0 前言
采購職能是各個企業所共有的職能，也是企業產品增值過程的起點，是企業核心業務流程的始端。采購既要考慮外部環境因素的影響．諸如市場供應狀況、價格波動、供應商的發展等；又要受到企業內部條件的制約，諸如管理體制、采購人員素質、生產條件等。這樣就使得采購業務變得錯綜復雜，因此企業必須加強采購管理。而以目前較為先進的預警管理思想為指導，建立企業采購預警管理系統將能較好地防范和控制采購活動中的各種不利因素，保障企業生產經營正常運行。其關鍵之處在于建立預警指標體系及指標權重的確定。
1 預警指標體系的設計原則
企業采購預警指標體系。就是一系列相關聯系、能敏感反映采購活動狀態及存在問題的指標有機構成的整體，在設計指標體系時，應遵循下列原則：
(1)科學性原則。指標體系的設置應符合企業采購的目的，能夠全面真實地反映機制運行的效果以及存在的問題。
(2)靈敏性原則。要求指標體系能準確敏感地反映采購活動中的可能性風險，及時反映采購管理的真實狀態。
(3)重要性原則。指標設置應體現所設指標的重要程度，這樣才能從實質上反映所出現的問題。
(4)可測性原則。要求預警指標能有精確的數值表現，包括可直接通過統計調查獲取的客觀存在的指標以及通過評分方法求值的主觀指標，最終都必須能用數值測定，否則就失去了實際意義。
(5)相對獨立性原則。某些問題只需要1個指標測評，而有些需要幾個指標測評：有時1個指標只能測評1個評價對象。而有時1個指標可以測評多個評價對象。我們在設計指標時應盡量減少各指標之間的重疊區域，將其相關性減少到最低限度。
2 預警指標體系的設計思路
所謂企業采購預警管理系統，是指在科學理論指導基礎上，通過設置并觀察一些敏感性采購指標的變化，而對企業可能或將要面臨的采購危機事先進行預測預報的采購管理系統。由于采購風險是影響企業采購順利與否的主要原因，因此從分析測量采購風險基本因素入手。是設計采購管理預警指標的基本思路。
由于交貨過程是企業采購中最基本的業務活動，因此將交貨風險定義為企業采購的基本風險。此外，采購風險的大小跟供應業務商的資信狀況有很大關系，資信狀況越好，風險就越小，將此定義為供應商資信風險。采購人員的素質高低直接關系著購銷合同的質量，人員素質是鑒定一份高質量、低風險合同的關鍵，將此定義為人員素質風險。采購成本的高低是另一個重要因素，定義為財務風險。而且，采購活動還受到市場環境的影響，包括政治狀況、外匯風險等影響，將此影響定義為市場風險。本文即選擇上述5種風險作為企業采購預警管理系統的監測對象，然后，根據指標體系的設計原則，針對這幾個監測對象設立監測指標。并對各指標進行“非優狀態”的分析與綜合，找出導致危機的主次作用因素，表述為不良波動狀態的主要特征最。最終通過綜合處理，使特征值成為預警信號系統的輸出信號，指明采購所處的狀態。
3 預警指標體系的基本結構及各指標的具體含義
根據上述的設計原則、思路及選定的監測對象，構建如下指標體系。各指標的具體含義為：
3.1 市場風險評價指標
(1)政治風險指數。一般情況下，企業從事采購業務時只跟國外市場的客戶發生往來。但其經營風險卻跟該國市場狀況，特別是該國的政治經濟狀況密切相關。因為一旦國外客戶所在國家的政治經濟發生動蕩，許多企業經營困難，不少企業倒閉，必然導致采購收貨延期，或者會因供應商破產而收不到貨。因此將政治風險指數作為市場風險的指標之一。
(2)匯率風險指數。匯率風險是指在一定時間內由于貨幣匯率變動所可能導致的經濟損失。在現行的浮動匯率制度下，國際金融領域動蕩加劇，各種經濟的、政治的因素，常常使外匯匯率在短期內大起大落，因此企業在采購后付款時匯率相對合同簽訂時就會有很大出入，增加了采購活動的風險。
3.2 交貨風險評價指標
(1)質量指標。質量指標是采購業務中最重要的一項評價指標，包括來料批次合格率、來料抽檢缺陷率、來料在線報廢率、供應商來料免檢率等，本文選擇企業中最常用的來料批次合格率作為監測指標。來料批次合格率=(合格來料批次÷來料總批次)×100％。
(2)配送指標。企業采購的貨物必須從發生地運送到企業生產地．因此，物流配送如果不合理將增加采購風險。包括以下3個具體指標：①訂單準時完成率。“完成”包括按時、按量。“按時”指收到訂單后在規定的配送時間內送達，“按量”為完全符合訂單要求的數量。訂單準時完成率=(準時完成的訂單數/發出的訂單總數)×100％。②完好交貨率。完好交貨率是指完好交貨與發運總數的比率，主要反映配送質量。③信息及時準確率。主要反映物流配送中心企業與承運商的溝通合理程序。信息及時準確率=(報表準確份數/傳遞報表總份數)×100％。
3.3 供應商資信風險評價指標
(1)合同履約率。合同履約率作為供應商資信評價的一個定量指標，反映了供應商以往履行合同的情況。合同履約率=(履行合同次數/簽訂合同次數)×100％。
(2)售后服務水平。考察供應商在產品售后服務方面的表現，包括：是否主動征詢顧客(本公司)的意見、對于顧客關于產品質量的投訴能否及時解決、答復是否完整等。
