東藥財務部長的煩惱
寒來暑往，東北制藥總廠（以下簡稱“東藥”）已經走過了60余載春秋，但與人們腦海中“管理弱、市場反應能力差、增長緩慢”的老國企印象截然相反，東藥近年來一直高速發展，其生產經營規模、盈利狀況、社會貢獻度逐年攀升。2006年，以董事長劉震為核心的領導團隊更是提出打造“百年東藥、百億集團”的戰略目標，旨在進一步實現跨越式發展。
東藥管理基礎深厚，從90年代初已經開始探索全面預算管理在企業的落實工作，制訂了預算管理辦法，采取從下到上、從上到下的方式編制年度預算，各單位分別開展預算執行差異分析，對業績增長起到了一定程度的促進作用。但是在執行過程中也暴露出一些問題：
預算組織不健全，沒有專門的預算管理機構或指定負責人，預算工作缺乏組織保障；
預算制度不全面，僅制訂了資金預算管理辦法，其他預算工作沒有明文規范；
預算信息溝通不暢，預算的編制、調整和分析工作都在ERP系統外進行，存在數據滯后現象，與實際業務脫節；
預算控制不力，多數單位沒有根據預算對業務過程進行剛性控制，不能充分發揮預算的約束和指導作用；
缺乏配套的考核和激勵機制，各部門均未將預算完成情況納入考核指標體系，導致員工普遍不重視預算工作。
何以解憂，唯有金蝶K/3卓越全面預算管理
那么，如何快速構建行之有效的全面預算管理體系，充分發揮其重要作用，從而實現資源的合理配置和最優利用、支撐企業完成戰略目標呢？卓越的全面預算管理模式又是怎樣的？
卓越的全面預算管理模式，應該涵蓋銷售、計劃、采購、庫存、成本、費用、資金等業務環節，將企業經營過程涉及的所有環節均納入預算管理范圍。通過業務預算、費用預算、資金預算系統的集成應用，在企業戰略目標指導下，以銷售預測為起點，經過MRP計算，自動生成生產、采購和成本預算，同時綜合各部門經營管理信息，出具各項費用預算和資金收支預算，并根據預算結果對銷售、生產、采購、倉存、費用管理、應收應付款管理等系統的業務處理過程進行實時監控和指導，從而在價值鏈各環節對企業資源進行最優化配置與控制，促進戰略目標順利實現。
具體來說，就是能夠充分滿足企業預算決策層、管理層、執行層的精細化管理需求：
在預算編制階段
提供各項明細預算單據的新增、關聯生成、自動計算與審核功能
支持長期預算和短期預算間的數據檢查
編制過程充分考慮各個領域間的業務關系，通過計算、下推、上拉、自動生成等方式，保證預算編制的嚴謹性，幫助企業細化公司戰略規劃和年度經營計劃，在總體資源有限的前提下，對各責任中心的可支配資源進行安排、調度和調整；
在預算執行階段，
提供預算控制策略平臺設置功能，控制維度、控制方法、控制強度均可自由設置
支持多預算方案、多維度的多重控制，多個預算方案可同時編制、同時執行
系統根據已設置的控制策略從業務發生源頭進行控制，直接影響采購訂單、銷售訂單、費用報銷單、差旅費報銷單、付款申請單等單據的實際處理進程，實現全面預算對經濟活動的實時指導和控制；
在預算分析階段，
提供詳細的預算執行分析報表
支持從客戶、供應商、部門、職員、物料等維度分項或匯總統計預算數與實際數差異
幫助企業決策層清晰評價各責任中心的經營或工作業績，幫助各責任中心及員工分析具體差異原因，采取糾偏措施，同時為后期預算的編制或調整提供參考信息，使企業全面預算管理進入良性循環。
核心應用
為了改變現狀，同時考慮到金蝶K/3 全面預算管理解決方案具備靈活的控制平臺，以及與業務系統無縫集成的特性，東藥于2009年1月上線K/3 全面預算管理系統。依托K/3 ERP平臺，通過預算管理分解戰略規劃，以營銷工作為起點，成本費用控制為基點，資金平衡為重點，構建企業戰略規劃、目標管理、業務計劃、財務預算和績效評價體系，實現戰略層、經營層、作業層三層組織機構協調流程的整合。借助信息化平臺的支撐，對物流、資金流、信息流和實際業務進行全面控制。
通過全面預算管理體系，東藥對關鍵業務能夠做到實時監控，有效提升管理水平，防范經營風險，降低運營成本。
（一）搭建了完整的物流控制平臺
