0 引言
庫存管理系統是整個企業經營系統的一個重要組成部分，它和計劃管理、采購管理、銷售管理及生產管理等有著密切的聯系，如圖1所示。計劃管理人員根據庫存物料的種類、數量和質量情況制定物料的數量計劃和供應時間計劃；采購管理是庫存管理的重要項目，采購人員希望訂貨次數少、訂貨批量大以獲得價格折扣和節約運輸費用，但使庫存保管費用大大提高，因此采購管理必須根據降低成本的原則調整采購次數和訂貨批量；庫存管理直接影響銷售管理，尤其是庫存不足時，企業的信譽下降及缺貨損失不可估量；庫存管理同時還是生產管理的輔助系統，它在均衡生產保證生產順利進行方面起著重要作用。
圖1 庫存管理在企業中的作用
通常，庫存管理成本每年會占到平均庫存值的20％～25％，庫存管理的重要性、地位和作用越來越受到企業領導的重視，隨著技術的進步及市場競爭的加劇，眾多中小企業開發出符合企業實際的庫存管理系統。本文以上海某紡織機械廠為例，介紹基于數據庫的庫存管理系統的研究與開發。
1 基于數據庫的庫存管理系統功能框架
圖2為上海某紡織機械廠基于數據庫的庫存管理系統功能框架，該企業屬于中小企業，采購的物料通常要經歷原材料(及輔料如刀量具及工位器具)、在制品、半成品、成品(經質檢后的半成品)的過程。企業以產品自制為主導，因此在制品是企業庫存管理的難點，不僅數量龐大、種類繁多，且時時刻刻存在。在制品數量過少，引起產能(人力和設備)利用不足，將造成停工待料，若在制品過多，則使其儲放面積大、搬運費用高、生產控制系統復雜，甚至造成生產的混亂，在制品應該由倉管員和生產操作人員協同管理，控制好在制品的數量和流人流出時間，使其正好滿足生產進程的需要。
圖2 基于數據庫的庫存管理系統功能框架
無論是對原材料、在制品還是成品的管理，若要及時、準確地掌握庫存狀況信息，必須借助于數據庫技術及企業網絡共享數據，控制庫存量，達到合理庫存的目的。
2 庫存管理系統模塊
對照圖2可以看出，基于數據庫的庫存管理系統主要包括庫存基本信息管理模塊、入庫管理模塊、出庫管理模塊、統計匯總管理等模塊，下面進行具體介紹：
2．1 庫存基本信息管理
主要包括編碼管理、操作權限的設置、庫存手冊的錄入及其他基礎數據等。
編碼管理：倉庫、儲位、人員、庫存物料等的分類及標識碼，代碼的編寫原則是體現重要屬性，如在輔料庫中工具分類是屬于刀具還是量具，次要信息填寫在信息卡其他欄目里并保存到二級數據庫中，以免碼位太長；另外代碼的編寫體現相對固定的不常改變的屬性，如物品的自制、外購、外協屬性等易改變的屬性不能在碼位中進行體現。
操作權限設置：原材料的進出存權限、產成品的進出存權限、表單數據錄入權限、重要數據的審核權限、庫存盤點權限、檢索庫存權限等設置。
庫存管理手冊的錄入及其他基礎數據等：如物料抽樣方案和物料檢驗項目的規定；物料的退貨規范及政策的錄入；庫存管理系統運行前，各物料期初數據的錄入，以及設置各庫存物料的報警線，對每一物料設置庫存的上下限和標準存量值，并根據企業狀況及市場變化經常調整，使其始終保持最佳值。
2．2 入庫管理
物料的入庫是庫存管理的起點，包括入廠檢驗(型號、規格、數量、質量等檢驗)、物料入庫、物料發票入庫等。
入庫類型有多種，如采購入庫、銷售退貨、借出還入、生產入庫(在制品、半成品、成品入庫)等，不同類型對應不同的入庫單據，如原材料采購入庫必須注明日期、物料名稱、數量、科目、結算辦法，還包括發票號碼、供貨商、物料單價、稅率、總價等，這些信息對成本核算等具有重要意義。而圖3為以自制件為主導的上海某紡織機械廠使用頻率最高的在制品交庫單，即車間工作人員按任務單完成規定工序后入庫的憑據，必須注明批次、物料碼、物料名稱、已完成工序、重要性(如A、B、C類，A類最重要)、數量等等，一批零部件對應一張單據，同時，系統自動檢索該零件的工藝過程卡，如加工牽引輥共有十道工序，第十道工序(最后一道工序)加工完成提交入庫單時進入半成品庫更新相應的半成品結存數量，否則調整在制品庫中對應的零部件庫存數量，并為其分配相應的庫位(庫號、行號、列號、層號)。
