檔案管理軟件指各機關、團體、企事業單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的基于各種計算機環境的應用軟件系統。檔案管理軟件根據適用對象的不同分為檔案室檔案管理軟件和檔案館檔案管理軟件；根據適用技術環境的不同分為單機版檔案管理軟件和網絡版檔案管理軟件；根據功能上的差別有文件檔案—體化管理軟件、全文版檔案管理軟件、專業檔案管理軟件等。
一、檔案管理軟件在企業中的應用現狀
檔案管理軟件在企業中應用的最初目的是減少企業檔案歸檔中大量繁雜重復的手工勞動，并使信息處理的速度和效率提高，可靠性增強，將人的主要精力從檔案的收集整理等事務性處理工作中解放出來，充分發揮檔案管理人員的職能，參與企業的決策與經營管理。經過十幾年的不斷完善和改進，檔案管理軟件的開發與設計日臻成熟，我國檔案管理軟件的發展在技術上走過了PC單機→PC局域網→廣域網幾個階段，正在邁向互聯網時代。
在PC單機階段，微型計算機在我國逐步普及，一些單位敏銳地意識到利用計算機管理檔案要比手工管理方便，開始嘗試用計算機管理，檔案管理的工具和介質發生變化，鍵盤、磁盤等進入檔案業務領域，紙質文件延伸到磁盤文件，這一時期為檔案管理軟件的發展積累了豐富的經驗及大量的數據；局域網是計算機通信網的重要組成部分，局域網的建立，更好地實現了資源共享與內部信息的高效傳輸。在局域網階段，檔案管理軟件實現了在局域網內的數據共享，檔案的查詢利用可以從網內的任何終端發起。而基于廣域網絡平臺的文檔管理系統，可以實現集中式的檔案管理，集團型企業可以利用網絡檔案管理系統對所在分支機構統一組織規劃，實現上下級單位間的檔案信息互通。
發展至今，檔案管理軟件均采用結構化設計，開發工作直接面向用戶。軟件設計靈活，計算準確，查詢方便，人機界面清晰，易于操作。文檔—體化的檔案管理軟件通常包含以下功能模塊：收文管理、發文管理、歸檔文件管理、專業檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護等。系統可以存儲并讀取各種格式的電子文檔，內置完備的打印表單，實現多途徑、多層次的檢索和多方位的統計。
目前，絕大多數企業主要采用單機版檔案管理軟件，在企業不斷提倡文檔—體化的同時，雖然OA系統已在各單位得到很好的普及，但是出于對檔案安全、保密因素及系統開發成本的考慮，大多數信息系統并沒有與檔案管理系統形成對接，有學者對38個事業單位進行調查顯示。使用的信息系統中有歸檔功能的僅4個(使用業務系統)，占10.52％；無歸檔功能的34個，占89.48％。
二、檔案管理軟件產品案例分析——以華夏銀行為例
華夏銀行檔案管理系統是由華夏銀行總行聘請專業機構設計研制而成的電子文件歸檔系統。它是以華夏銀行有關工作規則和檔案管理制度為基礎，基于“文檔一體化”管理理念而在華夏銀行內部網集中部署的管理信息系統。隨著海量電子文件的生成，各單位領導開始思考如何能夠更好地管理這些文件，因為電子文件從形成、歸檔到長期保存和利用無不依賴于計算機系統，離開了計算機軟硬件。電子文件就會游離于人的掌控之外，因此檔案管理系統的開發運行成為應勢之舉。華夏銀行檔案管理系統以實現檔案收集、鑒定、整理、保管、統計、利用的網絡化運行為目標，統一存儲并立足于長期保管辦公自動化系統產生的電子文件以及其他具有保存價值、屬于歸檔范圍的電子文件。該系統的特點如下。
1．采取“三個部門、七個角色”的組織管理模式�！叭齻�部門”分別是辦公室、信息技術部和其他內設機構。辦公室是檔案歸口管理部門，負責提出檔案管理系統業務需求，制定系統應用管理規范等。技術管理部門是系統研發、監控和維護的管理部門，負責檔案管理系統網絡環境的技術支持和運行保障。其他內設機構是檔案管理系統的歸檔整理部門。
