2.文控中心
2.1 組織結構
2.1.1 文控中心由總經辦領導；目前定員1人，即檔案管理員。
2.2 文控中心職責
2.2.1 根據公司《文件標準格式規則》、《管理文件編號規則》負責規劃、協調全公司文件、資料工作，對各部門文件、資料工作進行監督、指導和檢查。
2.2.2 根據公司《文件存檔和保存管理規定》、《文件分類和標識管理規定》、《技術文件管理規定》、《文件發放和回收管理規定》、《書面文件入檔案室管理流程》、《書面文件發放申請流程》組織實施公司關于文件、資料工作的規章制度。
2.2.3 負責公司文件和有關資料的收集、征集、整理、分類、保管、保護、統計等工作。
2.2.4 嚴格執行保密制度，做好文件資料密級劃控和守密、解密工作。
2.2.5 開展文件、資料宣傳、咨詢活動，做好文件、資料開放和利用工作，主動為公司各項工作和員工服務。
2.2.6 發揮文件資料的教育功能，承擔公司部分培訓、教育任務。
2.2.7 開展文件資料編研工作和信息開發交流工作，發揮文件資料的信息源作用。
2.2.8 組織公司各部門文件管理員的業務學習與培訓，負責指導他們的工作。
2.2.9 做好防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料安全。
文檔管理軟件, 項目文檔管理制度,公司文檔管理制度,電子文檔管理制度,
3. 文件資料材料的收集：
3.1 建立、健全立卷歸檔制度，確立歸檔范圍、歸檔時間、保管期限（保管期限分永久保存、保存3年、2年、1年等）；注明文件的版本號。
3.2 對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；
3.3 及時催辦理完畢的文件上交回收，在檢查齊全后整理立卷歸檔。
4. 文件資料的歸檔、立卷與管理：
4.1 區分全宗，確定立檔單位。
4.2 分類：依據文件資料來源、時間、題目、內容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。
4.3 歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內。
4.4 案卷排列：立卷按永久、長期、短期分別組卷，卷內文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起，編制案卷目錄和案內目錄。
4.5 整理案卷，使之厚度適宜，控制在1cm至2cm之間，材料過窄應加襯邊；材料過寬應折疊整齊；字跡難辨認的，應附抄件；以每一案卷端正書寫標題。
4.6 對所有公司文件資料系統排列，確定保管期限，編制文件資料目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
4.7 每年對文件資料進行一次清理，清除不必要保存的材料；對破損和褪色的材料進行修補和復制。
4.8 對文件資料的收進和移出、案卷數量、利用等情況進行統計，并定期上報主管部門。集團各部門及下屬公司兼職或專職文控員應定期（每月兩次，分別于月初、月中）報送相關資料至文控專員。
4.9 公司文件資料保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長。對保管期限已滿的文件資料依據有關規定進行鑒定銷毀。
4.10 公司應采取嚴密管理措施，防止文件資料失密和泄密。
項目文檔管理,企業文檔管理,文檔管理工具,文檔管理系統,企業文檔管理系統,
5. 文件資料的保管：
5.1 防止文件資料的損壞，延長資料的壽命，維護資料的安全；
5.2 公司設立專門地點或專用文件庫保存文件資料；
5.3 做好文控中心室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固。
6. 文件資料借閱、利用工作：
1．經理級（含）以上人員借閱非密級文件資料可直接通過文控中心管理員辦理借閱手續。因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級文件資料時，須填寫《借閱文件申請表》（附件1），部門經理簽批、總經辦總經理助理審核后方能調閱。
2．公司文件密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級文件資料禁止調閱，機密級文件資料只能在文控中心閱覽，不準外借；秘密級文件資料經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級文件資料的借閱本部門由部門負責人審批，跨部門的由總經理批準，總經理因公外出時可委托副總經理或總經理助理審批，具體按委托書的內容執行。
3．案卷一般僅供在文控中心閱看，立卷的文件、資料可外借。外借的須辦理登記手續。
4．借閱期限不得超過一星期，到期歸還；如需再借，應辦理續借手續。
5．借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。借閱文件資料交還時，檔案管理員須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。
6．外單位借閱文件資料，應持有單位介紹信，經總經理批準后方可借閱，且不得帶離文控中心。其抄摘內容也須總經理同意且審核后方能帶出。
7．公司內文件資料利用的方式有：1)提供文件資料原件；2)提供文件資料復印件；3)提供文獻索引資料。
8．總經辦要求或同意時，文控中心應主動向各部門、員工提供公司文件資料編研信息服務。
第四章 文件資料的鑒定和銷毀
1．公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司文件資料。當某些文件資料到了銷毀期時，由文件資料管理員填寫《公司文件資料銷毀審批表》（附件2）交部門主管人員、系統管理部經理審核，經集團總經理批準后執行。凡屬于密級的文件資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的文件資料由系統管理部經理批準后方可銷毀。
2．銷毀時，必須由總經理或分管副總經理指定專人監督銷毀，并在銷毀清單上簽字。
3．對已失效的、經批準銷毀的公司文件資料，文控中心管理員須認真核對，編制《銷毀清單》（附件3），將批準的《公司文件資料銷毀審批表》和銷毀的文件清單一起歸檔，并永久保存。
第五章 附 則
1．文控中心積極采用電腦信息系統對文件資料進行管理，提高管理效率。
2．本辦法由總經辦解釋、補充。自頒布之日起生效。
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本文標題：企業文檔管理-文控中心管理制度
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