相信你有過來來回回跑上級辦公室就為了審批一個合同的經歷,相信你也曾經歷過領導外出,訂單審核不了的尷尬,相信你也曾不辭勞苦地跑財務辦公室就為了該死的差旅報銷……如果沒有協同OA,這些事情也許是稀松平常的事情,但是,有了協同OA的企業卻很少有這樣的狀況。
泛微副總裁袁立松認為,流程E化在企業中的應用價值在于,把企業中很多不知道找誰處理的和需要“跑路”的活兒變得智能化和簡單化,這讓業務流轉更高效,并且流程E化讓整個過程變得責權明確、過程透明可控,是企業管理必不可少的。
“跑路”的助理
小美是某公司項目部的項目助理,每個月要不定時處理項目總監各式各樣的報銷單據,業務招待、差旅住宿、餐飲等,雖然事情不多,但是每每處理起來小美總是有力不從心的感覺——雖然公司的審批流程還算簡單,但想要抓到空中飛人一樣的領導又談何容易?每次為了等到相應的領導審批簽字,小美就要來來回回地跑五六次,有時候甚至更多。雖然小美每次都用減肥塑身之類的話語自我安慰,但在來來回回中消磨了寶貴的時間讓她感覺有點對不住自己——20幾歲的年紀,初入職場,正是學習進步的黃金時光,自己卻無奈奔波于樓層之間……
“苦惱”的總經理
Mark是Johnson的直屬上級,公司的總經理。最近幾個月公司的財務報表不是很理想,所以他已經請綜合管理部發通知,要求各部門縮減各類費用開支,不過從這一堆單據看來,這個通知收效甚微,讓他倍感頭疼的是,面對一大堆的單據,他有些時候很茫然——不知道什么時候花出去的,不知道花在了哪個項目上,不知道這個項目的總體花費是否合理……很多時候,他不得不花費時間打電話詢問這些花費的具體項目,電話打不通的時候甚至有想把單據退回去的沖動。他知道壓縮開支,可能讓員工在工作時積極性備受打擊,但他也會突然覺得睜一只眼閉一只眼審批的日子充滿著潛在的危機。
“無奈”的總監
Johnson是小美的上級,常年四季在外地監管各類項目,而他在任的幾年間,助理換了一撥又一撥,每一個都因為對瑣碎工作感到厭倦、對前途感到迷茫而離職。新進來的小美他比較看好,雖然大學剛剛畢業,但綜合素質還比較好,他從內心里希望小美能夠在助理的位子上熬得住,雖然他也知道來來回回跑路只為審批一個合同、一個單據,是一件多么浪費時間的事情,而最近公司發布了關于縮減各類費用開支的通知后,讓Mark對報銷的費用明細要求更嚴厲,小美的工作量被無形放大。他最希望的是小美在理單據、跑審批之外的時間,能夠用心挖掘一些別的東西,提升自我價值。
協同OA破局——讓管理更省心 讓工作更高效
協同OA的項目是Mark親自提議的,在他看來,解決費用管控問題是當務之急,而讓整個流程更高效、管理更可控才是協同OA的核心價值所在。
協同OA上線以后,整個的流程實現了電子化,感覺最明顯的是小美這個助理,再也不用來來回回地跑領導辦公室審批了,坐在電腦上敲敲鍵盤就能搞定;而Mark能夠通過提交上來的單據看到費用相關的項目、客戶、所在部門等等,實現輕松透視;而對Johnson來講,有兩個大的變化讓他欣喜,一是報銷審批周期越來越短,出納付款更加快速;二是,小美對項目部的業務更加熟悉,他能夠交給她更有挑戰性的工作。
協同OA帶來的不僅僅是小美、Mark、Johnson三個人的工作改變。在綜合管理部來講,流程E化,讓公司的各項制度流程不再形同虛設,實現了百分百地落地和執行;而作為各個部門的管理者來講,對下屬的工作和各項情況也能夠及時了解并響應并且,對員工來講,在工作真正做到了“對事不對人”,針對需要處理的工作只需要發起流程即可,而不需要知道找誰去處理——協同OA會帶著需要處理的事情,包括待審批的合同、待審批的單據等,自動流轉到相關人員的桌面上!
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