東藥采取以銷定產的模式編制業務預算。首先由銷售部門業務員分別提交銷售明細計劃，銷售預算專員匯總編制銷售預算，審核部門根據年度預算指標、行業形勢、產能變化等對數據進行調整，之后確定銷售預算值；以銷售預算結果為基準，系統根據BOM和庫存量運行MRP，得出生產預算、采購預算、庫存預算和成本預算數據，上述預算經各部門平衡和審核后生效；以生效的預算和控制策略為依據，系統自動對生產任務、采購申請、出入庫業務等單據進行過程控制；同時出具各項預算的執行分析報表，每月根據預算差異考核相關業務部門業績，形成完整的閉環管理。
通過業務預算的全流程管理，東藥在產供銷等價值鏈增值環節進行資源的優化配置，一方面實現資源利用效率最大化，一方面降低業務過程中的浪費現象，同時大幅提高工作效率，推動員工由事務處理者向業務管理者轉型。采購部計劃員介紹：“工作效率提高后，工作重點已經開始轉移。在使用K/3預算管理系統之前，主要工作內容就是編制采購計劃、追加計劃、資金計劃等各種計劃。使用系統后，由業務員根據系統計算結果直接調整計劃數，計劃員主要負責預算結果的過程監控和考核。”
（二）搭建嚴密的費用控制平臺
費用預算方面，根據費用分類不同，編制和控制方式也有所區分。制造費用預算主要根據銷售和生產預算計算結果為依據，調整審核后確定，財務費用、銷售費用、管理費用由各部門分別編制，經審核部門平衡和審核后生效；系統根據生效后的費用預算，自動控制費用管理系統的費用報銷過程；系統提供詳細的費用預算執行分析報表，作為部門費用考核的準確依據。為實現費用的支出效益最大化，對不同性質的費用應區分管控方式和強度，為此東藥將管理、銷售、財務、制造費用進一步細化為費用項目，將原來報表中72個費用條目細化到系統中518個條目，根據費用性質對每項明細費用條目實施具體控制，實現了費用的精細管理。
以車間的車輛維修費為例，2008年支出總計約120萬元。原來報銷方式是司機直接將車送到修配廠，修配廠維修后開單交到設備處，設備處提供給財務部，財務部按單據付款，其中設備處主要負責生產設備的檢修護理，對車輛維修費用沒有進行專業管控；實施全面預算管理項目后，更改了業務申請和審核流程，現在每輛車維修前司機要填制申請單，然后經過用車單位一審，車輛科二審，之后交由財務部報銷，其中車輛科對每輛車維修的事由、支出明細、維修價格進行合理性檢查。今年車輛科在審核報銷單據的費用明細時發現維修工時費19.4元/小時，遠高于市場價格，經過與修配廠交涉，成功將價格降到6.5元/小時。這樣借助流程的改善和系統分析，大幅降低了車輛維修支出。車輛科負責人介紹：“某單位08年修理費共27萬，實施預算項目后現在每月支出控制在5000元左右”。車輛維修費預計全年可節約40%。
（三）搭建嚴謹的資金控制平臺
資金預算根據收支性質不同，編制和控制方式也各有區別。資金收入方面，根據銷售預算結果生成銷售收款預算，另外財務部編制融資和其他收入預算；資金支出方面，根據采購預算和費用預算分別生成采購付款預算和費用付款預算，根據融資預算生成債務償還預算，另外財務部編制投資和其他支出預算。上述預算經平衡與審核后生效，系統根據生效的預算自動控制應收、應付款系統以及現金管理、網上銀行系統的收入款單據。其中對于收款單據采取弱控制，即提示為主，不干涉業務進程；對采購付款根據金額、部門、供應商、產品、付款方式等維度進行靈活控制；對于超限額的費用付款，嚴格控制，不予報銷。系統提供明細的收付款預算執行分析表，作為部門資金考核的依據。
通過應用預算控制平臺對資金業務進行逐筆管控，東藥資金收支的計劃性明顯增強，資金使用效益進一步提高，例外支出額度大幅降低。財務資產部的預算專員對此有切身體會：“全員預算意識比原來提高很多，現在辦什么事，先問這個月我們有沒有做預算，沒做預算這一塊執行不了。比如說要付款了，如果他沒有做預算，這個錢付不出去”。
客戶價值
通過實施平臺化的全面預算管理，真正做到了管理橫向到邊、縱向到底，而且平臺式的自動控制策略使管理的效率和嚴肅性大幅提高。
——東北制藥集團股份有限公司副總經理 張正偉
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本文標題：ERP系統全面預算卓越管理模式
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