傳統的手工管理模式下,企業的成本控制受諸多因素的影響,往往不易也不可能實現各個環節的最優控制。現代成本管理需要一個能協調地計劃、監控和管理企業各種成本發生的全面集成化系統,從而協助企業的各項業務活動都面向市場來進行運作。ERP作為現代企業的內部管理平臺,除了提供全套的物流解決方案,監控和優化企業的整個生產流程外,也為企業資金管理領域提供了強大的控制和豐富的分析功能。目前國內已有相當數量的企業開始運用ERP進行成本管理。ERP的一個重要特點是集成性。該特性使在ERP平臺上工作的人們用一個聲音說話,他們所面對的是一套源頭唯一而且準確的數據。所有的成本管理應用程序都共用同樣的數據源并使用一個標準化的報告系統,用戶界面的同一結構使這個系統具有容易操作的特點。成本與收入的監控可貫穿所有職能部門。差異或有問題的項目一旦出現就能被分離出來。并可采取措施去糾正。
ERP是將先進的管理思想用信息化平臺表現出來,它在企業的實施過程不僅是信息化改造過程,更重要的是企業管理思想變革的過程。ERP的應用給企業帶來的是管理上的規范化、標準化,同樣,ERP的成本體系也不僅停留在能完成計算機化的成本記錄、歸檔等傳統任務。更多地貫穿于ERP成本管理中的是管理會計的原則和思想。
ERP的成本管理采用的是標準成本體系。標準成本體系是20世紀早期產生并被廣泛應用的一種成本管理制度。它并非是一種單純的成本計算方法,而是把成本的計劃、控制、計算和分析相結合的一種會計信息系統和成本控制系統。從系統本身來看,ERP成本體系強調事前計劃、事中控制、事后反饋“三步曲”的統一。
1 事前計劃
在成本發生前。預先通過對歷史資料的分析研究和依據技術方法測算,制定出未來某個時期內各種生產條件處于正常狀態下的標準成本,作為員工努力的目標以及衡量實際成本節約或超支的尺度,從而起著成本的事前控制作用。
ERP體系中的標準成本是通過在系統中為每個制造件創立成本估算(Cost Estimate)來實現的。每一個成本估算建立在一定的基礎數據之上。以離散制造行業為例,其產品結構都可以用樹的概念來進行描述,最終的產品也由固定個數的部件組成。它們之間的關系在一段時間內相對較為固定。這些基礎數據包括:物料清單(Bill of Material)、工作中心(Work Center)、工藝路線(Routing)、物料主記錄(Material Master Record)和成本中心(Cost Center)。
物料清單是完整并結構化描述組成一個產品的部件清單。它包括所含每個部件或者材料的物料編號、數量和計量單位。對標準成本來說,物料清單確定了哪些材料將被計入產品成本及計算順序。物料清單中也會包括一些半成品,它們本身也有物料清單,這樣就構成了多層物料清單。對于多層物料清單,SAP系統首先計算物料清單中最低層次物料的成本,然后逐步計算上一層次的半成品。這一過程被稱為成本上卷。工作中心在ERP系統中是一個抽象的組織概念,可以將一臺機器或一組機器、一條生產線或一個車間定義稱為一個工作中心。工作中心是計算人工成本和制造費用的基礎,它定義了與產品制造成本相關的公式,如作業準備時間或加工裝配時間公式。工藝路線定義了生產一種產品所需的每一道工序以及執行這些工序的先后次序。工藝路線依托工作中心,對每道工序定義了完成該工序的標準作業(Activity),如作業準備、加工或者裝配等。ERP系統使用工作中心定義的公式和工藝路線中的標準值就可以計算標準的作業耗用量,并根據成本中心會計計算出來的作業價格,系統就可以計算出標準的制造成本。物料主記錄包含了管理一個物料需要的所有信息。ERP系統可以從物料主數據中獲取外購材料的標準。物料主記錄除提供產品成本所需的信息外,在每次成本計算完成后,標準成本會被保存在產成品和半成品的主記錄中。成本中心是ERP系統中歸集和控制成本的組織機構,任何一個工作中心都必須明確地隸屬于一個成本中心,而事實上幾個工作中心可以同時屬于一個成本中心。在實際管理中,工作中心和成本中心的隸屬關系通常應遵循能明確成本控制責任和方便成本核算的原則。