入庫管理不僅包括不同類型入庫單據模板管理，還包括入庫信息的編輯、查詢、打印等。入庫數據是庫存管理的源數據，必須建立數據審核和檢查機制，只有負責人校對簽字后才能生效；并且當發生入庫貨物退貨時可通過“作廢驗收入庫”來實現，這樣記過賬的入庫單不進行修改和刪除，因此作廢的入庫單仍能查到，進一步保證了賬目的完整性。
圖3 在制品交庫單
2．3 出庫管理
出庫是交庫的逆過程，包括銷售出貨、生產領料出庫(在制品、半成品、成品出庫)、借貨出庫和采購退貨等，出庫前必須對庫存余量進行查詢，最大領料數量要受到庫存量的限制，對于庫存量小于庫存報警線的庫存品種，按照預先的設定向庫存采購審批人員發送E—mail，采購部門根據BOM表計算確定其訂購量，及時補貨。
出庫管理必須采用先入先出原則，如企業常用的鋼鐵類原材料，囤積日久，易受潮生銹、甚至出現裂痕或變形；而對于某些粉末狀的物資，若保存時間太長易結塊或變質。先入先出法保證剩下的物料都是新的，即便庫存增加，質量也不容易下降。
本系統根據物料碼自動檢索并按原材料入庫日期或在制品批次進行排序，保證先入庫物料先出庫。出庫管理要保證發放數量準確，發放日期不拖延，發放記錄清楚。出庫單主要記錄出庫時間、出庫單編號、物料碼：物料名稱、數量、經辦人、負責人、用途等信息。一旦出庫單確認無誤輸入到數據庫后，倉庫中的庫存結存量自動減少。
入庫和出庫數據的準確性直接影響管理及生產計劃過程，因此，僅有少數的幾個倉管員對出入庫
數據進行錄入及處理，大部分庫存相關人員如計劃、采購、銷售人員無權進行數據的更新操作，但可以快捷地查詢、打印到相關表單數據等，圖4為在制品入庫、出庫信息卡，只能瀏覽不能編輯和更改，從交庫單和出庫單自動得出，信息卡提供了在制品出入庫的完整記錄。
圖4 在制品入庫、出庫信息卡
2．4 統計與匯總
統計和匯總是庫存管理系統的重要功能，不僅可以將管理人員從枯燥的手工統計計算工作中解脫出來，而且可以從大量原始數據中抽取和推導出有價值的、直觀形象的數據信息，作為控制和決策的依據。在本系統中，統計和匯總是自動進行的，應用程序根據用戶提供的單一或復合條件，將數據庫中數據按要求進行排列重組后輸出，源數據修改，統計結果自動改變，不僅大大提高了統計的效率，而且數據的準確性和一致性好。本系統的統計和匯總主要包括以下幾方面：
2．4．1 各種月度結存報表
包括月度在制品零件(套件)結存表、月度半成品零件(套件)結存表、成品出庫統計表等。圖5為月度半成品零件結存表，表中記錄了物料碼、物料名稱、上月底結存、本月入庫數、本月發出(成品庫、發裝整機、報廢修機)、本月底結存、成品資金(原材料費、工資、廠外加工費)等。
圖5月度半成品零件結存表
2．4．2 供貨單位供料及企業各科室領料統計
將各供貨單位物品規格、金額及次品退貨情況進行累計匯總，便于與各供應商財務結賬；統計各生產車間、各科室物料領取情況，對于定額內領料費用廠部統一負責，而對于定額外的領料費用則從部門切塊經費中扣除，鼓勵節約杜絕浪費。
2．4．3 在制品實動工時的匯總
在制品交庫單在統計中有重要作用，根據交庫單上的已加工工序對照工藝過程卡中每道工序的工時定額累計該零件的實動工時，它直接影響生產車間計時工作制人員的工作量和工資計算，另外可根據產品BOM表合計產品零部件總的實動工時，以便進行產品成本核算。