“七個角色”即檔案管理系統用戶，對其實行統一認證和單點登錄，分別是普通用戶、歸檔整理人員、整理部門審核人員、部門自存人員、檔案整理員、業務管理員和技術管理員。普通用戶在系統中擁有查詢檔案、提交借閱申請、查看個人借閱日志的權限。歸檔整理人員負責收集整理待歸檔文件材料，擬定保管期限、歸檔頁數等信息并提交歸檔審核，對通過歸檔審核的文件材料進行裝盒，打印、粘貼二維條碼標簽，打印檔案移交目錄和備考表，進行電子和實體檔案移交。審核人員負責對本部門歸檔整理人員提交的文件材料進行線上審核，確保歸檔文件材料的齊全、完整和準確。自存人員負責本部門會計、信貸、信息科技等專業檔案的電子和實體接收、自存保管和借閱管理。檔案管理員主要負責各類檔案的歸檔審核、實體接收、保管、統計和利用。業務管理員主要負責系統中用戶權限及相關參數的配置和管理，并對系統應用情況進行監測。技術管理員主要負責系統軟硬件設備的監測和維護，以及數據庫備份和超出業務管理員權限之外的數據和信息的維護。
2．單軌制功能，雙套制歸檔。2011年華夏銀行取消了紙質文件，僅以電子公文的方式在銀行辦公系統中進行。一旦電子公文辦結，馬上實時歸檔，并打印出紙質文件作為歸檔之用。從功能上看，現在華夏銀行辦公系統完全以電子文件的方式運行，取消了紙質文件的運作，紙質文件的作用只是留作歸檔，以便將來做憑證之用。筆者認為，這與文件的雙軌制管理有明顯不同，因為雙軌制是辦公系統中紙質文件與電子文件共存，業務人員要同時處理兩種形式的文件，所以，目前華夏銀行辦公系統的文件應該屬于單軌制運行。從形式上看，華夏銀行的公文歸檔是電子公文、紙質公文共存．屬雙套制歸檔。
3．采取二維碼等新技術手段。華夏銀行檔案管理系統采用二維碼技術，對全行所有檔案賦予—個規則統一、命名唯一的二維條碼標簽。二維碼是用某種特定的幾何圖形按一定規律在平面分布的黑白相間的圖形記錄數據符號信息的。在代碼編制上巧妙地利用構成計算機內部邏輯基礎的“0”、“1”，比特流的概念，使用若干個與二進制相對應的幾何形體來表示文字數值信息。通過圖像輸入設備或光電掃描設備自動識讀實現信息自動處理。
在檔案管理中引入二維條碼，實質是將紙質文件、元數據、電子文件封裝在一起。其實現過程是：首先將電子文件及其元數據信息存儲在二維條碼中，其次將二維條碼打印出。粘貼在對應的紙質文件上，形成電子文件、元數據、紙質文件封裝在一起的紙質電子檔案，最后通過掃描設備掃描紙質檔案上的二維條碼，對掃描得到的二維條碼進行解碼，還原出對應的電子文件及其元數據。
二維條碼作為信息的另一種表示形式。是不依賴計算機網絡和數據庫存儲、轉移信息的一種方法，是實現文件、檔案等信息的存儲、攜帶、傳遞并識讀的理想手段。二維條碼具有儲存量大、保密性高、追蹤性高、抗損性強、備援性大、成本便宜等特性，將之引入檔案管理中，可較好地解決當前檔案管理中出現的問題。其一，二維條碼可解決電子檔案易更改的問題，因為其一經生成，便不可改動，是電子文件真實性保障的重要工具。而且在電子化的過程中不會丟失任何信息。其二，二維條碼可實現電子檔案長期保存，即使載體保存不善。印刷的文字、條碼已有污損，只要破損面積不超過整個條碼符號的50％均可照�；謴蛿祿�。其三，二維條碼技術可實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，它在兩種不同介質檔案的查找中建立了通道，方便利用。其四，二維條碼系統可提升檔案信息錄入的質量與效率，檔案部門只需要掃描設備就可將電子文件信息識別出來，不需鋪設網絡、不需考慮軟件對接。對公文系統影響最小，容易實現，而且二維條碼一次生成，可多次使用，可以保證著錄信息的準確，減少重復勞動。
檔案管理軟件是檔案信息化管理的核心，它的人性化、易用性、功能的強弱、成本的高低都影響了企業檔案信息化管理的水平，隨著信息技術的不斷更新，檔案管理軟件當得到更好的完善與發展。
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本文標題：檔案管理軟件在企業管理中的應用
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