1 背景
在產品研制、生產過程中通常要編制、使用數量較多的各種文件，這些文件中除了“記錄”是一次性生成無需進行版本控制和追蹤外，其他文件均需要進行變更管理和版本控制。在文件變更管理控制過程中通常會遇到這樣的問題：一份產品文件在有效期內存在更改狀態的，沒有明確的版本標識，查閱和使用時無法明確所需狀態，有時因使用產品文件的非當前有效版本造成管理、控制混亂的問題。近年來我們對產品文件版本標識規范化進行了專門研究，制定出臺相應管理辦法并推廣實施，為文件的狀態控制和追溯性管理提供依據，取得了顯效果。
2 產品文件分類與管理現狀
2.1 產品文件分類
產品文件通常包括往產品研制、生產過程中產生的全部技術、管理范疇的文件，根據產品文件的功能和用途一般可分為以下三類：
1)第一類：設計文件——描述產品軟、硬件組成、型式、結構、接口、原理等設計信息以及在制造、驗收、使用、維護和修理時所必須的技術數據和說明。如：結構圖樣、電氣簡圖等；
2)第二類：技術文件——描述產品技術設計和工藝設計等要求的文件和技術總結。如設計任務書、技術設計報告、產品算法、產品設計統一要求等；
3)第三類：管理文件——描述產品實現過程各項管理工作的策劃文件和總結文件。如設計和開發策劃書、質量計劃、設計工作總結報告、試驗工作總結報告等。
2.2 產品文件管理現狀
2.2.1 文件的歸檔管理
目前產品文件通常以電子形式或紙質形式實現歸檔管理。而實施產品文件歸檔管理的電子化平臺多種多樣，有的單位為實現不同種類電子文檔的歸檔管理可能采用不同的電子管理平臺，以期滿足不同的管理要求。
2.2.2 文件的更改管理
屬于不同行業、不同領域的單位對產品文件的更改可能執行不同的標準或相關規定，研制生產電子產品為主的一些單位以執行GJB 5881-2006《技術文件版本標識及管理要求》及電子行業標準SJ/T 207.5-1999《設計文件管理制度第5部分：設計文件的更改》等標準為主，并通常以單位內部相關管理規定的方式細化操作和實施要求，明確更改標記符號，更改標識方法、更改登記記錄等管理內容。
3 版本標識規范化研究內容
3.1 分析文件狀態管理不明確的原因
我們的專門研究工作首先調查了檔案歸口管理部門的文件發放和借閱記錄，并統計了文件調用出錯的情況，統計結果表明文件狀態調用出錯的主體是產品文件中技術文件和管理文件，分析技術文件和管理文件狀態不清的主要原因見下：
1)項目進行到不同的階段會出同一種類文件，比如“研制工作總結”在初樣機、正樣機都需要編制，因此同一個項目會出現兩份名稱相同的文件；
2)同一階段文件可能存在不同版本，如會議評審稿、會后修改稿、使用過程更改稿等，沒有統一的版本狀態標識，不易識別和區分版本之間的差別。
3.2 確定文件版本管理要解決的問題
針對上述兩個方面原因，我們認真學習了GJB 5881-2006《技術文件版本標識管理要求》，分析了產品文件分類管理、不同歸檔平臺更改管理規則的現狀，確定通過建立產品文件版本標識管理辦法給出產品文件可讀性強的唯一性標識，保證產品文件管理和使用的狀態清晰。
在對GJB5881-2006進行全面學習和借鑒的基礎上，我們確定了產品文件版本管理需要解決的5個方面問題：
1)版本標識的文件范圍；
2)如何建立唯一性標識；
3)給出適宜的版本模型；
4)版本如何使用。
3.3 研究解決上述問題的對策
3.3.1 實施版本標識的文件范圍
產品文件中的記錄類、總結報告類、表單類文件不是執行類文件且不易發生變更情況，經研究確定不納入版本標識和管理的范疇，其他文件應實施版本標識管理。
3.3.2 建立唯一性標識
針對產品文件不同種類、不同歸檔電子平臺規則的特殊性，我們研究確定了適應不同管理需要的文件版本標識。對設計文件中的計算機軟件程序和數據給出VX.Y(X從1開始，步長為1，Y從0開始，步長為1)方式的版本標識號。其他設計文件按照電子行業標準SJ/T07.4-1999《設計文件管理制度，第4部分：設計文件的編號》和SJ/T207.5-1999《設計文件管理制度，第5部分：設計文件的更改》規定，給出“設計文件編號十更改標記(a、b、c……)”方式的唯一性標識，并按頁進行管理。對產品技術文件和管理文件給出“文件編號十版本標識號(a、b、c……)”方式的唯一性標識，對整份文件進行版本控制。