(3)客戶滿意度。與售后服務水平有一定的相關性，本文主要是用該指標考察供應商在支持、配合與溝通手段等方面的表現，包括：溝通手段是否符合本公司的要求、供應商內部溝通協作是否能整體理解并滿足本公司的要求、其質量體系是否能滿足公司的要求等。
(4)行業信譽及地位。在市場經濟機制較為完善的國家，一般設有專門機構對工商企業的資信情況進行定期評定，可以采用評級結果來確定供應商的行業地位等。在我國，工商企業的資信評定數據體系也已建立。
3.4 人員素質風險
人員素質包括2方面的含義：二是指其專業技能水平；二是指其道德素質水平。
(1)技能指標。①不良合同率。對于采購人員的技能要求是很多的，包括其專業水平、市場意識、談判技巧等諸多因素，但企業對采購人員最基本的一項要求應該是與供應商簽訂一份滿意的合同，因此用不良合同率作為一項監測指標。不良合同率=(不合理的合同數/總的合同數)×100％。②目標未達率。用來反映采購人員執行部門采購目標(此處不包括合同的簽訂情況)水準的指標，目標未達率=未達的目標數÷采購計劃目標總數×100％。
(2)道德風險指標。對于采購人員的要求應該是“德才兼備”，采購人員如果發生徇私舞弊現象．將會給企業帶來無法估量的損失，因此有必要設立道德風險指標。①員工違紀率。采購人員與供應商相互勾結、接受供應商賄賂等都會犧牲企業的利益。員工違紀率=員工違紀人次÷部門人數×100％。②人員流失率。人員過于頻繁的流失會影響采購組織的有序性。人員流失率=流失人數÷部門總人數×100％。③人員沖突頻率。由于采購部門內部人員之間存在矛盾以及管理人員不同的行為偏好，使采購人員之間發生沖突，進而影響采購工作的順利進行。人員沖突頻度是指單位時間內采購人員發生沖突的次數。
3.5 財務風險
采購財務風險主要是由于采購價值過高或者貨款不能及時到位而產生的，其評價指標包括下面2項：
(1)成本表現指數。表示實際完成預算成本與計劃完成預算成本的比值，大于1表示成本超預算，等于1表示成本與預算相符，小于1表示成本未達到預算。
(2)資金到位率。如果采購資金不能及時到位，將會影響供應商交貨進度或者導致與供應商關系惡化，因此有必要設立這一指標。資金到位率=(實際到位資金/應到資金)×100％。
4 預警評價指標的值域分析
預警指標體系建立好之后，還要求預警系統能根據實際情況對監測指標值進行判別，即判斷指標是處于正常區域、警戒區域、還是危險形勢區域，本文將企業采購狀態分為正常狀態、低度危機狀態和危機狀態3種形式，以下內容將客觀指標和主觀指標分類，分別說明預警指標值域的確定方法。
4.1 客觀評價指標值域的確定
指標體系中的客觀指標都用具體的數值來直接描述，下表是通過對現有的采購管理及組織管理等相關資料的研究和整理得到的，同時參照了一些相關的預警系統研究成果。當然，不同行業、不同類型的企業在不同時期其評價指標的值域范圍是不同的。
4.2 主觀評價指標的模糊分析原理
在預警指標體系中還有一些定性指標，例如售后服務水平等。在描述服務水平時就只能用“好”、“一般”、“差”等非定量的模糊性詞語來表示，因此可以采用模型分析法，先要求評分者對這些指標憑主觀認識直接進行絕對評分。其計算過程可以歸納如下：①確定測評指標集：X={X101，X102，X103，...}。②建立評價集的標準隸屬度．對不同層次的因素，各等級的具體含義有所差別。例如：對于供應市場風險指標，其標準隸屬度為：μ=(10/好，6/一般，2/差)。③確定出與測評對象直接聯系的測評指標權重集W=(W101，W102，W103，...)。擬采用層次分析法，本文不做深入研究。④對評價對象建立模糊矩陣R：
其中rij表示在第j項指標上對之做出第j等級的人數占全部人數的百分比。⑤計算模糊綜合隸屬度值集B=R·μT。⑥計算總的綜合隸屬度U=W·B。綜合隸屬度U是測評對象所得到的測評總分，據此我們可以對測評對象做出比較客觀的評價。
利用模糊測評法和其他方法計算得到的指標值分別與用層次分析法得到的對應指標權重的乘積，再累加最終就可以得到綜合性的評價指標值。通過這一綜合指標值，按時間對企業采購活動進行監測，可以畫出一系列預警信息圖，并通過這些圖，可以對采購活動的“安全程度”作出評估。并觀察分析信號的變動情況，最終判斷采購活動的發展趨勢。
5 結束語
企業采購預警指標體系是企業采購預警管理的核心所在，它的建立，為更好地預防企業采購活動中所遇到的問題，使企業采購管理走向科學化和系統化打下了基礎。
核心關注：拓步ERP系統平臺是覆蓋了眾多的業務領域、行業應用，蘊涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業務管理理念，功能涉及供應鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業務領域的管理，全面涵蓋了企業關注ERP管理系統的核心領域，是眾多中小企業信息化建設首選的ERP管理軟件信賴品牌。
轉載請注明出處：拓步ERP資訊網http://www.guhuozai8.cn/
本文標題：企業采購管理預警指標體系的探討
相關文章