根據以上所列的主數據。ERP體系的產品成本估算的計算過程為:根據物料清單和物料主數據來計算成品的材料成本;根據工序作業量和作業單價來計算作業成本,作業成本包括直接人工和制造費用。
事前計劃能夠取得顯著效果。對各種資源消耗和各項費用開支規定數量界限。可在事前限制各種消耗和費用的發生;在成本形成過程中按成本標準控制支出,隨時顯示節約還是浪費,及時發現超過成本標準的消耗,有利于企業迅速制定改進措施,糾正偏差。以達到降低成本的目的;產品成本形成后,通過實際成本與標準成本相比較。企業可以進行定期的分析和考核。及時總結經驗,為未來降低成本指出途徑。
標準成本控制是一個持續改進的過程。是基于企業現有的資源、現有條件下而設立的。如果以此作為企業永久的一個指標或最佳指標。顯然不足。從動態過程來考慮。伴隨著科技的進步、設備的更新、工人技術熟練程度的提高,企業在不斷地尋求和改進最佳成本模式,也就是企業不斷進步、不斷學習的發展變化過程,當然也是一個不斷挑戰的過程。通過這種循環的模式引領企業不斷積累經驗,逐步走向頂級。
2 事中控制
在生產過程中將成本的實際消耗與標準消耗進行對比,及時地揭示和分析實際成本脫離成本標準的差異。并迅速采取措施加以改進,以加強成本的事中控制。在事中控制中,須針對在實際生產過程中造成的成本差異進行及時有效的控制,以達到成本控制的目的。成本差異是指產品實際成本與標準成本的差額。一般而言,成本差異分析包括直接材料成本差異、直接人工成本差異、制造費用差異等,成本差異對管理者而言。是一種重要的“警示”信號。管理者可據此發現問題。具體分析差異形成的原因和責任。進而采取相應的措施,實現對成本的控制,促進成本降低。成本差異分析的一般模式包括價格差異、用量差異和總差異。其基本計算公式及其簡單的分析如下:
價格差異=(實際價格-標準價格)×實際數量
用量差異=(實際數量-標準數量)×標準價格
總差異=(實際數量×實際價格)-(標準數量×標準價格)
2.1 直接材料成本差異的計算與分析
直接材料成本差異是指直接材料實際成本與直接材料標準成本之間的差異。它包括直接材料價格差異和直接材料用量差異。
材料價格差異=實際數量×(實際價格-標準價格)
材料用量差異=標準價格×(實際數量-標準數量)
材料價格差異是在采購過程中形成的。不應由耗用材料的生產部門負責,而應由采購部門對其做出說明。采購部門未能按照標準價格進行的原因有很多,如供應廠家價格變動;未按經濟采購批量進貨;未能及時訂貨造成的緊急訂貨:采購時舍近求遠使運費和途中消耗增加;不必要的快速運輸方式;違反合同被罰款;承接緊急訂貨造成額外采購等,需要進行具體分析和調查,才能明確最終原因和責任歸屬。在分析價格差異時,還應注意區別主觀因素和客觀因素,對主觀因素進行重點分析研究。
材料數量差異是在材料耗用的過程中形成的,它反映生產制造部門的成本控制業績。材料數量差異形成的具體原因很多。如操作疏忽造成廢品或廢料增加、工人用料不精心、工人操作技術進步而節省材料、新工人上崗造成多用料、機器或工具不適用造成用料增加等。材料數量差異多是由于企業內部可控因素造成的,在一般情況下應由生產部門負責,但有時則要由其他部門負責。如材料質量低劣而引起的耗用量增加。則應由采購部門負責。因此,要進行具體的調查研究才能明確責任歸屬。