3.3.3 確定適宜的版本模型
為確定適用的版本模型，我們對產品文件更改情況進行了全面調查，當產品研制過程規范時除計算機軟件程序和數據在軟件生存周期內變更和版本較多外，其他產品文件的更改頻次并不高，在一份文件的保存期限內形成的版本也不多。因此確定版本的升級原則為每次更改均生成新的版本。
參照GJB 5881-2006規定的線性版本模型，我們研究確定了適于不同管理要求的版本模型及標識規則：
1)計算機軟件程序和數據
——版本標識號：VX.Y，初始版本為V1.0，X數字從1開始，步長為1；Y數字從0開始，步長為1。
——版本模型：根據計算機軟件程序和數據產生的時間順序依次排列，每個版本最多只有一個父版本，且只能有一個子版本，其版本模型示意圖見圖1。
圖1 計算機軟件程序和數據的線性版本模型
——版本標識位置：軟件程序和數據自身無需書寫版本號，依據相關電子歸檔平臺給定規則記錄版本標識號。
——版本標識號的標注：當計算機軟件程序和數據需要更改時，更改后的計算機軟件程序和數據按規定入庫，版本相關電子歸檔平臺自行記錄。
——文件更改實施補充要求：計算機軟件程序和數據每次更改均需全文替換。
2)其他產品文件的版本標識
——版本標識號：首次歸檔的產品文件為初始版本，不加任何版本標識，每一次更改后的產品文件都應有一個對應的版本標識號。版本標識號為小寫拉丁字母，依次用a、b、c……表示。
——版本模型：采用線性管理模型，即根據版本產生的時間順序依次排列，每個版本最多只有一個父版本，且只能有一個子版本。其模型示意圖見圖2。
圖2 歸檔產品文件線性版本模型
——版本標識位置：產品設計文件版本標識號按頁標識在標題欄的“標記”欄中；產品技術文件和產品管理文件版本標識號標識在文件封面的文件編號后小括號中，如QF1.463.028JGJSB(a)。
——版本標識號的標注：產品設計文件由擬制人在“設計文件更改通知單”中按頁標明更改后的文件版本標識號（即設計文件的更改標記），檔案歸口管理部門負責在歸檔文件的標題欄中標注更改標記；產品技術文件和產品管理文件由擬制人在“文件更改通知單”的“更改標記”欄中標明更改后的文件版本標識號（即文件的更改標記），每次更改，擬制人應提交版本升級后的文件封面。檔案歸口管理部門負責在存檔文件的“文件更改狀態一覽表”中記錄更改有關信息。
3.3.4 版本使用規則
我們選用GJB 5881-2006《技術文件版本標識及管理要求》給出的版本使用原則：
1)產品文件的版本管理應反映其追溯性，使用時應遵循最新版本適用原則；
2)當技術和文件的應用中是指某特定版本時，版本標識號應出現在技術文件的標識中；
3)當引用的產品技術文件或產品管理文件與特定版本無關，隨最新版本而變化時，則不應標識文件的版本號。
3.4 制定“產品文件版本標識管理規定”
我們在總結前期研究工作的基礎上制定了“產品文件版本標識管理規定”（試行），規定了版本標識管理的職責、要求和使用，特別是針對不同電子歸檔平臺的特點，分別給出了適用的版本標識號、版本模型、版本標識位置、版本標識號的標注及文件實施更改的補充要求，明確了版本標識的使用原則。
4 實施效果
2010年9月至2011年3月，經過半年的試行，我們對歸檔產品文件的更改情況進行檢查，結果表明有文件編號支撐的文件更改后均按規定進行了版本標識，狀態清晰，調閱和使用文件沒有發生狀態錯誤。
在規定試行期間，我們跟蹤收集使用過程中遇到的問題和反饋的意見，對問題和意見進行了匯總分析和處理，并對規定（試行）稿進行了修改完善，形成正式《產品文件版本標識管理規定》發布，作為產品文件版本標識工作開展的依據。
5 總結
此次建立專門研究小組對“產品文件版本如何規范管理”進行了初步的探索，在實施中取得了不錯的效果。我們認為對產品文件的定義與分類、版本模型可能會因企業的管理模式和特性而不盡相同，但文件的唯一性標識是有效進行文件管理和控制的基礎，希望本文中的版本管理模式會對其它的單位與企業有借鑒作用。
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本文標題：產品文件版本規范化管理解析
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