黨中央、國務院高度重視信息化工作。黨的十五屆五中全會把信息化提高到了國家戰(zhàn)略角度；十六大以及十六屆五中全會中提出大力推進國家經濟和社會信息化，以信息化帶動工業(yè)化、以工業(yè)化促進信息化、走新型工業(yè)化道路等一系列重要戰(zhàn)略部署；在《2006-2020年中國信息化發(fā)展綱要》中提出了“加快制造業(yè)信息化，深度開發(fā)信息資源，完善信息基礎設施，強化信息安全保障”的任務。信息化為中國鋼鐵工業(yè)走新型工業(yè)化道路提供了重要機遇，為我們提供了與國際對接的管理平臺，提供了實現跨越式發(fā)展的現實載體。據有關方面調查，經過多年的發(fā)展，近90%的企業(yè)已不同程度地開展了信息化建設，尤其是大型企業(yè)的信息化，已經從簡單的數據處理發(fā)展到實現企業(yè)資源計劃管理的信息化，將信息技術應用到了研制和生產的全過程，有利地推動了信息技術對傳統(tǒng)產業(yè)的改革和提升。
2005年2月，國務院正式批準首鋼集團（下稱首鋼）搬遷調整方案。此次搬遷調整的重點，首先是鋼鐵產業(yè)的產品結構調整，由以長材生產為主向以高端板材生產為主轉變；其次鋼鐵產業(yè)的地域布局調整，由集中在北京石景山地區(qū)向北京順義及河北多地域轉移。首鋼想要繼續(xù)維持一個世界級生產規(guī)模的大型鋼鐵企業(yè)的地位，就要在與此相適應的管理模式上實現變革：一是對高端鋼鐵產品生產經營的管理：二是集團對一業(yè)多地多法人公司的管理。這些變化對信息化建設提出了新的要求。
以信息化帶動工業(yè)化，大力推進首鋼信息化建設和應用，走新型工業(yè)化道路，是首鋼發(fā)展的必然。檔案工作作為企業(yè)管理工作的一部分，只有緊隨時代，才能更好地為企業(yè)的各項工作服務。檔案信息化建設是新時期企業(yè)檔案工作的一項重要任務，是檔案事業(yè)發(fā)展適應時代需要的必然選擇。當今時代，信息技術發(fā)展日新月異，徹底改變了許多領域的傳統(tǒng)工作模式，檔案工作也由此迎來存儲數字化、管理自動化、利用網絡化的時代。面對這種大趨勢，只有緊緊追趕時代潮流，全面革新技術手段，才能推動檔案工作實現由傳統(tǒng)向現代的跨越。首鋼搬遷調整新建項目代表了當今鋼鐵業(yè)的先進水平，一大批高端項目建成投產將對今后鋼鐵業(yè)的發(fā)展帶來示范性影響。在這種新形勢下，為適應首鋼搬遷調整、戰(zhàn)略轉型和總部經濟的需要，全面提高檔案信息化水平，為首鋼經營管理和生產建設做好服務工作，首鋼總公司決定在遷鋼、首秦、冷軋、京唐公司等新鋼鐵基地進行數字檔案室建設。在此，把首鋼數字檔案室建設過程做一介紹，希望大家批評指正。
一、主動出擊，加強宣傳，提高認識
為使企業(yè)領導充分重視檔案數字化建設工作，檔案人員要積極、主動出擊，利用傳統(tǒng)檔案管理的不足之處和當前建設現代化企業(yè)的要求，向企業(yè)管理層宣傳檔案數字化建設的重要性和緊迫性，只有實現了企業(yè)領導對檔案數字化建設工作觀念的轉變，才能得到領導對我們工作的充分理解和支持，才能使檔案數字化建設在資金和硬件設施等方面獲得保障。首鋼總公司檔案處在提出建設首鋼數字檔案室的想法后，首先開展調查研究工作，印發(fā)了《首鋼電子文件管理調查表》，掌握了首鋼基層單位檔案部門電子文件、電子檔案管理情況。其次是積極到首鋼京唐、遷鋼、首秦、冷軋公司等首鋼四大鋼鐵基地進行宣傳，與四個單位主管檔案工作的書記、經理進行了座談，宣傳建設數字檔案室的意義和緊迫性。四個單位的領導表示：建設數字檔案室將會促進企業(yè)的生產經營和管理水平的提高，在人力、物力、財力上將給予大力的支持。
