眼下最熱門的詞匯當屬“經濟危機”，鋪天蓋地的媒體報道和刺激政策接踵而來，一時間幾乎人人談危色變。
國內的一部分企業受危機的直接影響，訂單驟減，難以為繼，迫不得已停工裁員，元氣大傷。另外一部分企業雖未受到直接沖擊，但多少受到波及，難免惶惶，有樣學樣的緊縮開支，準備過冬。
控制成本似乎一夜之間成了各家企業的共識，紛紛捂緊自家的錢口袋，對各項支出審核再三，能省則省。
隨著進年來國內企業的迅猛發展，企業對信息化所帶來的效率提升更加依賴，許多知名企業已經開始充分利用IT建設所形成的核心競爭力，不斷推進產品創新、管理創新、流程創新，從而把競爭對手遠遠的拋在后面。
然而，IT建設在為企業帶來生產和管理能力提升的同時，也帶來了IT成本的居高不下。這讓因信息化建設而節省下來的資源成本，因IT系統應用而增加的利潤收益，變得微不足道，也讓企業的管理者在做出IT投資決策時，顧慮重重，舉棋不定。
造成IT成本居高不下的原因有很多，從企業整體的信息化來看，包括IT規劃不到位、系統重復建設、風險控制不到位等許多原因，造成了大量的IT資源和投入的浪費。具體到每個IT項目，則包括諸如需求蔓延、技術銀彈、重復返工、貪多求全等原因造成的人員和資金浪費。
無論原因為何，IT成本的高企已經日益成為企業推行信息化建設的主要阻礙之一。許多管理者因此而頭痛：批準一個待建的IT項目，意味著大量的資金占用、人員投入和業務間歇性停頓，風險極大；若是保守不批，仍然依靠現有的管理水平和生產力，又無力應對激烈的競爭和危機下的寒冬，真真左右為難��！
很自然的，管理者們在猶豫不決之際，便會提出下一個問題：IT成本為何如此高昂？是否有辦法控制和降低IT成本呢？在下面的討論中，我們就嘗試著解一解這個難題，看看能否找出些法子，讓IT建設的成本變得更“親民”些，也讓管理者們的“頭痛”能略略緩解一二。
什么才是好系統？
想解題，先破題。
IT成本復雜多樣，IT系統各不相同，要想找出控制成本的有效途徑，必須正確認識IT項目的特性，了解造成IT成本過高的原因，才能對癥下藥。
從前面羅列的部分原因來看，片面追求理念和技術的先進性，忽視直接用戶的使用體驗，對系統升級和維護的成本估計不足，是造成IT項目超支、IT資源浪費和使用成本太高的主要原因。
要走出這些IT建設中的誤區，控制和降低IT項目的成本，就涉及到了另外一個問題——“什么樣的IT系統，才是好系統？”只有正確認識這個問題，才能在降低IT成本的道路上邁出我們的第一步。
我們用這樣三個詞來回答這個問題：適用、好用、耐用。
首先，IT系統要適用。
企業上馬一個IT項目，就好像買一頂帽子，大了不合適，小了也不合適。
IT系統必須要符合企業的現狀和特點，從實際需要出發進行系統選型。既不能盲目追求系統功能的大而全，也不能盲從于超前的管理理念。罔顧企業實際情況的結果，要么是花了許多錢買回一堆用不上的功能，要么是系統“看上去很美”，卻管理不到位等其它原因而無法真正的推行下去，不得不忍痛放棄。
IT系統同時也要保持一定的先進性，為以后的業務發展預留升級空間。不能完全從現有的需求出發，簡單的把手工流程搬到計算機里，僅僅實現一個“電子化辦公”。雖然這也算是一次進步，但相對于高昂的投入來說，缺乏先進性的IT系統等于是在浪費企業的資源，不但不能有效的提升效率，反而會喪失一部分手工操作的靈活性，制約企業的發展。
因此，一個好的IT系統，先決條件就是要適用，“不大不小剛剛好”。
其次，IT系統要好用。
沒有調查就沒有發言權，IT系統是否真的好用，唯一有投票權的就是直接使用這套系統的用戶。