2.2 直接人工成本差異的計算與分析
直接人工成本差異是指直接人工實際成本與直接人工標準成本之間的差異。它由直接人工工資率差異和直接人工效率差異構成。
直接人工效率差異=(實際工時-標準工時)×標準工資率
直接人工工資率差異=實際工時×(實際工資率-標準工資率)
工資率差異形成的原因主要有:①高低工資工人的工作崗位安排不當。以及高工資工人做低工資工人的工作,或反之;②直接生產工人升級或降級使用;③獎勵制度未產生實效;④工資率調整而未修改標準工資率;⑤加班和使用臨時工;⑥出勤率變化;⑦季節性或臨時性生產增發工資;⑧工資計算方法變更,如計時制改為計件制等。和材料的價格一樣,成因復雜且難控制,工資率差異是按“實際工時”計算的,因此不僅包括“純”工資率差異,而且包括工資率-效率差異(工資率和工時都超過標準而形成的差異)。由于導致工資率差異的原因多是不可控的,在分析直接人工工資率差異時,應針對具體情況進行評價說明,并與各部門的工作范圍與責任相結合。
可能造成直接人工效率差異形成的主要原因包括:①生產工人技術不熟練或未能在工時標準內完成任務;②材料供應不及時,造成停工待料,浪費工時;③設備發生故障,停產等待修理,浪費工時;④生產工藝變更未能及時修訂標準;⑤生產計劃安排不當;⑥工作環境不良;⑦使用工人的工種不符要求;⑧工人勞動情緒不佳;⑨新工人上崗太多;⑩機器或工具選用不當。它主要是生產部門的責任,但也不是絕對的。如材料質量不好,也會影響生產效率。
2.3 變動性制造費用差異的計算與分析
變動性制造費用差異是指變動制造費用的實際發生額與變動制造費用的標準發生額之間的差額。它由變動性制造費用效率差異和變動性制造費用耗費差異構成。
變動性制造費用分配率差異=(實際費用分配率-標準費用分配率)×實際工時
變動性制造費用效率差異=(實際工時-標準工時)×標準費用分配率
引起變動性制造費用不利差異的原因可能是多方面的。如構成變動性制造費用的各要素價格的上漲,例如,間接材料價格的上漲、動力費用價格上漲等;或者是間接材料和人工的使用浪費、動力和設備使用的浪費等。變動制造費用的效率差異是實際工時與標準工時之間差異導致的,其形成原因與工人效率差異相同;耗費差異由于其構成內容繁多,具體原因不同,在進行成本差異分析時。應分清楚哪些是可控的,哪些是不可控的,并根據具體情況確定其責任的歸屬對象。
2.4 固定性制造費用差異的計算與分析
固定性制造費用差異是指固定性制造用的實際發生額與固定性制造費用的分配額之間的差額。它可分為固定性制造費用耗費差異和固定性制造費用能力差異。
固定性制造費用耗費差異=固定性制造費用實際發生額-固定性制造費用預算額
固定性制造費用能力差異=(實際能力實際產量-預算能力預算產量)×固定制造費用標準分配率
固定性制造費用與變動性制造費用不同,其總額并不因業務量的變動而變動,故其差異分析有別于變動費用。在考核時不考慮業務量的變動。以原來的預算數作為標準,實際數超過預算數即視為耗用過多。因此工耗費差異也稱預算差異。能力差異反映未能充分使用生產能力而形成的損失。
3 事后分析
在每月結束后,計算出實際成本與標準成本之間的差異,分析差異原因。查明責任歸屬,評估業績,從而制定有效措施。這樣可以避免不合理的支出和損失的再次發生,為未來的成本管理工作和降低成本的途徑指出努力方向,實現成本的事后控制。