二、制定基本原則，提供建設標準，開展應用培訓
（一）確定基本原則、建設目標和主要任務
為進一步做好首鋼數字檔案室建設，首鋼總公司以首鋼辦公廳的名義，印發(fā)了《關于建設首鋼數字檔案室的安排》，對建設數字檔案室的工作意見、基本原則、建設目標、主要任務、方法步驟、工作要求進行了具體的規(guī)定。
1．基本原則
(1)統(tǒng)籌規(guī)劃原則。數字檔案室是信息化建設的基礎內容，是辦公自動化的重要構成。建設單位要把數字檔案室建設納入本單位信息化建設總體規(guī)劃中，與辦公自動化融為一體，統(tǒng)籌規(guī)劃建設。
(2)健全完善原則。建設數字檔案室不是對原有系統(tǒng)、設備推倒重來、全面更新，而是在原有基礎上健全完善，提升和擴展功能，添置必要的設備設施，使其達到標準要求。
(3)分步達標原則。建設單位對檔案的數字化可分步實施，兩年內主要對機關檔案、科技檔案進行數字化，其他門類檔案數字化由單位適時進行。
(4)嚴格保密原則。數字檔案室建設過程中，要提高檔案信息安全意識，通過建立健全各項措施，加強過程管理，嚴守“涉密不上網，上網不涉密”的規(guī)定，杜絕失密、泄密現象，確保檔案信息、數據的安全。
2．建設目標
通過首鋼檔案處制訂規(guī)程、明確標準、技術支持，建設單位落實任務、自籌費用、具體實施，用2-3年時間建成遷鋼、首秦、冷軋、京唐公司數字檔案室，同時帶動一批子公司、部分廠礦和單位數字檔案室的雛形建設，實現首鋼檔案數字化水平三年內整體再上新臺階。
3．主要任務
(1)加快室藏數字檔案資源建設步伐。遷鋼、首秦、冷軋、京唐公司等單位要根據室藏檔案實際情況，科學制訂檔案信息資源建設規(guī)劃，扎實開展室藏檔案數字化工作，力爭在201 1年2月份完成室藏各門類檔案的數字化條目錄入工作，在201 1年底完成室藏全部機關檔案和科技檔案的原文數字化工作。在此基礎上，每年上半年完成新歸檔的室藏檔案數字化條目錄入和檔案原文數字化工作，建立檔案資源豐富、利用方便的檔案目錄和原文數據庫，為企業(yè)經營管理和生產建設服務。
(2)不斷提升子公司綜合檔案室數字化水平。首建集團、首自信公司、機電公司、中首公司、礦業(yè)公司、首房公司、特鋼公司等單位要根據數字檔案室建設要求，按分步達標原則先建立室藏各門類檔案的目錄數據庫，再根據條件對機關檔案和科技檔案實現原文數字化。
(3)切實加強檔案室的軟硬件建設。建設單位要根據實際情況，在充分利用原有設備的基礎上，配備新的符合要求的設施和設備，購置或自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)軟件，并接入首鋼檔案管理信息系統(tǒng)，實現首鋼檔案館與各分子公司檔案室數字檔案信息在線移交、查閱及監(jiān)督檢查功能。
（二）制定標準，提出規(guī)范要求
為了保證數字檔案室的兼容性和規(guī)范性，我們根據國家、北京市的標準、規(guī)定，結合首鋼實際情況印發(fā)《首鋼數字檔案室建設規(guī)程>，提出了建設標準。
主要內容包括：建立健全數字檔案室管理制度：數字檔案室建設內容；基礎設施建設；檔案數字化建設：數據維護與安全管理等五個方面。要求各單位采用先進的數字檔案管理系統(tǒng)，運用科學有效的管理方法，建立并逐步完善本單位現有檔案的目錄數據庫及原文數據庫，采用有效的手段對現有檔案進行數字化處理，借助各種安全技術，將檔案信息在本單位內部網絡上提供利用，達到服務經營生產的目的。