2．4．4 呆滯物匯總
統計庫存管理系統中存儲時間過長如半年或一年內庫存數據無任何動態變化的物料，以便對其數量、種類、金額進行分析，及時提醒計劃人員作出處理意見如退還給供應商、低價出售給其它企業、報廢等，既減少了保管場地和設備又盤活了庫存資金。
3 其他關鍵問題
3．1 數據庫管理
本系統采用Visual Basic和SQL Server數據庫開發，數據庫在數據的收集、存儲、檢索及其他數據處理方面有著無可比擬的優勢，系統大量利用SQL Server數據庫中觸發器、視圖、存儲過程等工具，確保數據的安全性和完整性，并大大減少了數據的冗余。在數據庫創建后，必須裝載數據，即將分散在企業各部門的各種數據文件、原始憑證或單據通過掃描、手工輸入、程序自動輸入等方式進行分類和綜合，去除重復多余數據表項，并將其轉換成與數據庫系統相適應的數據結構和格式，輸入到數據庫中，數據的載入是系統正常運行的基礎。本系統數據集中存放在中央數據庫中，數據庫主要包括原材料庫、輔料庫、在制品庫、半成品庫、成品庫、表單數據庫、權限庫、工藝庫、產品庫等。
3．2 庫存盤點作業管理
庫存管理是一項繁瑣的工作，每一環節都可能存在失誤，如保管中物料自然損耗、丟失，接收和發放時記錯帳、看錯數字等等，都會導致庫存賬面與實物數量不一致。
盤點的目的一方面是為了核對數量，進行盈虧調整，動態地向生產、銷售和采購等相關部門的決策和計劃人員發布實時準確的物料信息，以便及時調整生產(如對庫存過多的物資適當延長采購周期)；另一方面可對數量差異大的物料要分析其原因，避免類似情況發生；同時，企業可根據盤盈虧情況及物料擺放情況對倉管員實行相應的技能指標綜合考核，對倉管員的工作進行激勵和監督。
庫存盤點按照ABC分類法進行，企業對所有的物料施以同等程度的控制和重視是不科學的，ABC分類法可以做到突出重點，兼顧一般的原則。對于A類物料，品種數量少(占庫存品種的10％左右)，金額高(占庫存資金65％左右)，一旦短缺，后果嚴重，如非標刀具，必須經常盤點，密切掌握庫存信息變化動態，根據企業實際定為兩月盤點一次。B類物料，占庫存品種的25％左右，占庫存資金25％左右，如螺釘螺母等標準件，采購方便，屬于一般重要的庫存，三個月盤一次。C類物料，是物料的大多數，但重要性最低，占庫存品種的65％左右，僅占庫存金額的10％左右，可以每六個月盤點一次。
盤點表單的數據項主要記錄盤點日期，件號、名稱、賬面數量、盤點數量、數量差、賬面金額、盤點金額、金額差、經辦人、備注等。
4 結束語
庫存管理是一項復雜系統的工程，它受到企業管理模式、人員素質和組織結構等多方面的制約。本文從企業實際出發，對庫存管理過程進行控制和優化，系統的主要特點如下：
1)所有的庫存數據通過數據庫集中存儲和管理，而且庫存數據通過企業網絡可以通暢地傳遞到企業各所需部門，對庫存進行了規范化和集成化管理。
2)提供庫存操作的統一平臺，不僅使次數頻繁的進貨、退貨、入庫、發料、退料、庫存數據備份、更改和查詢等得以順利進行，更重要的是高效地對海量的庫存數據進行分析、比較和統計。
3)數據庫及網絡技術的應用，使庫存管理人員及相關人員及時把握每日迸、出、存庫存動態，庫存管理效率的提高使錯賬率、缺貨損失、積壓資金大幅減少，庫存管理在平衡生產、促進銷售和降低成本等方面發揮顯著的作用。
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本文標題：基于數據庫的庫存管理系統的研究
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