溝通”用于簡單地糾正問題的處置方式；“跟單”用于需要建立糾正措施的問題處置方式。
需要說明的是：問題處置跟單分為“糾正／預防措施表”和“不符合整改單”兩種表單形式，填寫規定為：凡屬部門自查自糾、自我建設行為發現的問題處置應用“糾正／預防措施表”進行跟蹤管理，并由部門自行保留記錄；凡屬部門外他方檢查發現的問題處置應用“不符合整改單”進行跟蹤管理，并需向中心歸口管理部門備案。這一區分消除了“執行方”自我建設、自我糾正問題真實呈現的顧慮；同時，歸口管理部門對“執行方”潛在問題預防措施的建立與消除結果進行加分獎勵，調動了“執行方”自控管理的積極性。
“整改狀態”一欄：填寫“閉環”則表示問題經檢查人跟單驗證完畢；“未關閉”則表示整改進行中，以提示歸口管理部門需及時溝通與督查。
表2 糾正／預防措施表
“考核扣分”一欄：填寫部門月度績效考核結果。
該表全部信息填寫完成后，作為本部門月度績效管理臺賬加以保存，成為經受各方檢查的管理證據。
表2：“糾正／預防措施表”由13項關鍵信息項組成。該表可作為“不符合項”與“潛在不符合項”跟蹤管理的通用表，使用時在“措施類別”一欄對應處打鉤以示區別。此表單為部門自用表，填寫規則可按照不同組織、部門管理程度要求規范填寫，前提是保證所提供信息真實、準確、清晰、完整，確保流轉、傳遞順暢無誤。在問題原因分析一欄，要求被檢對象準確界定問題類別，以便于為本部門進行問題類別統計、形成綜合分析與持續改進提供有效信息。
表3：“不符合整改單”也由13項關鍵信息項組成。填寫規則與表2大體相同。區別在于該表是用于部門以外他方檢查或內部審核活動之用。
表3 不符合整改單
這三張表單將各級管理行為、管理職責、管理績效有機地聯系在一起，客觀呈現。同時，降低了基層管理的難度，消除了行政指令帶來的諸多管理的負面影響，簡化了形式，豐富了內容。
核心關注：拓步ERP系統平臺是覆蓋了眾多的業務領域、行業應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業務領域的管理，全面涵蓋了企業關注ERP管理系統的核心領域，是眾多中小企業信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
本文標題：傻瓜式管理--三張表單使管理工作簡便易行
相關文章