（三）加強培訓工作，進一步提高基層檔案人員業(yè)務水平
人才隊伍素質關系到數字檔案室建設的質量甚至成敗，為進一步提高基層檔案工作人員業(yè)務素質，首鋼檔案處首先組織全體基層檔案參加的專業(yè)培訓。由首鋼檔案處計算機管理員、檔案專業(yè)指導人員開展《數字檔案室架構與功能》講座、《首鋼數字檔案室建設規(guī)程》講座。其次請檔案管理信息系統(tǒng)專業(yè)公司到首鋼做系統(tǒng)演示，提高檔案人員對檔案信息化工作的認識。第三是召開首鋼數字檔案室建設現場會，組織首鋼各子公司辦公室主任、檔案員參加，由首鋼試點單位介紹數字檔案室建設的經驗和難點，使各單位相關人員對數字檔案室建設有更加直觀的認識。
三、開展試點，樹立典型，以點帶面，逐步推廣
首鋼實施搬遷調整以來，鋼鐵主業(yè)由北京一地發(fā)展到北京、河北、山西、貴州、新疆等5個地區(qū)9個地市：各產業(yè)由首鋼全資為主發(fā)展為多元投資為主，體制由首鋼一個法人發(fā)展到上百個法人；管控模式由集中統(tǒng)一管理到“集中整體、分層能級、分類管理”。首鋼的產業(yè)布局、產品結構、產權結構等都已經發(fā)生了重大變化。各單位檔案工作水平層次不齊，數字檔案室建設不適合全面在首鋼鋪開。為此我們決定開展試點、樹立典型，以點帶面，逐步推廣數字檔案室建設。在數字檔案室建設方法步驟上我們劃定為準備階段、試點階段、實施階段、驗收階段，目的是使建設單位準備充分、方法得當、操作科學。
我們在首鋼首秦公司開展了數字檔案室建設試點工作。首鋼首秦公司位于河北省秦皇島市，于2004年6月竣工投產，2007年11月成立綜合檔案室，設置定員6人，集中統(tǒng)一管理首秦公司機關、科技、人事、會計等全部檔案。首秦公司領導高度重視檔案現代化管理工作，于2006年就投資10余萬元購置了專業(yè)公司的檔案管理軟件，實現了部分檔案信息網上閱覽。首秦公司綜合檔案室現室藏檔案33396卷、13361件，具備建設了數字檔案室的基礎條件。
兩年多來，首秦公司作為試點單位在領導支持、專業(yè)指導、自籌資金、工作人員的積極努力下，數字檔案室建設初見成效。
1．領導的高度重視和大力支持是建成數字檔案室的根本保證
首秦公司領導班子對檔案工作的發(fā)展始終十分關心，早在首秦公司成立之初領導班子就謀劃解決制約檔案事業(yè)發(fā)展的分散式管理弊病，為此公司領導班子研究決定組建綜合檔案室，實現檔案集中統(tǒng)一管理，徹底解決了制約檔案發(fā)展的瓶頸問題，使公司檔案工作步入快速發(fā)展的健康軌道。
為進一步加快公司檔案工作發(fā)展步伐，2009年首秦公司領導班子經過研究，投入365萬元資金建設綜合檔案室新館和購置密集柜、辦公設施等。201 0年2月綜合檔案室新館落成，4月綜合檔案室整體搬遷工作順利完成。借此次首鋼總公司將首秦公司列為數字檔案室建設示范基地之一，首秦公司領導更是給予高度關注，并且在新館建設過程中將建設數字檔案室列入新館建設方案，通過新館建設推動數字檔案室建設。同時在數字檔案室建設過程中無論對人員配備、設備購置，還是資金投入上都給予大力支持，為綜合檔案室配備了0#曬圖機、o#復印機、0#掃描儀、防磁柜等各種專業(yè)的檔案設施、裝具。投資20萬元，對原有檔案軟件升級和相應計算機硬件進行改造，滿足了系統(tǒng)和硬件升級使用要求；投資40萬元，開展工程圖紙的數字化掃描工作。公司領導的重視和支持，成為建成數字檔案室的根本保證。
