由于受技術條件影響，我國企業(yè)對財務數據、信息的分析和應用不夠重視，特別是在實時分析動態(tài)應用方面，財務信息只在未來決策時起借鑒作用，失去了時效性。傳統(tǒng)的基于腳本（SQL或其他）的數據分析報告的構建方式常常是從二維關系數據庫表中獲取數據，生成格式化的二維報告，不能滿足全方位的管理需要。為實現及時有效地多方位查詢財務數據，本文提出在ERP中嵌入應用OLAP技術。
一、OLAP技術的用途
OLAP（On-Line Analytical Processing，聯(lián)機分析處理）是一類軟件技術，其最基本的概念有3個：多維觀察、數據鉆取、CUBE運算。OLAP輸出經過轉換后的反映原始數據的各種信息視圖，以反映業(yè)務的真實維數。
傳統(tǒng)的查詢和報表工具只反映數據庫中都有什么（what happened），而OLAP解決下一步會怎么樣（what next）和如果這樣又會怎么樣（what if）。OLAP的主要特點，是直接仿照用戶的多角度思考模式，關鍵技術是多維，維是指分析角度，多維分析是財務數據分析最有效的方法，為滿足多層次管理需要，預建多維的數據模型。多維數據模型建立后，可以快速地從各個分析角度獲取數據，也能動態(tài)地在各個角度之間切換或者進行多角度綜合分析，具有極大的分析查詢靈活性，從設計理念和真正實現上與其他的管理信息系統(tǒng)有著本質的區(qū)別。
采用嵌入式改造，OLAP要求與實時業(yè)務處理系統(tǒng)分離。ERP每個子系統(tǒng)分別相對獨立，處理不同的經濟業(yè)務，以獨立的方式生成各自的數據。嵌入OLAP技術，要把這些數據轉化，運用專門的數據存儲格式，建立專門的數據倉庫系統(tǒng)。在處理上，應用有關的邏輯分析和統(tǒng)計分析，根據用戶需要輸出不同的信息，各子系統(tǒng)既可以自身生成信息獨立輸出，也可以對外連接其他分析工具。這樣既不增加原ERP系統(tǒng)的其他負擔，也不會帶來額外的安全問題。
OLAP查詢報告將業(yè)務數據結構、過程、算法和邏輯的復雜性集成在多維數據結構中，然后輸出容易理解的維信息視圖。OLAP技術應用不在業(yè)務數據上添加額外的數據結構或維，只是以維的方式識別復雜數據，并以容易理解的方式呈現數據，所以能實現在ERP的各個功能子系統(tǒng)中嵌入該技術，把各子系統(tǒng)的數據轉化為財務數據加以分析、編輯，按管理要求輸出。其過程如圖1所示。
圖1 在系統(tǒng)中嵌入OLAP對數據進行分析處理
應用OLAP技術分析財務數據的操作包括鉆取（roll up／drill down）、切片（slice）、切塊（dice）、旋轉（pivot）等。
用鉆取法，可取得項目數據中某一維的低層或高層的匯總數據，與會計賬戶中總明關系同理。即可向上鉆取和向下鉆取，向上鉆取是將某一低層的細節(jié)數據概括匯總到高層，經過編輯，按需求隨時生成報告；向下鉆取則是相反方向，從綜合數據中分列各種明細。
用切片或切塊法，選定某片或塊值后，可分析到選定數據或剩余維上的數據分布。當所選項有兩個維時，是切片；有3個維時，是切塊。此法可篩選到某一項目某一方面（或相同的幾方面）的明細數據。
用旋轉法，變換維的方向，重新安排數據維的放置，即行、列互換等，這只是數據編輯上的技術，適應輸出數據變化的要求。
應用以上技術可以生成各種查詢功能，產生的數據內容豐富、直觀，可完成統(tǒng)計、排序、分組、計算等各項工作。可以通過設置過濾器，篩選列出所需數據，生成實時動態(tài)數據，以列表、圖形、立方體等多種形式表示。
二、應用實施方案
ERP嵌入OLAP技術進行財務數據分析查詢，需確立為一個項目來實施，具體實施方案分以下4個步驟：
（一）實施調研
調研內容包括：環(huán)境、技術、經濟3方面。
1．環(huán)境方面：ERP各功能子系統(tǒng)中嵌入OLAP技術，涉及多個職能部門，因此需要爭取行政支持以及相關部門和人員的重視。全面了解管理需要，包括各級管理者的管理思想、策略、戰(zhàn)略重點，對財務數據的需要情況等，作出各種假設，確定某方面的管理主要需要哪些因素支持，涉及哪些數據，這些數據的輸入輸出條件、格式、方向等。對影響本項目實施的內、外環(huán)境進行分析，充分考慮制約因素，利用一切積極因素克服消極因素，尋找最佳切入點。
2．技術方面：OLAP技術應用對硬件的要求不高，已實施ERP的企業(yè)現有的、配置中等的硬件都能滿足要求，充分利用原有硬件資源就可以實施。