直接用戶不僅限于通過系統管理生產和運營的管理層，同樣包括為管理提供基礎數據和原始資料的一線員工。只有讓這些用戶滿意了，系統才能真正發揮出所有的潛能，促使企業的運營管理順暢的運轉。
怎樣才是好用呢？簡單點說，就是讓用系統干活兒的人覺得舒服，操作簡單、順手，能解決實際問題，能提高工作效率，能讓他們從繁雜的手工勞動中解放出來，有更多的時間處理更重要的事情，這樣的系統才是好用的系統。
無論一個IT系統的理念有多完美，技術有多先進，流程有多敏捷，如果不能幫助用戶解決問題，使用起來覺得別扭，那它就一文不值，誆論什么“好系統”了！
解決問題才是硬道理。信息系統歸根結底是為了幫助企業解決管理當中的問題和瓶頸，如果不能有效的解決問題，哪里稱得上是一個好系統呢？
最后，IT系統要耐用。
就IT系統的投入來看，它應該是一件耐用消費品，而非快速消費品。
既然是耐消品，就應該具備一定的擴展性、靈活性和柔韌性，能夠在一定的范圍內允許即時的調整，適應變化的需求。而且，IT系統創造效益需要一個較長的周期，如果頻繁的上線新系統，廢棄舊系統，勢必造成IT資源的大量浪費，既不利于企業的知識積累，也不利于企業的平穩發展和業務提升。
市場在變，企業也在變，一套不具備靈活性和擴展性的IT系統，將很難適應國內企業快速發展的現實情況。當系統無法滿足企業的業務需要時，升級換代在所難免，如果系統的使用周期太短，或者后續的升級成本太大，無疑會給企業帶來許多不必要的成本負擔。
因此，一個好的IT系統，必然是一個長期耐用的系統，能夠為企業帶來穩定的回報。
控制IT成本三步走
我們討論好系統的標準，終歸還是為了解決IT成本控制的問題。
想要控制和降低IT成本，我們需要從三個步驟循序漸進的努力，只有把每一步都做好了，IT成本才能應聲而落，使IT項目擺脫“成本黑洞”的惡劣名聲。
那么，需要哪三個步驟呢？其實就是回答三個問題：
1. 這筆錢該不該花？
2. 要花多少？
3. 如何花好？
下面我們來逐一分析。
問題一：該不該花？
決策者在確定啟動一個IT項目之前，首先要問的就是這個問題。
決定問題答案的因素，不是IT系統的理念超前與否、技術先進與否、功能完善與否？而是企業是否真的需要這樣一套系統？這套系統是否真的能幫企業解決問題？企業當前是否能夠承擔這筆投入？
前些年國內也曾出現過幾次信息化的熱潮，企業爭先恐后的砸了血本下去，買最貴的軟硬件，請最貴的專家顧問，搭進大把的時間和人員，期盼這把“米”灑下去，就能換回一只會下金蛋的母雞。結果如何呢？大半血本無歸吧，即使勉強上線，磕磕絆絆的用起來，也是差強人意，離預期的收益已是大相徑庭。
真正成功的利用IT系統創造價值的企業，是那些在引入IT系統的同時，充分考慮了企業現狀，并且為了IT系統的實施展開了適當的管理變革的企業，他們利用IT系統的實施過程，完成了管理和流程的創新，提高了企業的競爭力，使IT投入真正獲得了豐厚的回報。
所以，控制IT成本節節攀升的第一步，就是在啟動IT項目之前把好關。那些華而不實的面子工程就算了，無論如何不能批；那些缺乏規劃的臨時起意先放一放，待仔細斟酌了再決定；只有那些真正能為企業解決問題、創造效益的項目，才是值得大力投入的。
問題二：要花多少？
是與非的判斷做好了，接下來就是解決多與少的問題了。
在解決花多花少的問題上，企業需要秉承前面得出的“適用、好用、耐用”的標準，認真評估自身需要，全盤考量IT規劃，從實際情況出發，按照一個最合理、最經濟、最高效的建設路經，逐步推進，分步建設，穩扎穩打。
