ERP在某種程度上是一個大型的運算器,只有所有的數據都正確輸入了,它才能輸出正確的計算結果。
在ERP的實施過程中,一定要有一個清醒的認識,就是ERP的實施不是一帆風順的,是很曲折的,據此,我們總結了ERP實施幸福度曲線。
根據我們對許多實施ERP企業的訪談,我們總結出實施ERP項目存在著如圖所示的幸福度曲線。其中,橫坐標是ERP實施的時間,縱坐標是企業員工的滿意度。
如何劃分ERP實施階段,一直是眾說紛紜。我們給出一種比較能夠為用戶快速接受的劃分方法,即四個階段:ERP選型期,ERP上線準備期,ERP上線試運行期、ERP正式運行期。
ERP選型期
在第一個階段,ERP選型期,企業員工對ERP充滿了好奇,他們的感嘆詞是“咦(E)?”,對應ERP中的首字母,他們驚訝自己也要接觸時髦的ERP了。他們希望接觸新技術、新知識、新管理思想,希望ERP軟件系統的應用能夠支持企業競爭力的提高以及員工個人職業生涯的成長,這時員工的滿意度在不斷地上升。
ERP上線準備期
在第二個階段,進入ERP上線準備期后,隨著ERP實施商或軟件提供商對用戶的培訓與輔導,用戶對ERP的了解逐漸加深,這時他們的感嘆詞是“啊(R)!”,對應ERP中的第二個字母,他們感嘆原來這就是ERP。
他們發現ERP非常復雜、非常繁瑣、非常細致、非常枯燥,以至于有人說“你想將你的急脾氣磨成慢脾氣嗎,那就去用ERP吧!”。
有很多的基礎數據,比如BOM(Billofmaterials,物料清單)中的數據需要反復討論、確認、以及錄入,并且還要保證接近100%的正確率。這是因為,ERP在某種程度上是一個大型的運算器,只有所有的數據都正確輸入了,它才能輸出正確的計算結果。這時員工的滿意度在不斷地下降。
ERP上線試運行期
在第三個階段,進入ERP上線試運行期后,這時員工的滿意度一般來講都降到了最低點,有些對ERP評價極端負面的用戶會將ERP表述為“屁(P)!!”,對應ERP中的第三個字母。
這時,大多數用戶的滿意度出現了比較長時間的波動,一方面,他們期望投入了許多精力和資金的系統能夠盡快發揮作用,另一方面,他們對手工作業流程與系統運行流程的不適應感到很困惑,很可能還有許多功能不能完全替代現有的流程,經常出現流程中斷、跳躍的事情,工作效率開始降低。
這時有一部分保守的用戶開始反對啟用新系統,或者埋怨啟用新系統,而這時還沒有出現取得顯著改善效果的功能模塊,在該階段的前期,阻力明顯大于動力,觀望的氣氛很濃厚。
這時領導的決心就非常重要。在領導決心大的企業,會采取很多有力的推進措施,如激勵措施、懲罰措施,一方面將是否采用ERP支持工作、ERP輸出數據的正確率、投入在ERP上的學習時間、與ERP實施商的配合程度等作為企業員工的考核指標,另一方面組織力量,盡快將ERP軟件與現有業務流程進行雙向調整。
在這樣的企業,盡管員工的滿意度也有波動,但是波動的整體趨勢是向上的,如上線試運行期中上部的曲線。
而在領導決心不夠大的企業,領導可能會猶豫彷徨,懷疑自己當時做出上ERP的決策是不是做錯了,以及是不是選錯了ERP軟件或者實施商,或者懷疑自己是不是沒有那么幸運,“沒有摸到大獎”,不能進入少數成功的行列,而本該呆在絕大多數失敗的行列。
如果這個時候,剛好有工期很緊的訂單,有一些部門就會借口時間很緊,要用原系統或手工流程盡快完成任務,這樣,許多模塊就會棄置不用,這個時候,員工滿意度的波動趨勢是掉頭向下,如上線試運行期中下部的曲線。
ERP正式運行期
在第四個階段,進入ERP正式運行期后,路徑依賴就出現了。著名戲劇家莎士比亞筆下的哈姆雷特王子的問題出現了:生還是死,真是個問題!
對于在試運行期間員工滿意度波動整體趨勢向上的,隨著大家對ERP系統的日漸熟悉,工作效率逐漸提高,員工覺得工作越來越規范、越來越得心應手,這時越來越多的模塊應用后開始發揮作用,有的是顯著提高效率、有的是顯著提高效益、有的是規范和加強了管理,有的是改善了決策質量。
這時,員工的滿意度一路走高,大家都很自豪,系統取得了真正的成功。參見正式運行期中上部的曲線。
對于在試運行期間員工滿意度波動整體趨勢向下的,隨著一些模塊的棄置不用,大家的觀望情緒越來越濃厚,實施方也逐漸失去了耐心,有的領導開始做出“止損”的決策,決定已經用起來了的繼續使用ERP中的模塊,沒有用起來的停止使用;甚至是全部重新回到實施ERP系統前的狀態。
這時,員工的滿意度持續走低,員工紛紛找出各種原因來述說ERP的失敗。參見正式運行期中下部的曲線。實際上,對于這一類的用戶企業,實施方要反思的是,當初是否應該只選擇一兩個有條件的模塊先上,取得成果,再逐步推廣。
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本文標題:ERP項目實施四大階段