2．明確思路，抓好規(guī)劃，保證數字檔案室建設穩(wěn)步推進
建設數字檔案室是一項系統(tǒng)工程，首秦公司在數字檔案室建設過程中始終堅持“明確思路、抓好規(guī)劃、穩(wěn)步推進”的指導思想，嚴格按照首鋼總公司《關于建設數字檔案室的安排》計劃推進，精心組織，扎實工作。
(1)深入各部門進行走訪、調研，征詢各部門領導、專業(yè)技術人員、文書人員對建設數字檔案室的意見和建議。鋼鐵企業(yè)占地面積大，生產車間距離檔案室較遠，也在很大程度上限制了檔案價值的利用和發(fā)揮。數字檔案室的建設最終可以使技術人員在操作崗位就能夠實現查詢利用信息的要求。廣大技術部門領導、人員非常理解建設數字檔案室的目的，紛紛表示對檔案部門開展數字檔案室給予積極配合和大力支持。為此，檔案部門制定了<首秦公司關于推進數字化檔案建設工作實施方案>，成立了領導小組，明確各相關部門的職責并落實到人，制定考核要求。
(2)及時開展室藏檔案數字化條目錄入工作。首秦公司領導專門為檔案部門配備4名外協(xié)工，開展檔案目錄的錄入工作，到目前為止共完成目錄級條目190291條，實現文件原文掃描共計90350頁。
(3)開展工程圖紙的審核工作。科技檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，其中圖紙檔案是科技檔案中的重中之重。首秦公司于2004年投產，期間經過了多次的設備檢修、技術升級，圖紙檔案自然會發(fā)生修改。為了保證掃描圖紙與現場實際相符，首秦公司檔案部門組織各生產作業(yè)部開展了圖紙審核工作，制定了圖紙審核工作要求和進度安排，建立了每周例會制度，確保問題及時反饋、溝通，并下發(fā)會議紀要，使公司領導、各生產作業(yè)部領導了解圖紙審核進展情況。首秦公司各生產作業(yè)部共有54名專業(yè)人員參加圖紙審核工作，歷經4個月時間，共審核設備、電氣、管道、工藝、給排水、自動化等1 2個專業(yè)圖紙4867套。
(4)開展圖紙掃描工作。首鋼數字檔案室建設工作一經提出，首鋼總公司領導就十分關注檔案的安全，要求一定要做好數字化檔案的保密工作。首秦公司與檔案數字化單位簽訂相關協(xié)議，確保檔案數字化過程的絕對安全。
機關檔案和科技檔案中的文字材料由秦皇島當地掃描公司自帶設備到首秦公司現場操作。
圖紙掃描由北京首設圖文科技公司負責。首秦公司設計工作是由我公司首鋼設計院全面負責的，北京首設圖文科技公司是由首鋼設計院檔案處改制而來。北京首設圖文科技公司保存有首鋼設計院的全部底圖，并對外承攬圖紙的曬制、掃描、檔案整理等工作。首秦公司圖紙掃描選擇的是底圖。底圖掃描有掃描清晰、存儲小等特點。一張甲1圖紙，掃描黑白二值，存儲是TIFF格式，底圖掃描大小是154KB、藍圖掃描大小是708KB。我們選擇北京首設圖文科技公司承擔掃描工作，首先首鋼設計院設計人員可以對首秦公司技術人員在圖紙審核過程中提出的圖紙變更內容進行修改或重新繪制出圖；又發(fā)揮該公司掃描優(yōu)勢，又確保首鋼知識產權不外泄。
通過首秦公司領導、技術人員、檔案人員的共同努力，首秦公司已初步建成了數字檔案室，成為首鋼數字檔案室建設的先行者，首鋼遷安公司、冷軋公司、京唐公司和其他二級單位如機電公司、房地產公司先后到首秦公司參觀、取經，促進了首鋼數字檔案室建設的整體發(fā)展。
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