近年來OLAP技術的產品發(fā)展很快，品種較多，但采用嵌入式產品，只需在原ERP上進行二次開發(fā)就能實現，無需另外獨立購買或開發(fā)軟件。在原實施的ERP中嵌入程序，只需在各個功能子系統(tǒng)中設置接口，傳輸數據就能銜接。
OLAP技術與數據倉庫聯(lián)合應用。數據倉庫設置有兩種方案。方案一：在各子系統(tǒng)獨立成立數據倉庫，各自實施OLAP技術進行財務數據分析查詢，產生本子系統(tǒng)的分析數據，此法是現場應用，事中控制效果明顯，OLAP技術應用意義重大。方案二：創(chuàng)建中央數據倉庫，匯集各子系統(tǒng)的數據進行編輯、整理，綜合實施OLAP技術進行財務數據分析，可產生全面綜合的數據，即形成一個ERP的外延財務數據分析管理子系統(tǒng)。以上兩種方案各具優(yōu)缺點，通過對現有的資源進行改造，使OLAP軟件得以實施。
3．經濟方面：因為是二線的查詢管理分析系統(tǒng)，投入不可能大，所以需了解現有資源，保護資源，從節(jié)約成本的原則出發(fā)，確定合理的預算。這種嵌入式改造，具有附加意義的系統(tǒng)，不會增加系統(tǒng)運行費用，不需要大的投入。
（二）系統(tǒng)分析
因采用嵌入式，所以要在涉及的子系統(tǒng)中針對財務數據使用特點，確定應用目標、層次、范圍、權限，正確了解各項數據的定義、概念、作用、要求，并確定數據改造或轉換方案。
方案一 在各子系統(tǒng)獨立成立數據倉庫。第一步，設置取數途徑，在業(yè)務子系統(tǒng)的數據庫中獲取數據。第二步，在各子系統(tǒng)設置數據轉化模型，把各專業(yè)數據轉化為財務數據格式。例如，采購子系統(tǒng)的數據是采購訂單，其內容包括采購類型、訂單號，供貨單位、付款條件、存貨編號、名稱、規(guī)格型號、計量單位、數量、單價、金額、稅額等，一般以表格方式顯示。財務數據只需要其核心部分：時間、品名、計量單位、單價、金額、稅額等。轉化模型為過濾器，通過設置篩選條件，把所需內容過濾、剝離、重組。第三步，設置編輯器，按不同的管理要求設置數據篩選的數學模型和經濟模型，如某因素或某財務指標的合計數計算等（以上3步均為后臺管理）。第四步，設置查詢輸出格式，數據輸出有兩大類：一是直接按篩選條件輸出，不做編輯加工。可得到各子系統(tǒng)的直接明細數據；二是對兩種或多種數據進行編輯加工后生成統(tǒng)計、分析等數據。財務數據一般以會計科目的明細項目為輸出目標，以各種財務指標的形式體現，以表格、圖形等方式顯示。明確了信息流量和格式之后，OLAP技術也可實現把過于專業(yè)化的財務數據再轉化為易于非專業(yè)人員理解的格式，以適應不同水平的信息使用者需要。第五步，根據行政管理結構劃分信息輸入輸出層次，設計界定各級別信息使用者的權限和使用范圍。
這種模型結構，可以實現業(yè)務數據庫與數據倉庫并存，在各個相對獨立的業(yè)務子系統(tǒng)中實現OLAP技術查詢，其查詢范圍局限于本子系統(tǒng)（如圖2所示）。
圖2 在各個獨立的業(yè)務子系統(tǒng)中實現OLAP技術查詢
方案二 第一步，建立中央數據庫。第二步，設置取數途徑，其數據來源有：與ERP各子系統(tǒng)留接口，直接傳輸形成；本系統(tǒng)錄入形成；本系統(tǒng)編輯處理生成；外部系統(tǒng)拷貝吸收形成。設置過濾器把各子系統(tǒng)的數據通過接口篩選傳輸，形成中央數據倉庫，輸出使用權限等設置與方案一相同，在內容、流量方面還要考慮全面性、綜合性。在中央數據倉庫實施OLAP技術查詢，這種模型可突破子系統(tǒng)的局限性，實現某方而單項和綜合的查詢（如圖3所示）。
圖3 在中央數據倉庫實現OLAP技術查詢
（三）數據準備
對企業(yè)經營方面的海量數據加以整理，數據準備時就要有的放矢，分塊分類準備，內容包括數據的收集、分析、整理和錄入，形成數據倉庫，數據一般有3類來源：
1．現成的數據，即不用再加工，可直接使用的，如ERP中各業(yè)務子系統(tǒng)產生的數據，可直接傳輸到數據倉庫應用，這是查詢系統(tǒng)的主要數據來源。
2．要略為加工的數據，即要對原數據進行重新的分解、組合、整理才能應用。ERP各子系統(tǒng)的數據各有專業(yè)特點，需進行轉換，把專業(yè)的數據格式轉換成財務專用格式、通用格式或數據說明等。
3．需研究確定的數據，即現行沒有的數據，如專用指導，特殊標準，分析系統(tǒng)用的各種經濟模型、數學模型，體現本企業(yè)管理特點的指標等。
（四）模擬測試與再調整開發(fā)