從理論上說,既然是成本差異就存在“借差”和“貸差”兩種可能。但在現實的設計理念中。一方面戰略導向的成本標準制定方式幾乎不可能存在“貸差”,另一方面即使發生了“貸差”,它也會因為標準的修訂而變成一種偶然。因此,在作業基礎標準成本的運行實務中。“借差”才是一種必然。而“借差”是因超標所致,正是需要進行重點控制的對象。在完成差異計算分析之后。需要將差異分析結果編制成差異分析報告。通過這份報告,挖掘各成本中心的無效或低效作業,促進作業執行人員明確責任,并為其改進工作指明方向。同時在每一個月的月初,財務部門應當將上個月的差異分析結果以報告的形式提交給管理層。以便管理層從企業的各角度去思考和改進企業的成本管理。
成本分析主要從三種主要的角度提供分析成本升降的原因。為企業的成本決策提供重要的信息。通過成本結構的分析,可以掌握企業成本的構成情況,指導企業控制成本的重心:通過成本類型間的分析,可以掌握企業成本控制的力度;通過提供不同期間成本的分析。可以掌握企業成本的重大影響因素:①提供成本對象各成本項目金額的結構分析,有利于掌握成本的構成,確定重點控制的成本項目。②提供成本對象不同的成本類型成本的分析,從而掌握實際成本與企業制定的計劃成本、預算成本之間的比較分析,挖掘降低成本的潛力。③提供不同期間的成本分析,即通過定義成本類型及會計期間。分析每一成本類型在時間上的發展趨勢,分析產品成本升降的原因。
由于采用ERP標準成本體系將各項成本差異細分。可以直接落實到各部門,乃至各個班組和個人,因此可以促使廣大員工關心成本核算,增強成本意識。對完成預定的成本控制目標具有積極的推動作用。通過不同期間產品成本的比較,企業可以發現產品成本變動情況。進一步查找引起這種變動的原因,然后針對原因采取措施。以降低產品成本,提高企業效益。
4 結論
采用ERP標準成本體系,系統可以自動計算出產品的標準成本、實際成本,并將差異自動結轉出來,還可以將差異細分為原料價格差異、原料數量差異等,從而便于企業找到產生差異的直接源頭。對癥下藥。ERP標準成本體系在西方工業企業應用很廣,并取得了很好的應用效果。國外多年來的實踐表明,企業ERP實行標準成本體系可以幫助財務主管優化成本控制流程,減少大量繁瑣的日常核算和核對工作。具體而言,它為企業帶來的好處有以下幾點。
1)有利于增強員工的成本意識。標準成本體系的建立要求基層管理者共同參與,用科學的方法制定標準成本,并以此作為員工努力的目標和業績評估的尺度。
2)有利于成本控制標準成本體系通過事前制定的成本標準。
3)有利于簡化會計工作。在ERP標準成本體系中,產品、產成品和銷售成本均以標準成本計價。并同時記錄成本差異。可以大大減少期末成本計算的工作量,簡化日常賬務處理。
4)有利于正確評價業績。標準成本體系是以標準成本作為評估業績的尺度。由于標準成本是指在正常生產條件下制造產品應有的成本額。因此可以正確評價企業的工作質量。
5)有利于價格決策。產品的標準成本是企業進行價格決策和招標議價的一項重要依據。作為定價基礎。標準成本比會計期間結束后所求得的實際成本更能滿足市場對定價及時性的要求。
但ERP中的標準成本控制仍存在一些缺陷,需要進一步改進。如:對各作業環節的聯系重視程度不足,它通常更注重的是結果。而不是與結果息息相關的每一個作業環節。標準控制法下的成本控制可能會把各個生產單元分割成互相競爭的單元。而不是相互合作的關系;信息反饋的及時性不足,由于提供信息通常滯后,對管理人員及時糾正產品方案沒有任何作用。
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本文標題:ERP中標準成本控制系統的研究