一、企業文件管理的現狀
隨著中國經濟的高速發展，中國市場的競爭日益激烈，競爭的方式將從企業的外延比如統一、高效的營業服務系統，向企業的內涵比如管理決策方面轉移。國內企業近幾十年投入巨資大力發展rr應用．已經初步建成了各自統一的營業服務系統和企業內部信息傳遞管理系統，經過多年的運行積累，存儲了海量的信息資源。由于歷史的原因，這些海量的信息資源管理分散、共享困難，形成彼此隔離的信息孤島。科學管理和合理開發這些信息資源尤其是大量的、非結構化數據信息。是國內企業界面臨的巨大挑戰。
推動業務發展的是信息。即存入傳統數據庫中的“結構化”數據和包括可用信息庫中內容的“非結構化”數據。顧名思義。非結構化數據的管理也就是文件管理。
企業中有價值信息。真正能夠以數據的形式被數據庫管理的部分是非常有限的，調研估計僅占到15％到20％，而大量的信息都是以非結構化形式散落在企業的各個角落。這些非結構化形式的信息我們稱之為內容。包括：使用紙張的信件和申請表格、電子郵件和傳真；計算機產生的結算單、貨物清單和報表；電子數據表格、演示文稿和字處理文檔；另外，還有各種多媒體記錄，如客戶服務電話的數字音頻記錄或公司培訓視頻資料。公司能否在Intemet經濟中獲得成功取決于它控制和利用各種信息的能力。如何高效、低成本地管理好這些信息，并快速實現信息的整合，利用所有這些業務信息以取得更高的投資回報。是企業信息管理十分關注的課題。
二、文件管理的發展
概括說來，文件管理技術及應用經歷了下述三個發展階段。從中可以清晰地看出其對企業市場競爭力的重要影響：第一個階段：以物理介質(紙文檔資料或磁帶)的方式來進行業務管理，利用率很低，成本較高；第二個階段：初步數字化(如縮微系統)管理信息資產，部分滿足查詢需求，但無法和業務系統集成，很難集中管理；第三個階段：完全數字化管理信息資產。提高利用效率、集成并優化業務處理流程。
三、文件管理的行業應用
3．1金融，銀行業
調查表明，銀行90％ 的業務都離不開文檔資料，50％以上的業務是以文檔為中心來進行審批和流轉，目前最為缺乏的就是對所有的原始憑證、客戶資料、報表等以紙張形式存在的信息資產(非結構化信息)的管理。
3．2電信，傳媒業
幾乎所有的電信業務都會產生大量的文檔資料：50％ 以上的業務系統基于文檔來驅動。而在傳媒業，所以的業務都依賴磁帶這種物理介質。企業需要對原始憑證、客戶資料、報表及影，視頻、HTML等非結構化的信息資產的管理．
3．3政府，公用事業
現有的處理基礎架構主要是以紙張辦公為基礎的處理流程．無法同步 導致成本增加、周期變長。文檔管理缺乏與公眾的交互式系統，需要建立一個新的檢索體系結構，以集成現有的檔案，并支持業務應用。其它行業如制造，流通、醫療衛生等也面臨著同樣的需求，同時還有已有計算機系統如SAP R／3，Lotus Domino，Microsoft Exchang產生的與業務相關的文檔管理問題。文件管理系統，將客戶的應用水平直接提升到第三個階段，以對整個企業的內容進行統一集中的管理和再利用，并且和業務系統進行緊密集成，從而節省運營成本，提高工作效率、服務質量和企業競爭力。
四、文件管理系統的實現
4．1文件管理系統目標
4．1．1建立統一的文件存儲平臺
可以將散落在各企業、各部門的檔案、資源、文件采用統一的存儲平臺進行存儲，提供對文件資源的全方位的保護。
4．1．2建立統一的規劃、設計和監控平臺
該平臺可以提供統一的平臺環境。使企業管理人員可以快速完成檔案類目定義、歸檔入庫、版本權限、安全管控的工作。通過簡單的配置操作即可實現文檔的全面管理．并且可以針對不同的部門、文件設定獨立的管理監控策略。
4．1．3建立細致的文件安全保障體系
由于各類文件資源的特殊性。建立細致的數據安全保障體系是系統實施的重點。系統的權限管理應該可以細化到最小粒度，并且可以根據管控級別實現對終端用戶桌面文件的管控。
4．2文件全生命周期的管理
企業文件管理系統實際上就是管理企業文件的全生命周期(企業文檔包含文件文檔、檔案、知識等)，如上圖所示，系統從文件的創建，獲取、基本的管理應用、全面的存儲機制、展現傳遞直到歸檔，銷毀等全生命周期的過程，有以下三方面的特點：(1)整合大量的離散的文件數據；(2)兼容不同的文檔格式，并且能同時支持多格式的文件內容；(3)易于訪問，易于管理，形成企業有效的統一信息平臺。
4．3業務實現模型
針對文件管理系統平臺的業務實現，進行文檔存儲、管理和利用的角色分別有生產者(Producer)、管理者(Management)和消費者(Consumer)。其中：生產者：是提供需要保存信息的人或客戶系統。生產者通過系統的攝取過程(Ingest)向文檔庫提交要保存的信息，包括元數據。這個過程接受提交的數據并準備到檔案系統中存儲；管理者：由設置系統整體政策的人組成。這一角色確立文檔采集的范圍，明確分類條目的保存許可、管控策略等；消費者：指與系統服務交互以獲取特定保存信息的人或系統。包括了終端用戶和特定的應用系統。
4．4安全管理體系
平臺級別的安全管控體系，從最終用戶，文檔內容管理者，文檔審計監控，系統管理人員等各角度出發，建立一套完整的授權以及安全管理策略。安全策略的核心包括三個層面的安全控制，包括在線文檔的記錄權限控制，離線外發文檔的安全控制，以及服務器文檔安全的控制。
五、總結
文件管理是企業信息化建設的重要組成部分。企業中數量巨大的信息資源，實現信息全面整合和共享，成為提高整體應用水平的關鍵環節。文件管理系統應用可以有效的管理非結構化數據(內容)，方便的訪問非結構化數據信息，進行信息共享。
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本文標題：淺析文件管理在企業信息化建設中的應用
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