進行實驗室模擬運行，全方位輸入、運行、輸出，實行全面和個別的測試，主要測試是否滿足原設計要求。采用方案一的要逐個子系統(tǒng)測試，采用方案二的既要單方面測試也要綜合測試。模擬運行的目的是驗證嵌人程序的可執(zhí)行性，驗證數據的準確性、生成輸出數據的合理性，進一步確定各種參數，根據運行結果調整和確定輸入輸出數據格式。
把準備的模擬數據輸入待測試系統(tǒng)，測試時作好詳細記錄，對測試作全面的分析、總結，找出差異。若發(fā)現問題可從兩方面進行協(xié)調：一是管理方面，應調整工作方法，做到事前預測，事中以設計目標，參考數據為參照監(jiān)督控制，實行實時管理，改變以往的事后監(jiān)督；二是對測試系統(tǒng)不適用部分進行改動或二次開發(fā)，這種模擬要反復進行多次。
（五）推廣和完善
經過模擬測試后，進入推廣期，在實施推廣前要制定一套專用的工作規(guī)范流程利，明確管理者和操作者的權利和義務。
1．設計推廣方法，規(guī)定推廣期限。先對應用人員進行操作培訓，嵌入式改造不需另外增加專用人員，對原有崗位人員作簡單的操作培訓則可；然后從小范圍開始切入，逐步擴展，推廣時間不用太長。
又作出實施效果預測，定出目標作為執(zhí)行結果參照。重視實施過程，作好記錄，及時接收反饋信息，分析反饋信息以解決現場間題，不斷改造、完善系統(tǒng)。整理各方面資料，總結經驗，形成實施檔案。
三、例說實施效果
財務數據至少從蘭維度構成信息庫：時間、業(yè)務項目、控制部門。三維互補，通過數學模型、經濟模型對信息進行綜合提煉加工，設置過濾器，按條件檢索，提高信息的利用效率，生成能充分體現經濟狀況，反映項目實時運行狀態(tài)的數據。初始化設置時，注重全面、分類、必要的歸納，與各業(yè)務子系統(tǒng)的銜接，從關聯(lián)子系統(tǒng)獲取原始數據資料，直接形成數據倉庫中的數據，主要表現為具體的業(yè)務反映。
例如制造業(yè)的產品成本管理，如果只需要時期和成本項目兩維的數據，則兩維數據查詢可以通過平面表格表示（如表1所示）；如果需要三維以上的查詢，則要用立體才可反映，如圖4所示。
表1 時期和成本項目兩維數據表
圖4 產品成本管理三維查詢模型
時間維設置，數據含量要足夠大，主要為形成歷史時期數據。考慮發(fā)展，根據一貫性原則，把資料按時期排列，備取，數據庫實時更新。日常應用時，按時間檢索各時期資料，實現按時期分類檢索。
成本項目維（業(yè)務）的設置，按成本要素組成，從成本計算角度處理各生產要素，以“生產成本”等會計科目的形式表示，即生產成本科目的組成結構就是成本項目的組成結構，主要由直接材料、直接人工、制造費用等組成。設置條件過濾器，把生產管理子系統(tǒng)的數據轉化為以細化的成木科目為表現形式的數據列出所有明細成本項目，日常應用按明細會計科目查詢。
產品維（控制部門）初始化設置要考慮擴展性，留有發(fā)展空間，包括縱向、橫向的層次和品種空間。
1．應用向上鉆取技術，可獲取某產品多個期間多項成本的總數。如圖5所示，可獲取某產品不同時期的“制造成本”或“銷售成本”。
圖5 應用向上鉆取技術獲取產品不同時期制造成本或銷售成本
2．應用切塊技術，如圖6所示，可獲取某兩種產品在不同時期某兩方面的成本數據。
圖6 應用切塊技術獲取某兩種產品在不同時期某兩方面的成本數據
3．應用切片技術，如圖7所示，可獲取某產品所用某種材料在不同時期的耗用情況。
圖7 應用切塊技術獲取某產品所用某種材料在不同時期的耗電情況
企業(yè)經營過程中沉淀了海量的財務數據，并動態(tài)地增加，按傳統(tǒng)的數據分析技術和方法，數據應用局限性很大。應用OLAP技術，具有優(yōu)越性，表現為：（1）解決業(yè)務與財務相脫離，兩者信息溝通多口徑、多體系的問題。（2）能實現多角度、多方位反映信息，打破平面數據顯示的局限性，數據中多因素關系得到直觀體現，有利于分析影響因素。（3）實現快速查詢，一是系統(tǒng)本身工作速度快，二是反映業(yè)務數據實時性，三是結果反饋快，適應了現代化的快速反應管理要求。（4）信息展示直觀，易于理解，適合不同的信息需求者，非專業(yè)人員可用非財務專業(yè)格式獲取信息。（5）打破時間和空間的限制，實時應用控制，財務數據使用面更廣泛。ERP嵌入OLAP技術，財務管理更加細化，對解決財務數據應用滯后問題，對提高企業(yè)預測、執(zhí)行過程的控制水平具有重要意義。
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