許多企業就是由于企業盲目追求不切實際的標準，比如技術先進，理念超前，功能完善，反而忽略了企業在現階段的真實需要，導致高價采購回來的系統“大材小用”，許多功能用不上，許多資源被閑置，造成IT投入的極大浪費。
當然，IT成本的控制不等于一味的省錢。就像采購成本一樣，除了價格，還有質量、交貨能力這些其他因素影響整體的采購成本，IT項目的建設成本也要同時考慮這些因素的影響。企業不能為了壓低價格而逼著軟件供應商降低服務品質，更不能為了壓縮人員支出而影響工期進度，這些都會造成企業在金錢之外的成本損失，有時甚至會得不償失。
正如帕累托原理所講，一個項目有大約80%的成本投入到了20%的活動上，想要有效的降低成本，就必須在那20%和80% 之間做出取舍，達到一個最合理的平衡，才能使成本得到控制和降低。因此，在IT系統的選擇上，企業既不能盲目追求一步到位，也不能為求穩妥固步自封，而是要在二者之間，尋求一個恰當的平衡點。
問題三：如何花好？
花一樣的錢，得不一樣的“果”。
IT成本是可以用具體的數字來衡量的，然而項目的實施效果，卻因為項目的千差萬別而變得難以衡量。不同的項目經理對資源有不同的使用偏好，不同的項目團隊對項目有不同的完成習慣，而這些不同之處，很可能就是“花費一樣，但效果不同”的根源。
對企業來說，作為合同的甲方，應當從自身的特點出發，恰當的選擇IT項目的合同種類，利用不同的合同規定，敦促乙方自覺的降低項目成本，節約資金投入。比如，在需求明確、工期可控的前提下，可以采用費用償還合同的形式，用實際費用+酬金的方式降低項目的成本；在需求不定、范圍不清的情況下，用固定總價合同來減低甲方費用超標的風險。
對于項目經理來說，作為團隊的領導者，應當適度的利用績效獎金的刺激，來激勵項目組成員不斷的提高積極性，提升項目的質量水平，加強團隊成員的合作，使項目取得一個良好的實施效果。
好鋼用在刀刃上，如何把有限的項目資金花在最需要的地方，利用有限的資源獲得最大的回報，考驗的是企業和項目經理的智慧和氣魄。
降低運行成本
系統建設在初期階段的投入比較集中，顯得數額龐大，因而吸引了企業更多的關注，不斷想方設法降低這筆投入，而對于系統投入運行之后的運維費用，企業卻遠沒有對初期投入的那般關切。
IT系統的特點決定了信息化建設絕不是一錘子買賣，系統上線之后，還要定期對軟硬件進行維護，為新進的用戶提供培訓，根據業務發展調整系統的功能，等等。這些工作都是保證IT系統正常運行而必需的投入，也是IT成本的組成部分，但是往往因為運維費用的分散、小額、多量的特點，反而不為企業所重視。
其實，IT運維因難見巧。種種原因造成了IT系統讓人又愛又恨的局面，愛的是，系統上馬了，確實明顯提高了工作效率和管理水平，恨的是，一旦系統出現問題，想要快速準確的排除故障，還真是不容易。而一旦業務部門想要改點什么，更是難上加難，哪怕一個小小的打印格式，也得找軟件供應商的工程師來調整，花費高昂不說，還得整個系統停工來升級，耽誤了正常生產，若是升級過程中遇到點什么意外和麻煩，耽誤的時間就會更多。
所以，細水長流的運維成本，也是企業在控制和降低IT成本時，必須要關注的內容之一。
但愿危機之下，企業能夠在保證信息化建設的效果的同時，有效的控制IT成本上升，壓縮IT資本投入，更好的利用IT帶來的便捷和競爭力提升，為冬去春來時的發力做好準備。
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本文標題：三步法破解企業IT成本難題
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